SalesPlatform vtiger crm 640 Склад (Товары и услуги)
Содержание |
Краткий обзор
Каждая компания продаёт какую-либо продукцию или оказывает какие-либо услуги.
Система vtiger CRM использует термин Товары в качестве обозначения для всех типов товаров, предлагаемых вашей компанией, и термин Услуги для обозначения всех типов услуг.
Система vtiger CRM предоставляет функции для хранения перечня товаров и услуг вашей компании. Также имеется функционал для хранения нескольких различных цен на определенные группы товаров и услуг (прайсов), которые в системе Vtiger CRM называются Каталоги.
Также в системе Vtiger CRM имеется возможность отслеживания складского остатка по товару, автоматическое информирование о необходимости пополнить запас, формирование и учет закупок, а также реестр поставщиков товаров.
Товары
Система vtiger CRM позволяет связывать информацию Товаров с процессами Продаж.
Вид списка товаров
Список всех Товаров, занесенных в систему Vtiger CRM, доступен в области навигации меню в разделе [Все] → [Склад] → [Товары]. Пример списка показан на рис. 8.1. Элементы окна списка подробно описаны в разделе «Страница списка».
Важно- Содержание списка может быть настроено в соответствии с требованиями бизнеса. Кроме того, система vtiger CRM может использовать эти списки для автоматического анализа. Обратитесь к разделу «Настройка списков» за дальнейшей информацией.
По умолчанию, в списке товаров показаны следующие поля: Товар, Код товара, Комиссия (%) Кол-во на складе Кол-во/Ед. Цена за единицу
Действия
На странице списка Товаров доступны следующие действия над выбранными записями (см раздел «Действия над выбранными записями») :
- Удалить Товары
- Отметьте записи Товаров, которые требуется удалить, и нажмите кнопку [Удалить].
- Изменить Товары
- Выберите нужные записи отметив их в списке и нажмите на кнопку [Действия] → [Изменить]. В появившемся окне выберите значения для массового изменения. (См. «Массовое изменение записей»).
- Экспорт и Импорт Товаров
- Переход на страницы экспорта и импорта товаров. Подробнее эти операции описаны в разделе «Экспорт и импорт данных»
Характеристики Товара
Для ввода данных о новом товаре нажмите на кнопку [Добавить Товар] в меню Склад → Товары для полного набора опций. Откроется новое окно, пример которого показан на рис. 8.2.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Товар: | Необходимо дать каждому товару или услуге уникальное название. |
| Код товара: | Присвойте каждому товару уникальный код (артикул) для заказа. Код может являться комбинацией букв и цифр. Клиенты должны указывать этот код в их заказах. |
| Активен: | Когда это поле отмечено, товар активен и доступен для заказов. |
| Категория товара: | Здесь можно выбрать категорию для товара. Учтите, что администратор системы может настроить список выбора категорий товара в соответствии с требованиями бизнеса. |
| Дата начала/ окончания продаж: | Укажите интервал времени, на протяжении которого ваша компания продает данный товар. |
| Дата начала/ окончания поддержки: | Укажите интервал времени, на протяжении которого ваша компания обслуживает данный товар. |
| Обращения/ контрагенты/ сделки: | Вы можете связать данный товар с каким-либо Обращением, Контрагентом, или Сделкой. Учтите, что вы не можете ввести связь непосредственно. Вы должны выбрать связь с данными, уже существующими в системе vtiger CRM. |
| Контактное лицо: | Вы можете выбрать относящийся к товару контакт. Это например может быть человек, с которым можно связаться для получения дополнительной информации о товаре. |
| Веб-сайт: | Вы можете указать адрес web-сайта с дополнительной информацией о товаре. |
| Поставщик: | Если вы продаете товары третьих сторон, можно указать здесь поставщика. |
| Серийный номер: | Если у каждого из ваших товаров есть специальный серийный номер, можно указать его здесь. |
| Описание товара: | Можно указать название документа-описания товара, которое доступно из других источников. |
| Счет в главной книге: | Это поле ссылается на Главную книгу счетов и может быть полезно, если вы экспортируете или импортируете данные из бухгалтерской программы. Каждый счет в Главной книге имеет номер, на который можно сослаться. |
Информация о цене товара
| Поле | Описание |
|---|---|
| Цена за единицу: | Укажите цену за единицу измерения. Это может быть цена по каталогу, по которому вы закупаете этот товар у третьей стороны. Учтите, что цена продажи может быть иной, заданной в Каталогах (см. раздел «Каталоги»). |
