SalesPlatform vtiger crm 640 Общая информация
Содержание |
Модульная структура Vtiger CRM
При установке системы Vtiger CRM, или после неё, в зависимости от потребностей Вашей организации, администратор (разработчик) может отключать и подключать различные модули, из которых состоит система. Перечень подключенных модулей можно увидеть нажав [Главное меню] → [Все]
Большинство модулей предназначены для добавления, просмотра, редактирования однотипных объектов. Такие модули включают в себя страницу списка объектов, карточку объекта, страницу детального вида объекта, форму создания/редактирования объекта, а также форму быстрого создания.
Страница списка
Страница списка модуля отображается при переходе на модуль, имеет вид, изображенный на Рис 2.2, и содержит следующие элементы:
- Кнопка действий, которые можно совершить над отмеченными элементами списка
- Кнопка добавление нового элемента (переход на страницу создания)
- Список фильтров модуля
- Кнопки перехода по страницам списка
- Настройки модуля
- Переход на страницу виджетов модуля
- Быстрый фильтр списка по первой букве названия
- Заголовки полей списка
- Форма поиска по значениям полей
- Собственно список
- Переход к форме быстрого создания
Список представляет собой таблицу, в строках которой содержаться объекты данного типа, внесенные в систему.
По умолчанию, в большинстве модулей, показаны все объекты, отсортированные по дате создания. Но каждый пользователь может изменить вид списка по своему усмотрению.
Подробнее смотрите в разделе Работа со списками
Карточка
Карточка объекта представляет собой страницу, отображающую сводную информацию об одном объекте. Примерный вид карточки показан на рис 2.3:
- Название объекта
- Переход к форме редактирования
- Действия, которые можно совершить с данным объектом
- Переход на предыдущий/следующий объект в списке
- Значения основных свойств объекта
- Переход на детальный вид объекта (показывающий значения всех полей)
- Списки основных связных объектов с возможностью добавления
- Перечень всех типов объектов, которые могут быть связаны с данным
Для каждого типа объектов существует определенный набор полей. Некоторые поля играют определенную роль в функциональности модуля (например статусы, некоторые флажки, поле "Ответственный"), но большинство полей играют информационную роль, или необходимы для классификации и аналитики. Такие поля администратор системы имеет возможность настраивать, скрывать, удалять, и так далее.
Изначально в системе Vtiger CRM представлен некий общий набор параметров для каждого объекта, но перед началом эксплуатации системы, как правило, следует ненужные поля убрать, и добавить другие поля, которые необходимы для Ваших процессов. Как это сделать, подробно рассказано в разделе Студия. Можно также настроить расположение полей, размещение по блокам на странице, а также определить, какие поля будут отображаться на Карточке (в отличие от Детального вида, какие попадут в Форму быстрого создания, и какие будут доступны для массового изменения (см. далее)
Детальный вид
При просмотре Детального вида (который в меню справа доступен по ссылке Просмотр), на странице не показаны связные объекты, но отображены все доступные поля:
Просмотр и добавление связанных объектов
Вся информация, внесенная в систему Vtiger CRM не является обособленной. Одни объекты ссылаются на другие, другие зависят от третьих, третьи относятся к четвертым, и так далее. Это делает CRM систему действительно мощным и полезным инструментом, позволяющим не просто собирать и хранить информацию, но и оперативно получать и анализировать необходимые данные.
Например, к организации относится много контактных лиц; с каждым контактным лицом связано множество сделок, некоторые из которых завершены, некоторые находятся в процессе. Как быстро получить всю информацию по контрагенту?
Для этого в системе Vtiger CRM реализован функционал связанных объектов (рис. 2.3, элемент 8).
На карточке объекта и в детальном виде, справа представлен перечень объектов, которые могут быть связаны с текущим.
Форма создания/редактирования
Форма создания/редактирования служит для ввода значений свойств объекта при его создании или редактировании. Она похожа на страницу детального вид, но значения свойств представлены в виде полей для ввода информации.
