SalesPlatform vtiger crm 7 Пользователи и структура компании
Содержание |
Краткий обзор
Функции управления пользователями являются основой управления безопасностью системы vtiger CRM. Они контролируют доступ к системе vtiger CRM на основании предоставленных пользователям прав. Дальнейшие разделы детально описывают назначение функций и доступные свойства.
С точки зрения организации администрирование пользователей означает администрирование прав. По существу, использование прав зависит от количества пользователей и структуры компании. Малое число пользователей на малом предприятии обеспечивают очень мало требований к администрированию прав. Но по мере увеличения числа пользователей сложность отношений между пользователями увеличивается и обычно это вызывает дополнительные требования к назначению и администрированию прав.
Система vtiger CRM предлагает систему прав, которая основывается на следующих простых правилах:
- Кто может просматривать определенные данные?
- Кто может изменять определенные данные?
- Кто может удалять определенные данные?
- Кто может создавать определенные данные?
В системе vtiger CRM назначение прав в основном означает запрет на совершение действия. Как показывают примеры ниже, в практической работе с системой vtiger CRM это наиболее востребовано и удобно:
- Сотрудник отдела продаж определенно не будет испытывать удовольствия, если кто-то изменит клиентские данные.
- Персональная информация остается конфиденциальной, только если другим сотрудникам не дано права ее просматривать.
- Руководство компанией не хочет, чтобы все сотрудники могли просматривать значения выручки.
- Только одному пользователю позволяется изменять каталог товаров и услуг.
Поэтому необходимо, чтобы права пользователя корректно основывались на бизнес требованиях, как описано в следующих примерах:
- Только сотрудники отдела продаж могут изменять данные, относящиеся к клиентам
- Секретари не получают доступа к значениям выручки
- Только менеджер товара может изменять цены предлагаемых компанией услуг и товаров
- Только руководство может просматривать все данные системы vtiger CRM
- Никто не может экспортировать никакую контактную информацию
Совет- Никогда не используйте пользовательское имя "admin" для вашей ежедневной работы с системой vtiger CRM. Рекомендуется создать отдельных пользователей. Позже, если вам будет необходимо удалить пользователя, вы можете переназначить все данные на нового пользователя.
Некоторые пользователи не требуют никакого администрирования их прав (если им назначена роль администратора). Они имеют все необходимые права для доступа и изменения всех данных в системе vtiger CRM. Однако знание основ назначения прав является полезным. Это может потребоваться, если когда-либо необходимо будет создать дополнительных пользователей.
Небольшое количество пользователей, совместно использующих систему vtiger CRM, должны быть ознакомлены с простыми решениями, предлагаемыми системой назначения прав. Это особенно относится к таким действиям, как:
- Запретить всем остальным пользователям системы vtiger CRM просматривать конфиденциальные данные.
- Запретить всем остальным пользователям удаление или изменение данных.
В малых организациях четкая иерархия между коллегами обычно не существует. Сложное администрирование прав не требуется. Однако, если возникает необходимость более четкого разделения прав, вы должны начать с использования различных профилей. Каждый пользователь может получить свой собственный профиль с определенными правами.
Для обеспечения различными правами большего количества пользователей в организации, необходима четкая структура назначения прав. Имеет смысл соотнести права пользователя с должностью либо обязанностями каждого отдельного пользователя или группы пользователей.
Текущая версия системы vtiger CRM поддерживает точное управление правами доступа.
Основываясь на текущих возможностях системы vtiger CRM по управлению правами пользователей, рекомендуется настраивать систему в следующем порядке:
- Создание Профилей
- Создание Ролей
- Создание Пользователей
- Создание Групп
- Настройка Совместного доступа
Начальная настройка и дальнейшее сопровождение Пользователей доступно из меню [Настройки] -> [Настройки CRM] в блоке [Пользователи и доступ] (рис 4.1):
Рис. 4.1:Меню страницы Пользователей
Профили
В любой организации обычно существуют разные должностные обязанности, соответствующие определенному бизнес-процессу.
Например:
- Продажа - позвонить клиенту, отправить коммерческое предложение, завести заказ, выставить счет, проверить платеж, отметить статус заказа.
- Прием отплат - принять денежные средства, внести платеж, разнести на счета, провести реализацию.