| Размер комиссии: | Можно указать размер комиссии в %. |
| Налоги: | Укажите применимый к товару Налог в %. Учтите, что администратор системы vtiger CRM может настроить типы налогов и их величины в соответствии с объяснениями раздела «Настройки налогов». Выводятся только заданные администратором типы налогов. При необходимости можно изменить величину налога, но не тип. |
Информация о складе
Система vtiger CRM позволяет вам автоматизировать складскую деятельность. Вы можете указывать информацию об остатках и назначить кого-либо ответственным за обслуживание склада.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Единица измерения: | Укажите единицы измерения товаров на складе. Учтите, что список может быть изменен администратором системы vtiger CRM. |
| Кол-во в единице измерения: | Можно указать количество товаров на единицу измерения (например, 15 шт. на коробку). |
| Кол-во на складе: | Укажите количество товара на складе (в наличии). Эта информация будет использована системой vtiger CRM при формировании коммерческих предложений, заказов или счетов. Когда вы подготавливаете предложение и т.д., выводится количество имеющегося товара, и оно автоматически уменьшается, если вы продаете товар. |
| Ответственный за склад: | Необходимо назначить кого-либо ответственным за поддержание склада. Это лицо будет получать уведомление автоматически, если произошла продажа товара. |
| Минимальный остаток: | Здесь указывается минимальное количество товара, которое необходимо держать на складе. Если система vtiger CRM определяет, что остаток товара приближается к минимальному остатку, ответственное лицо будет автоматически уведомлено об этом по электронной почте. |
| Кол-во при заказе: | Здесь можно указать количество товара, которое обычно закупается у поставщика. |
Изображения товара
Вы можете добавить до 6 изображений товара к описанию товара. Изображение должно быть представлено в формате .jpg, .gif или .png.
Вы должны обеспечивать наименьший размер файла изображения, чтобы избежать длительного времени загрузки при каждом выводе этой страницы vtiger CRM. При добавлении более одного изображения к описанию товара, изображения будут по очереди показываться в блоке Изображение.
Рис. 8.4: Вывод изображений для товара
- Важно
- Не используйте заглавные буквы в расширении (JPG, GIF, PNG).
Описание
Здесь предоставлено место для описания товара.
Примечание- Администратор системы vtiger CRM может изменить поля ввода в соответствии с требованиями бизнеса.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения данных Товара в систему vtiger CRM. После сохранения данных откроется окно детального вида товара. Вы увидите основные данные, которые были введены.
Связанные объекты
В процессе работы с Товарами, в системе появляется информация, которая связывается с каждым из них. Подробнее о связях между объектами см Просмотр и добавление связанных объектов.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Заявки: | Здесь выводится список всех заявок с описанием проблем, относящихся к данному товару. Такие заявки могут быть основаны на жалобах клиентов, ошибках в товаре, или иных относящихся к клиенту событий после продажи товара. Дальнейшая информация о заявках приведена в разделе «Заявки». |
| Действия: | Здесь выводится список всех связанных с данным товаром действий. Также вы можете здесь добавить новые относящиеся к товару события и задания. |
| Предложения: | Здесь система vtiger CRM выводит список всех коммерческих предложений, содержащих данный товар. Также здесь можно создать новое коммерческое предложение. |
| Закупки: | Система vtiger CRM выводит здесь список всех заказов на закупку, в которых содержится данный товар. Также здесь можно создать новый заказ на закупку. |
| Заказы: | Система vtiger CRM выводит здесь список всех заказов на продажу, в которых содержится данный товар. Также здесь можно создать новый заказ на продажу. |
| Счета | Система vtiger CRM выводит здесь список всех счетов, в которых указан данный товар. Также здесь можно создать новый счет. |
| Каталоги: | Система vtiger CRM выводит здесь список всех каталогов, в которых содержится данный товар. Также здесь можно создать новый каталог. |
Услуги
Аналогично термину Товар система vtiger CRM вводит и термин Услуга для управления услугами вашей компании. Для ввода данных о новой услуге нажмите на кнопку [Добавить Услугу] в меню [Склад] → [Услуги] для полного набора опций. Откроется новое окно, пример которого показан на рис. 8.6.