Переход на эту форму происходит при любом создании объекта, (форма создания), или при нажатии на кнопку "Изменить", при просмотре объекта.
Подобно Детальному виду, эта форма включает все доступные для редактирования поля.
Примечание- Некоторые поля отображаются при просмотре объекта, но ре редактируются в силу своей специфики. Например поля Создано, Кем создано. Такие поля в форме не отображаются.
Форма быстрого создания
Заполнять все поля при создании записи иногда бывает очень долго (см рис.2.5). При работе с системой часто бывает нужно быстро внести запись, а дополнить и отредактировать её можно будет позже. Для этих целей служит Форма быстрого создания.
Рис. 2.6: Форма быстрого создания Контакта
Форма быстрого создания доступна по нажатию кнопки [Плюс] в правом верхнем углу каждого экрана ( рис 2.2 п 11). В ней представлены не все поля, а только необходимые. Какие именно поля входят в форму быстрого создания, можно настроить в Менеджере модулей, как рассказано в разделе Студия
Важно- В форму быстрого создания должны входить все обязательные поля.
- Примечание
- Меню быстрого создания обладает ограниченными возможностями для ввода данных.
Настройка страниц модуля
У каждой организации существуют свои бизнес-процессы, и свои понятия о том, какие свойства объектов являются обязательными, какие основными, какие дополнительные, а какие не нужны вовсе.
Система Vtiger CRM позволяет администратору настраивать внешний вид различных страниц модуля: определить какие поля отображать в детальном виде, какие на карточке, какие на форме быстрого создания. Имеется также возможность изменить порядок полей, скомпоновать их по блокам, ненужные поля скрыть, а также добавить свои пользовательские поля.
Это можно сделать с помощью Менеждера Модулей, как описано в разделе Студия.
- Важно
- Настраивать и редактировать поля модуля может только пользователь с соответствующими правами. В отличие от фильтров, которые каждый пользователь может настроить под себя, вид страниц модуля настраивается одинаковым для всех, с учетом прав на доступ к полям.
Работа со списками
При выборе соответствующих меню в области навигации вы увидите списки всех данных, сохраненных в системе vtiger CRM. С течением времени эти списки могут стать очень обширными и тяжелыми для просмотра. Более того, из-за ограничений размера экрана могут быть выведены только несколько колонок.
Таким образом, правильным и обычно необходимым шагом является адаптация видов списков к требованиям пользователей и бизнеса. В общем случае, каждый пользователь может создавать индивидуальные виды списков. Индивидуальные виды списков можно также сделать доступным для иных пользователей.
Система vtiger CRM предоставляет различные возможности построения списков в соответствии с заданными критериями. Таким образом, появляются очень эффективные инструменты для управления большими наборами данных, для получения автоматических уведомлений об изменениях, и для выбора данных с целью последующего использования. Можно создавать неограниченное количество индивидуальных видов списков.
Настройка списков с помощью фильтров
Ниже описано, как организовывать индивидуальные виды списков, на примере списка Контрагентов. С учетом контекста этот метод может быть перенесен на остальные списки.
Можно задать следующие параметры списков:
- Содержимое колонок (что будет показано),
- Временной интервал, на протяжении которого данные были созданы или изменены,
- Различные логические операции И и ИЛИ над данными, хранящимися в системе vtiger CRM.
Для создания нового вида списка контрагентов нажмите [Создать новый фильтр], отмеченную на рис. 2.7.
В открывшемся новом окне вам будут предоставлены возможности создания вашего собственного вида списка, как показано на рис. 2.8.
- Важно
- Список любого модуля системы vtiger CRM можно настроить только для отображения полей доступных для данного модуля.
Совет- Пользовательские виды списков существенно облегчают работу с системой vtiger CRM. Однако ошибки с составлением списков, особенно с операциями И и ИЛИ, могут привести к непредсказуемым результатам. Неопытным пользователям рекомендуется начинать с простых списков с простыми логическими фильтрами и внимательно проверять результаты.