- Поддержка - принять звонок, создать заявку, проверить сервисный контракт, клиента, назначить задачу исполнителю.
И так далее. Для выполнения одного атомарного бизнес-процесса требуется определенный набор прав, для совершения необходимых действий в системе. Этот набор прав оформляется в Vtiger CRM, как Профиль.
Нажмите в меню кнопку [Профили] для того, чтобы открыть экран вида списка профилей, пример которого показан на рис. 4.2.
На экране выведен список всех определенных в системе vtiger CRM профилей. Система vtiger CRM поставляется с набором предопределенных профилей, которые можно использовать и изменять.
Нажмите на названии профиля для того, чтобы увидеть детальный вид. Можно изменить профиль нажатием на кнопку [Изменить].
Для создания нового профиля нажмите на кнопку [Добавить Профиль] в виде списка. Пример экрана приведен на рис. 4.3. Следуйте приведенным ниже инструкциям:
- Шаг 1
- Дайте профилю уникальное название и описание.
Рис. 4.3: Новый профиль - Шаг 1
- Шаг 2
- Пример экрана, выводимого при выполнении шага 2, показан на рис. 4.4.
Рис. 4.4: Новый профиль - Шаг 2
- На этом шаге производится настройка прав доступа профиля для каждого отдельного модуля системы vtiger CRM. Вы можете установить права на Создание/изменение, Просмотр и Удаление, а также поля вывода для каждого модуля. Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения профиля в системе vtiger CRM.
Важно- Система vtiger CRM использует профили для установки прав доступа к модулям и полям, как описано в разделе «совместный доступ».
Роли
В каждой организации существует определенная огрструктура, определяющая субординацию в компании. Каждый элемент оргструктуры имеет руководителя и/или подчиненных. Кроме того, за каждой должностной позицией в оргструре должны быть закреплены определенные должностные обязанности, включающие в себя участие в тех или иных бизнес-процессах. Причем одна и та же позиция может участвовать в нескольких процессах
В системе Vtiger CRM для отражения оргструктуры компании используются Роли. Роли в системе Vtiger соответствуют должностям в компании. Они строятся с учетом иерархии подчиненности реальных должностей, и на каждую роль можно назначить один или несколько Профилей, что соответствует служебным обязанностям. Каждый Профиль, созданный ранее, уже содержит необходимый набор прав, для возможности выполнения в системе Vtiger CRM, определенного процесса. Таким образом, если потребуется изменить служебные обязанности той или иной позиции, достаточно просто отвязать или привязать к Роли необходимый Профиль.
Система Vtiger CRM, позволяет, также, определять набор прав непосредственно для Роли, не используя Профили, но это себя оправдывает в небольших компаниях, где каждая позиция имеет уникальный круг должностных обязанностей, и выполняет только свой бизнес-процесс. Если процессов много, и они хорошо очерчены, то работа с профилями сильно упрощает задачу распределения обязанностей - нет необходимости каждый раз перенастраивать права для роли, при изменении обязанностей.
Для управления ролями нажмите на кнопку Роли в меню для того, чтобы открыть экран иерархического вида ролей, пример которого показан на рис. 4.5.
Здесь можно создавать, изменять, удалять или перемещать роли. Передвиньте курсор мыши на название роли. Вы увидите набор кнопок, позволяющих производить указанные действия.
Функция Создать создает новую роль, которая располагается в иерархическом порядке на один уровень ниже существующей роли.
На рис. 4.6 показан пример вида редактирования для существующей или новой роли.
Вы должны дать новой роли уникальное наименование и выбрать, какой профиль будет связан с ролью. Кроме того, будет показана вышестоящая роль.
Пользователи
Пользователь соответствует конкретному сотруднику Вашей компании. Права отдельных пользователей определяются ролями. Это соответствует назначению данного сотрудника на определенную должность. При переводе физического сотрудника на другую должность, с другими обязанностями, в системе достаточно назначить соответствующему пользователю новую Роль.
- Важно
- Каждому Пользователю системы обязательно должна быть назначена какая-либо Роль.
Для создания или управления учетными записями нажмите в экранной форме на ссылку [Пользователи], чтобы открыть список пользователей, пример которого приведен на рис. 4.7.