Характеристики Услуги
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название услуги: | Необходимо дать каждой услуге уникальное название. |
| Активна: | Когда это поле отмечено, услуга активна и доступна для заказов. |
| Категория: | Здесь можно выбрать категорию для услуги. Администратор системы может настроить список выбора категорий услуги в соответствии с требованиями бизнеса. |
| Дата начала/ окончания продаж: | Укажите интервал времени, на протяжении которого ваша компания продает данную услугу. |
| Дата начала/ окончания поддержки: | Укажите интервал времени, на протяжении которого ваша компания занимается поддержкой данной услуги. |
| Веб-сайт: | Вы можете указать адрес web-сайта с дополнительной информацией о услуге. |
| Цена: | Укажите цену за оказываемую услугу. |
| Размер комиссии: | Можно указать размер комиссии в %. |
| Налоги: | Укажите применимый к услуге Налог в %. Учтите, что администратор системы Vtiger CRM может настроить типы налогов и их величины в соответствии с объяснениями раздела «Настройки налогов». Выводятся только заданные администратором типы налогов. При необходимости можно изменить величину налога, но не тип. |
Каталоги
Система vtiger CRM предоставляет вам возможность работы с неограниченным количеством Каталогов. Это очень полезно, например, если компания применяет разные цены для разных типов клиентов или разных сегментов рынка. Например, можно использовать специальные цены для розницы, дистрибьюторов, и т.д.
Создание Каталогов
Для создания нового Каталога нажмите на кнопку [Добавить Каталог] в меню Склад → Каталоги. Откроется новое окно, пример которого приведен на рис. 8.7.
Вы должны назначить Каталогу уникальное название. Вы можете внести также дополнительное описание для будущего использования. Отметьте поле [Активен], если хотите сделать данный Каталог доступным для подготовки коммерческих Предложений, Заказов и Счетов.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для внесения нового каталога в систему vtiger CRM.
Откроется окно с информацией этого нового каталога, как показано в примере на рис. 8.8.
Редактирование Каталогов
Для добавления новых товаров в Каталог нажмите на ссылку [Товары] в правой части детального вида Каталога, показанную на рис. 8.8. Вы можете добавить товар или услугу в каталог нажатием на кнопку [Выбрать Товары].
В открывшемся новом окне, показанном на рис. 8.9, будет выведен список всех перечисленных в системе vtiger CRM товаров.
Вы можете выбрать товары, которые должны быть добавлены в данный каталог, отметкой соответствующего поля выбора. Вы также должны установить для выбранного товара цену по данному каталогу. Указанная цена будет действительна только для данного каталога. Цена за единицу товара, включенная в каталог, носит справочный характер.
- Важно
- Для выбора доступны только те товары, статус которых установлен в "Активен". Если вы не нашли товар, который необходимо включить в каталог, в списке доступных товаров, необходимо проверить статус товара, открыв окно с детальной информацией товара.
Поставки товаров
Система Vtiger CRM предоставляет функционал, позволяющий автоматизировать работу с поставками товаров. В него входит хранение информации о Поставщиках, оформление и отслеживание Закупок, а также пополнение склада при поставках, и отслеживание минимального количества товара в наличии.
Поставщики
Система vtiger CRM позволяет хранить неограниченное количество записей поставщиков, которые поставляют товары или услуги для вашей компании или для ваших клиентов. Записи Поставщиков хранятся в системе отдельно и не являются частью баз Контактов либо Контрагентов.
Для занесения в систему vtiger CRM нового поставщика, нажмите на кнопку [Добавить Поставщика] в меню Склад → Поставщики. Откроется новое окно, показанное на рис. 8.10.
Вы можете заносить следующую основную информацию:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название Поставщика: | Здесь требуется указать название компании поставщика. |
| Телефон: | Здесь вы можете указать номер телефона поставщика. |
| E-mail: | Вы можете указать адрес электронной почты контактного лица поставщика. |
| Веб-сайт: | Вы можете указать адрес web-сайта поставщика. |
| Счет в главной книге: | Это поле ссылается на счет в Главной книге. Обычно в вашей Главной книге в бухгалтерии для каждого поставщика имеется отдельный счет. |
| Категория: | Если необходимо, вы можете указать категорию. |
- Примечание
- Администратор системы vtiger CRM может настроить экран ввода основных данных поставщика в соответствии с требованиями бизнеса.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения информации поставщика в системе vtiger CRM. Вы можете просматривать и производить поиск по всему списку поставщиков в меню Склад → Поставщики.