Рекомендуется использовать следующий подход:
- Присвойте списку краткое уникальное название.
- Выберите содержание в колонках. Имейте в виду, что чем больше колонок для вывода выбрано, тем больше потребуется экранного пространства.
- При необходимости установите фильтрацию по времени. Задайте логические операторы И и ИЛИ для дальнейшей фильтрации ваших данных.
- Важно
- При создании Расширенного фильтра следует учитывать, что поле "Ответственный" соответствует Вашей учетной записи. Таким образом, если вы хотите вывести записи, относящиеся к Администратору, в поле ввода следует ввести имя учетной записи: admin. Пример, показан на рис. 2.9.
- Важно
- При необходимости отфильтровать сущности по пустому значению правое поле расширенного фильтра нужно оставить пустым и/или указать специальное значение NULL.
Вы можете изменить вид списка данных по умолчанию путем установки поля выбора [Установить по умолчанию]. Вы также можете выбрать созданный вид списка для показа в разделе Основные показатели в Главной страницы отметкой поля выбора [Включить в Основные показатели]. Функциональность и назначение Основных Показателей описывается в следующем разделе. Если вы хотите, чтобы созданный список был доступен остальным пользователям вашей системы, установите поле выбора [Сделать публичным]. Таким образом, список станет общедоступным, после того как его одобрит администратор.
По окончании нажмите кнопку [Сохранить] для занесения данных в систему vtiger CRM.
Основные показатели
Основные показатели находятся на вашей Главной странице. Они дают обобщенное представление наиболее важных данных, хранящихся в системе vtiger CRM. Это производится при помощи показа количественного обобщения выбранной по вашим критериям информации.
Содержание ключевых выборок определяется вашими пользовательскими видами списков. Для ознакомления с пользовательским видом списков вы можете обратиться к разделу «Настройка списков». Если в списке отмечено поле выбора [Включить в Основные показатели], система vtiger CRM будет считать данный список частью Основных показателей. В результате система вычисляет данные, выводимые в Основных показателях, автоматически.
Вы можете использовать Основные показатели для ответа на такие вопросы, как, например:
- Сколько предложений отослано Клиентам?
- Сколько существует открытых заявок по данному Клиенту?
- Сколько Сделок находятся на последней стадии?
Вы можете сформулировать иные вопросы либо использовать иные критерии. Возможности вывода Основных показателей ограничены только возможностями системы vtiger CRM по созданию пользовательских видов списка.
- Совет
- Вы можете использовать Основные показатели для наблюдения за критическими процессами, либо для немедленного обнаружения каких-либо изменений. Например, менеджер по продажам может немедленно увидеть, если сервисному отделу необходимо решить критическую проблему для определенного клиента; начальник отдела может наблюдать за прогрессом цикла продажи, сотрудник сервисного отдела может увидеть, если компания получила новых клиентов, и т.д.
Поиск в списках
Если в списках Обращений, Контактов, Контрагентов, и т.п. имеется много записей, функция поиска поможет быстро найти необходимую запись или поле. Выберите необходимый модуль для поиска в панели навигации. Пример показан на рис. 2.10.
При помощи функции простого поиска вы можете искать записи по полям имени, фамилии, компании, телефону, адресу web-сайта, адресу электронной почты, и ответственному за запись. Вы также можете искать по алфавиту и по столбцам в списке записей.
Если вы нажмете на ссылку [расширенный], откроется новое окно поиска, которое дает вам возможность провести расширенный поиск, базирующийся на логических выражениях.
Пример окна расширенного поиска показан на рис. 2.11.
Вы можете добавить столько критериев поиска, сколько необходимо. Вы можете переключиться между простым и расширенным поиском в любое время. Нажмите на кнопку [Поиск] для начала поиска.