Список пользователей включает учетную запись пользователя, роль, адрес электронной почты, и иные детали для каждого отдельного пользователя.
Примечание- В списке пользователей перечислены все пользователи, вне зависимости от того, активны они или нет.
Вы можете редактировать или удалять пользователей в этом виде. Если вы хотите удалить пользователя, нажмите на кнопку с изображением трех точек слева в строке пользователя и выберите команду [Удалить].
- Важно
- Система удаляет пользователя, но не назначенные на него данные. Система vtiger CRM потребует от вас указания нового ответственного за данные. Вы не можете удалять пользователей по умолчанию, существующих в комплекте поставки системы vtiger CRM.
Начиная с версии системы 7.1 появилась возможность импортировать записи c пользователями в CRM-систему.
- Важно
- При импорте пользователей необходимо указывать системное имя роли, которое можно посмотреть в таблице vtiger_role, например: SELECT * FROM vtiger_role; Корректными считаются все значения столбца roleid, кроме корневой роли (H1 организация). В файле импорта необходимо указывать идентификаторы ролей, как в таблице vtiger_role - H2, H3, H4 и т.п.
Нажмите на названии учетной записи для того, чтобы открыть детальный вид данных пользователя. Пример детального вида показан на рис. 4.8.
Этот вид включает основные данные пользователя, относящиеся к Учетной записи, к Роли, и иную информацию пользователя. Права пользователя не показаны. Эти права определяются в профилях пользователя и общими настройками для организации, которые будут описаны ниже.
С помощью показанных в этом виде кнопок вы можете производить следующие действия:
- Изменить пароль
- Это действие позволяет изменить текущий пароль пользователя.
- Изменить
- Эта кнопка позволяет редактировать основные данные пользователя.
Поля ввода на рис. 4.8 имеют следующее значение:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Пользователь: | Каждый пользователь должен иметь уникальную Учетную запись. После создания названия Учетных записей не могут быть изменены. |
| Администратор: | Отметьте это поле, только если требуется создать пользователя с правами администратора, вне зависимости от его роли.
|
| Пароль: | Каждому пользователю необходимо назначить уникальный и достаточно безопасный пароль. Используйте как минимум 8 цифро-буквенных символов. Каждый пользователь имеет право изменения своего пароля.
|
| Имя и фамилия: | Укажите имя и фамилию пользователя. Имя будет выводиться в приветствии системы. Если имя не указано, в приветствии системы будет выводиться фамилия. |
| Роль: | Как ранее объяснялось, роли определяют права пользователей. Роли должны быть созданы заранее и назначены каждому пользователю. Вы можете найти дополнительную информацию в разделе «Роли». |
| E-mail: | Укажите адрес электронной почты данного пользователя. Этот адрес будет использоваться системой vtiger CRM для исходящей электронной почты и при отправке пользователю автоматических уведомлений. |
| Статус: | Необходимо указать, активен пользователь, или неактивен. Неактивным пользователям не разрешается входить в систему. |
| Вид календаря по умолчанию: | Здесь можно настроить вид по умолчанию для Календаря. |
| Вид Обращений по умолчанию: | Здесь вы можете настроить вид Обращений по умолчанию, и указать, как обращения будут показаны пользователю на стартовой странице. |
| Валюта: | Здесь выбирается Валюта для пользователя. Учтите, что используемые системой CRM валюты настраиваются в меню настройки валют. |
- Важно
- Пользовательские имя и пароль должны содержать комбинацию прописных или строчных букв и цифр. Рекомендуется использование паролей длиной как минимум 8 символов. Чем больше символов в пароле, тем безопаснее доступ к системе vtiger CRM. Использование специальных символов, таких, как "-","/" или умляутов (таких как a, o, u or ?), или символов кириллицы, пробелов, или апострофов не допускается.