Закупки
Система vtiger CRM позволяет обрабатывать закупку товаров и услуг. Это может пригодиться, если необходимо заказать что-либо для выполнения заказа клиента или для собственных нужд.
- Примечание
- Перед тем, как вы сможете создавать закупки, вам необходимо перечислить поставщиков в списке поставщиков. Это описано в разделе «Поставщики». Вам также полезно иметь каталог и справочники цен товаров и/или услуг, которые вы будете закупать.
Для создания новой закупки нажмите кнопку [Добавить Закупку] в меню Склад → Закупки. Вы можете также нажать на кнопку [Добавить Закупка] в детальном виде поставщика в меню Склад → Поставщики. При использовании второго варианта система vtiger CRM автоматически перешлет информацию поставщика в новый заказ на закупку. Откроется новое окно заказа на закупку и адресной информации, как показано на рис. 8.11.
В закупке можно внести следующую информацию:
| Поле | Объяснение |
|---|---|
| Тема: | Необходимо дать название закупки. Рекомендуется назначать уникальное название и включать название контрагента. |
| Поставщик: | Вы должны выбрать уже занесенного в систему vtiger CRM поставщика. При этом поля адреса будут заполнены автоматически. |
| Отслеживаемый номер: | При использовании нумерацию требований в вашей организации, вы можете указать здесь номер требования. |
| Номер накладной: | Вы можете указать ваш внутренний номер накладной для отслеживания движения товара, или номер накладной, сообщенный поставщиком. |
| Контакт: | Вы можете выбрать относящийся к данному заказу Контакт. Это может быть сотрудник вашего поставщика или лицо, которое с вами работает по данному заказу. |
| Срок исполнения: | Вы можете указать срок исполнения (дату исполнения) данного заказа на закупку. |
| Перевозчик: | Здесь можно указать службу доставки. |
| Комиссия: | Вы можете указать сумму включенных в ваш заказ на закупку комиссионных. Поле должно быть числом. |
| Акцизный сбор: | Вы можете ввести информацию о применимых акцизах. Учтите, что поле численное. |
| Статус: | Если с данным заказом на закупку работает более одного человека, поле статуса можно использовать для различения уровней готовности. |
| Контрагент: | Вы должны выбрать контрагента, к которому относится данный заказ. |
| Комиссия: | Вы можете указать здесь сумму комиссионных. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который отвечает за данный заказ на закупку. Вы можете выбрать только пользователей, но не группу. |
- Примечание
- Администратор системы vtiger CRM может настроить поля ввода в соответствии с требованиями бизнеса.
Назначение и функции остальных полей заказа на закупку аналогичны полям, описанным в разделе «Коммерческие предложения».
- Важно
- Если требуется формировать копию заказа на закупку в формате PDF, вначале необходимо указать информацию о вашей компании в соответствии с описанием раздела «Данные Организации».
Для формирования Закупки в формате PDF откройте меню [Склад]→[Закупки], выберите необходимую вам закупку и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF]. Ниже приведен пример закупки в формате PDF.
Единицы измерения
Модуль «Единицы измерения» позволяет хранить физические величины и их коды для автозаполнения в модулях отчетности.
Для перехода в модуль «Единицы измерения» нажмите ссылку в меню Все → Единицы измерения, как показано на рисунке 8.13.
На экране будет отображена форма со списком единиц измерений (см.рис. 8.14).
Для создания новой единицы измерения нажмите на кнопку [Добавить запись] (см.рис. 8.14). Откроется новое окно, пример которого приведен на рисунке 8.15.
В таблице приведены основные поля при создании новой Единицы измерения.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название: | Укажите название единицы измерения. |
| Условное обозначение: | Укажите условное обозначение для Единицы измерения. |
| Код: | Укажите код для Единицы измерения. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы Vtiger CRM, который будет ответственным за данную Единицу измерения. |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения Единицы измерения в систему Vtiger CRM.
При создании новой Единицы измерения автоматически пополняются списки «Единица Измерения» модулей Товаров и Услуг (см.рис. 8.16).
При включенном модуле «Единицы измерения» поле «Код единицы измерения» в Товарах и Услугах не отображается в режиме редактирования карточки. Данное поле заполняется автоматически (см.рис. 8.17) на основе данных модуля «Единицы измерения» (см.рис. 8.18).