Действия над выбранными записями
В левом верхнем углу станицы списка находится выпадающая кнопка "Действия". Там перечислены действия, которые данный модуль позволяет совершать с несколькими записями сразу. Перечень этих действий может отличаться для разных модулей, но практически во всех модулях есть такие действия, как Удалить, Изменить и Добавить Комментарий.
Для совершения определенного действия над несколькими записи, необходимо в окне Списка отметить галочки на тех записях, с которыми вы собираетесь совершить действие, и нажать на ссылку самого действия.
- Совет
- Чтобы выбрать записи по каким-то критериям, сначала лучше применить к записям фильтр по критериям (см. «Настройка списков с помощью фильтров»), или с помощью поиска, потом выбрать все полученные записи.
Также со страницы списка доступны три действия с какой-либо одной записью: Удалить, Изменить и Детальный вид. При наведении курсора мыши на какую-либо строку списка, в правой части строки появляются три иконки, отвечающие за эти действия (рис. 2.13).
- Примечание
- Перейти на просмотр карточки можно кликнув на выбранной строке.
Массовое изменение записей
При выборе нескольких записей, и переходе по ссылке [Изменить], откроется форма, содержащая поля данного модуля, которые настроены, как поля для массового обновления (см в разделе Студия).
Значения полей, которые будут заполнены в данной форме будут присвоены всем выбранным записям. Поля, которые оставлены пустыми будут проигнорированы, и останутся без изменений.
Внимание- Процедура массового обновления может привести к необратимой потере данных. Поэтому использовать её стоит предельно аккуратно.
Предостережение: Снизить риск потери данных при массовом изменении можно путем правильного выбора полей, для массового изменения. Например, на рис. 2.13 видно, что в форму массового изменения попали такие поля, как Товар и Серийный номер, которые в принципе должны быть уникальны для каждого товара.
Экспорт и импорт данных
После установки любой системы, необходимо загрузить в неё имеющиеся данные (если фирма не начинает работать "с нуля"). Система Vtiger CRM предоставляет механизмы импорта и экспорта, с помощью которых можно наполнить новую систему начальными данными.
При помощи функций экспорта и импорта вы можете, также, производить обмен данными между офисными приложениями и системой Vtiger CRM. Вы можете использовать данные CRM в офисных приложениях, установленных на локальном диске пользователя.
- Совет
- При помощи функций экспорта и импорта можно импортировать и экспортировать данные обращений, контактов, контрагентов, товаров и сделок. Более того, можно экспортировать заметки и сообщения электронной почты. Пожалуйста, изучите соответствующие разделы настоящего Руководства для поиска дальнейшей информации.
Для экспорта или импорта данных откройте страницу списка всех записей модулей [Обращения], [Контакты] или [Контрагенты]. Далее нажмите кнопку [Действия]. Пример приведен на на рис. 2.15.
- Важно
- Доступен только тот инструментарий, который разрешен вам системным администратором.
- Примечание
- Система vtiger CRM использует для внутреннего представления данных кодовую страницу UTF-8 (Совместимую с Unicode). Unicode – это индустриальный стандарт, обеспечивающий единообразное представление и компьютерную обработку текстов, написанных на любом языке мира.
- Совет
- Для экспорта и импорта данных о контактах вы также можете использовать такие расширения, поставляемые вместе с системой vtiger CRM, как расширение vtiger Outlook для Windows или расширение vtiger Thunderbird для Linux, Mac и Windows.
В последующих разделах рассматриваются функции импорта и экспорта контрагентов. Если необходимо импортировать или экспортировать данные контактов, либо других модулей, можно воспользоваться описанием ниже, проводя аналогии.
Импорт данных
Нажмите на кнопку [Импорт] ,показанной на рис. 2.15. Откроется новое окно, показанное на рис. 2.16.
Шаг 1. Необходимо выбрать файл данных на локальном или сетевом диске.
- Примечание
- Пример данных для импорта приведен в разделе «Формат данных для импорта». Этот раздел также объясняет, как создавать собственные файлы данных. Если данные содержат больше полей, чем имеется в системе vtiger CRM, можно начать использовать пользовательские поля, описанные в разделе «Пользовательские поля».