Вы можете также указать дополнительную информацию в секции экрана [2. Дополнительная информация]:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Должность, отдел: | Укажите должность пользователя и отдел, в котором он работает. |
| Подчинен: | Можно указать, кому пользователь подчиняется. Учтите, что это просто описательная информация, не влияющая на настройки безопасности. |
| Другой E-mail: | Укажите при необходимости дополнительный адрес электронной почты для данного пользователя. |
| Подпись: | Укажите текст подписи для сообщений электронной почты. Эта подпись будет автоматически добавляться системой vtiger CRM к каждому отправляемому сообщению электронной почты. |
| Телефоны - рабочий, мобильный, дополнительный, домашний, номер факса: | Здесь можно указать дополнительную контактную информацию для данного пользователя. |
| Формат даты: | Выберите формат даты для пользователя. |
| Примечания: | Можно указать здесь дополнительную информацию, относящуюся к данному пользователю. |
Используйте секцию экрана [3. Адрес] для ввода адресной информации пользователя. В секции [4. Фотография Пользователя] можно поместить фотографию данного пользователя.
- Примечание
- Информация пользователей доступна только для администраторов, и не доступна обычным пользователям.
Группы
Для больших организаций могут быть созданы группы для повышения удобства пользования системой vtiger CRM. Группы могут включать в себя отдельных Пользователей, Роли, Роли, вместе с подчиненными, а также другие группы.
Группы в системе соответствуют структурным подразделениям в компании. Используются Группы, например, при назначении ответственных, когда за обзвон новых клиентов ответственных отдел Продаж, а за обработку поступивших заявок - отдел Поддержки, а не определенный пользователь. При назначении Группы, как ответственного за документ, соответствующие права него получают все пользователи, входящие в Группу.
Группы являются очень эффективным средством объединения пользователей и прав. Для формирования групп может быть использован любой тип обобщения, как, например:
- пользователи в одном и том же месторасположении
- пользователи с одинаковыми должностными обязанностями
- пользователи в одном отделе
- пользователи с одинаковой историей работы
- пользователи с общими интересами
Нажмите на ссылку [Группы], чтобы открыть экран вида списка групп, как показано на рис. 4.9. Вы увидите список всех существующих групп.
Нажмите название группы для переключения в экран детального вида, пример которого показан на рис. 4.10.
В детальном виде выводится название, описание, и список пользователей, являющихся членами данной группы. Вы можете изменить настройки группы путем нажатия на кнопку [Изменить].
Для создания новой группы нажмите на кнопку [Добавить Группу] в окне списка (см. пример рис. 4.9). Откроется новое окно ввода, пример которого показан на рис. 4.11, которое позволит задать настройки для новой группы.
Вначале дайте группе название и приведите краткое описание. Затем выберите критерии членства в данной группе. Функции фильтра и поиска позволяют быстро выбрать членов новой группы. В качестве членов новой группы можно выбирать пользователей, роли, роли с подчиненными ролями и уже существующие группы.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения новой группы в системе vtiger CRM. Вхождение пользователя в группу будет также показано в экране детального вида пользователя, как показано в примере на рис. 4.8.
Совместный Доступ
Система vtiger CRM позволяет установить права по умолчанию, которые действуют в рамках всей организации. Цель этого типа прав – дать администратору инструмент быстрой настройки общей безопасности.
- Важно
- Права для Профилей всегда превалируют над Правами Совместного Доступа!
Права Совместного доступа включают Права глобального доступа и Права доступа пользователей. По умолчанию настройки прав Совместного доступа позволяют всем пользователям использование всех функций системы vtiger CRM, если это не запрещено профилями. В большинстве случаев такие настройки не требуют изменений. Однако при необходимости можно ограничить доступ к отдельным Модулям на уровне организации.
- Важно
- при внесении изменений в права доступа, необходимо нажать кнопку [Применить правила] для вступления изменений в силу! Учтите, что в зависимости от количества пользователей и правил доступа процедура пересчета и установки прав может занять некоторое время.
Для просмотра настроек воспользуйтесь меню [Совместный Доступ]. Система vtiger CRM поставляется с настроенными по умолчанию Глобальными правами доступа для основных модулей, как показано в приведенном на рис. 4.12 примере.
Эти права определяют совместный доступ к данным на уровне организации.