- Важно
- По умолчанию за один раз можно импортировать не более 499 записей контактов. (Администратор системы может изменить это число.) Если необходимо импортировать больше данных, необходимо разделить файл данных на части до производства импорта, и совершить операцию импорта несколько раз. Все данные, предназначенные для импорта, должны содержать обязательные для ввода поля, отмеченные знаком "*" в форме ввода контактной информации.
После создания файла, удовлетворяющего перечисленным требованиям, вы можете загрузить его в систему.
Шаг 2. Необходимо указать параметры импортируемого файла.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тип файла | Формат входных данных. Поддерживаются csv и vcard. |
| Кодировка | Кодировка импортируемого файла. Поддерживаются UTF-8, ISO-8859-1, Windows-1250, Windows-1251, Windows-1252, Windows-1253, Windows-1254, Windows-1255, Windows-1256, Windows-1257, Windows-1258. |
| Разделитель | Тип разделителя: запятая или точка с запятой. Имеет смысл только для формата CSV. |
| Имеет заголовок | Указание того, имеет ли импортируемый файл заголовок. Имеет смысл только для формата CSV. |
Шаг 3 является опциональным. В случае, если нужно обрабатывать дублирующиеся записи, можно задать поля, по которым сравнивать записи на предмет идентичности, и то, как действовать в случае обнаружения дубликатов: пропустить, перезаписать или совместить.
Нажмите кнопку "Далее". Появится окно, изображенное на рис. 2.17.
Шаг 4. В этом окне необходимо задать соответствие между полями в импортируемом файле и полями карточки в CRM. Вы увидите стандартные поля системы vtiger CRM и пользовательские поля, если они были вами созданы. Необязательно создавать соответствия ко всем вашим полям данных, но вы должны создать соответствия для всех обязательных полей системы.
- Совет
- Если вам требуется производить многократные операции импорта, система vtiger CRM позволяет вам сохранить выбранное соответствие для последующего использования. Отметьте поле [Сохранить как Пользовательское Соответствие] и дайте соответствию название. Убедитесь, что это название ранее не использовалось. При последующих операциях импорта это соответствие будет доступно на Шаге 4 в выпадающем списке [Использовать сохраненное Соответствие].
После установки всех соответствий нажмите на кнопку "Импорт" для загрузки данных из файла в базу данных системы. Появится окно с результатами импорта, пример которого показан на рис. 2.18.
После импорта данных доступны следующие действия:
- Импорт новой партии данных
- Просмотр последних импортированных записей
- Отмена последнего импорта
- Завершение импорта
В случае, если кол-во записей, которые необходимо импортировать, превышает лимит, установленный администратором, и данные были разделены на несколько файлов, для импорта новой партии данных можно использовать кнопку "Импортировать ещё".
- Совет
- Если вы импортируете контакты с информацией контрагентов, импорт контактов будет генерировать данные контактов и контрагентов, которые будут ссылаться друг на друга.
- Примечание
- Сообщество vtiger очень активно занимается разработкой расширений системы vtiger CRM, которые могут облегчить импорт данных из иных систем CRM и других программ. Полезно посмотреть такие общественные проекты на сетевом ресурсе http://www.vtiger.com.
Экспорт данных
Данные для экспорта можно выбирать в соответствии со следующими критериями:
- все записи модуля
- только те записи, которые вы отметили в списке вывода данного модуля
- все записи, удовлетворяющие критериям поиска в списке вывода данного модуля
- все данные на текущей странице списка вывода данного модуля без учета критериев поиска
- Важно
- Данные будут экспортированы в формате UTF-8. Вам может потребоваться конвертировать данные в кодовою страницу вашего языка для дальнейшего использования. Дополнительная информация о формате UTF-8 и средствах преобразования кодировок может быть найдена в разделе «Приложение C. Ресурсы: Средства кодирования UTF-8».
Итак, необходимо принять решения о списке экспортируемых данных перед тем, как вы нажмете кнопку экспорта. Например, если требуется экспортировать все записи контактов с фамилией, начинающейся с буквы B, выполните поиск в соответствии с инструкциями раздела: «Поиск в списках» на основании заданных вами критериев поиска.
Выбор данных для экспорта
Затем, если у вас есть право доступа к функции экспорта, нажмите кнопку [Экспорт], и вы увидите меню выбора данных, показанное на рис. 2.19: Выбор данных для экспорта.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Экспорт выделенных записей | Экспортируются в файл все отмеченные галочкой записи модуля. |
| Экспорт данных этой страницы | Экспортируются в файл все записи текущей страницы модуля. |
| Экспорт всех данных | Экспортируются в файл все записи модуля. |
| Кодировка | Кодировка экспортируемого файла. Поддерживаются UTF-8, ISO-8859-1, Windows-1250, Windows-1251, Windows-1252, Windows-1253, Windows-1254, Windows-1255, Windows-1256, Windows-1257, Windows-1258. |
| Разделитель | Тип разделителя: запятая или точка с запятой. Имеет смысл только для формата CSV. |
Укажите в этом окне ваши критерии выбора и нажмите кнопку [Экспорт Контрагенты]. Откроется новое окно для сохранения данных на вашем компьютере. Вид этого окна зависит от используемой на компьютере операционной системы и браузера. Данные представлены в виде файла ASCII, с разделенными запятой полями (Comma Separated Values), также называемом форматом CSV.
- Важно
- Так как формат экспортируемых данных может отличаться от формата данных, ожидаемых вашей офисной программой, есть вероятность, что вы не сможете воспользоваться экспортированными данными непосредственно в офисном приложении, и потребуется конвертация данных.
- Примечание
- Если на вашем компьютере установлен пакет OpenOffice.org, вы сможете настроить его табличный калькулятор на непосредственный ввод данных.
Формат данных для импорта
До начала импорта данных вам необходимо отформатировать данные в соответствии с требованиями системы vtiger CRM.
- Первое требование
- заключается в том, что данные должны быть представлены в виде файла ASCII, с полями, разделенными запятой (comma separated values, или CSV). Формат файлов CSV часто используется для обмена данными между приложениями, которые не интегрированы между собой или несовместимы на уровне данных.
- Примечание
- Для формата CSV не существует общепринятого стандарта.
Данные для импорта должны быть отформатированы в соответствии со следующими правилами:
- Все поля должны быть разделены запятыми, и каждое поле должно быть заключено в двойные кавычки ["].
- Каждый набор данных должен включать не пустые обязательные поля (например, Фамилии и Название компании для Обращений).
- Недопустимы поля, которые содержат внутри поля перевод строки, либо поля начинающиеся или заканчивающиеся пробелами.
- Числовые поля должны содержать только числа без символов "." или "," (например, надо писать 3800, а не 3,800).
- Следует избегать полей, содержащих символ двойных кавычек. Если вам необходимо их использовать, они должны быть окружены двойными кавычками, а каждый символ внутренних двойных кавычек должен быть представлен парой символов двойных кавычек.
- Первая строка вашего файла может представлять собой запись заголовка, содержащую название колонок (полей).
- Даты при импорте должны быть представлены в формате : год-месяц-день часы:минуты:секунды, например: 2007-12-20 00:00:00
- Поля для списков выбора с несколькими значениями должны быть разделены строкой |##|, например: "Америка |##| Европа"
- Логические поля должны быть представлены в следующем формате: 1 означает yes (да), 0 означает no (нет)
Пример файла импорта для Обращений приведен на рис. 2.20. Каждая строка представляет собой набор данных (одну запись).
- Важно
- Если у вас нет полного набора данных для Обращений, вы должны вставить в соответствующие позиции пустые поля, заключенные в двойные кавычки, как это показано на рис. 3.14 для отсутствующего в строке 3 телефонного номера.