Могут быть установлены следующие типы разрешения доступа:
| Тип | Описание |
|---|---|
| Приватный: | Только владелец записи, и пользователи, роли которых находятся выше в иерархии ролей, могут просматривать, изменять, и удалять такие записи. Это означает, что по умолчанию определенный пользователь может просматривать только наборы данных, которые / принадлежат ему / принадлежат группе, членом которой пользователь является / принадлежат подчиненным ему пользователям / доступ к которым ему предоставлен через совместные права доступа. |
| Публичный: Только Чтение: | Все пользователи могут просматривать записи и использовать их в отчетах, но не могут редактировать их. Только владелец записи и пользователи, роли которых выше в иерархии, могут редактировать и удалять такие записи. |
| Публичный: Чтение/Запись: | Все пользователи могут просматривать и редактировать все записи. Удалять записи может только владелец и пользователи, роли которых выше в иерархии. |
| Публичный: Чтение/ Запись/ Удаление: | Все пользователи могут просматривать, редактировать, и удалять все записи. |
- Важно
- необходимо учитывать следующие правила:
- Права доступа по умолчанию для организации перекрываются настройками профилей.
- Для модуля Действия права доступа по умолчанию установлены в значение Приватный и не могут быть изменены.
- Вне зависимости от установок по умолчанию уровня организации, пользователи всегда могут просматривать и редактировать все данные, которыми владеют или на которые установлен совместный доступ пользователями, роль которых в иерархии ниже, если это не запрещено в профиле.
- Когда тип доступа к данным Контрагент установлен в Приватный, доступ к соответствующим сделкам, заявкам, коммерческим предложениям, заказам на продажу, заказам на закупку, и счетам также устанавливается в значение Приватный. Чтобы добавлять действия или иные записи к данным контрагента, необходимо иметь к записи как минимум доступ на чтение.
- Примечание
- В данном разделе нельзя изменять права доступа к Календарю. Права доступа к Календарю настраиваются в Экране настройки Календаря, в соответствии с описанием раздела «Совместный доступ к Календарю».
Также можно создать пользовательские правила совместного доступа при помощи раздела Пользовательские правила совместного доступа. Эти функции позволяют администраторам выборочно предоставлять права доступа подмножеству пользователей.
Пользовательские правила совместного доступа могут быть созданы для совместного доступа к данным, относящимся к определенному модулю, между следующими объектами:
- От роли к роли
- От роли к роли с подчиненными
- От роли к группе
- От роли с подчиненными к роли
- От роли с подчиненными к роли с подчиненными
- От роли с подчиненными к группе
- От группы к роли
- От группы к роли с подчиненными
- От группы к группе
Правила совместного доступа могут быть созданы для следующих модулей:
| Правило | Описание |
|---|---|
| Правила совместного доступа для Обращений: | Обращения, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть разделены с пользователями с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/Запись. Сообщения электронной почты, относящиеся к Обращению, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/запись. |
| Правила совместного доступа для Контрагентов: | Контрагенты, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу, могут быть совместно доступны для пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение запись. Сообщения E-mail, относящиеся к контрагенту, также будут разделены с правами Read Only (только чтение) или Read/Write (чтение/запись). |
| Правила совместного доступа для сделок: | Сделки, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Сообщения E-mail, относящиеся к сделке, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заявок: | Заявки, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Сообщения E-mail, относящиеся к заявке, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для сообщений электронной почты: | Сообщения E-mail, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для коммерческих предложений: | Коммерческие предложения, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Заказы на продажу, относящиеся к предложению, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заказов на закупку: | Заказы на закупку, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заказов на продажу: | Заказы на продажу, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Счета, относящиеся к заказу на продажу, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для счетов: | Счета, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
- Важно
- Правила совместного доступа, созданные для модуля Контрагенты, автоматически налагаются также на модуль Контакты.
- Важно
- необходимо учитывать следующие общие правила совместного доступа:
- Пользовательские правила совместного доступа могут только расширить видимость, и не могут убрать видимость.
- Пользовательские правила совместного доступа не могут быть созданы для совместного доступа между двумя пользователями.
- Пользовательские правила совместного доступа применяются ко всем существующим данным, и ко всем данным, которые будут добавлены позднее.
- Для любой роли, роли с подчиненными ролями или группы можно создать неограниченное количество правил совместного доступа.
Журнал регистрации в системе
Как администратору системы vtiger CRM, вам может быть необходимо выяснить, кто получал доступ к системе. В экране Журнала регистрации в системе можно просмотреть журнал входа в систему конкретного пользователя. Нажмите ссылку [Журнал регистрации в системе] и выберите пользователя, после чего на экран будет выведен журнал регистрации пользователя в системе, как показано в примере на рис. 4.13.