- Второе требование
- заключается в том, что данные должны быть представлены в кодировках CP1251, ISO-8859-1 или UTF-8. Для дальнейшей информации изучите раздел «Приложение C. Ресурсы: Средства кодирования UTF-8».
- Третье требование
- необходимо включить в файл данных для импорта пользовательские поля, если такие поля имеются в системе vtiger CRM. В случае отсутствия данных для заполнения этих полей, поля можно оставить пустыми, но они должны присутствовать в файле данных для импорта. Если вы не подготовите такие поля в данных для импорта, состояние этих полей в базе будет не определено и использовать эти поля в функциях фильтров будет невозможно.
Советы для формата CSV и Excel
Используемые Microsoft Excel форматы файлов стали индустриальным псевдо-стандартом, даже среди платформ не-Microsoft.
MS Excel является приложением, которое также производит и использует CSV. К сожалению, в зависимости от версии Excel, данные в формате CSV могут вызвать некоторые проблемы. Некоторые версии Excel не принимают автоматически файлы формата comma separated values. Если вы обнаружите, что после открытия данных из CRM все поля содержатся в одной колонке, вы можете воспользоваться инструкциями ниже, чтобы исправить проблему (описание приведено для MS Excel с английским интерфейсом):
- Сохраните файл CSV, вместо того, чтобы просто открыть его. В меню Data, выберите Import External Data, затем импортируйте данные. Выберите файл CSV из CRM, и нажмите Open. Это вызовет Text Import Wizard (Мастер импорта текстовых данных).
- На шаге 1 выберите Delimited.
- На шаге 2 выберите Comma. Вы увидите предварительный просмотр, который показывает, как именно данные будут разделены.
- На шаге 3 можете выбрать каждую колонку и указать ее формат. Для колонки дат из CRM выберите Text и вы получите хорошо сортируемый файл MS Excel.
- Совет
- Если в данных имеются символы перевода строки (CR) или перехода на другую строку (LF), их требуется убрать до импорта данных в MS Excel. Эти символы могут быть созданы системой vtiger CRM, если у вас присутствуют состоящие из нескольких строк поля. Например, это может произойти, если вы помещаете название улицы и номер квартиры в поле адреса на разные строки.
Если требуется импортировать контактные данные из офисных приложений, необходимо убедиться, что эти данные сформированы в соответствии с требованиями системы vtiger CRM. Ниже приведены инструкции по подготовке контактных данных из MS Outlook:
- Проверьте формат данных:
К сожалению, в большинстве случаев данные для импорта должны быть проверены и изменены вручную до проведения импорта. Это необходимая работа для обеспечения хорошо сформированных данных.- Экспортируйте данные ваших контактов из Outlook в формате Excel.
- Запустите Excel и откройте ваш файл данных.
- Проверьте на наличие всех специальных символов, таких, как запятая(,) точка с запятой (;) и двойная кавычка (") и замените их, например, символом пробела.
- Проверьте колонки, которые содержат обязательные поля. Обеспечьте, чтобы каждая запись содержала обязательные поля. Не используйте никакие специальные символы.
- Удалите колонку приветствия, если она имеется (Mr, Ms, Mrs, Dr и т.п.).
- Удалите все колонки, которые не нужны вам в системе vtiger CRM.
- Проверьте каждую запись по отдельности. Удостоверьтесь, что в записи содержится именно та информация, которая должна в ней быть. Удаление неправильных полей в системе vtiger CRM потребует большой работы. Лучше сделать это сейчас.
- Создайте файл CSV
Если вы уверены, что вы создали правильные и хорошие данные, вам необходимо создать файл CSV, подходящий для системы vtiger CRM.- Практический совет - добавьте в начало колонку. Заполните каждое поле этой колонки для всех записей величиной "Start1111" (без символа " ).
- Практический совет - добавьте колонку в конце. Заполните каждое поле этой колонки для всех записей величиной "End2222" (без символа " ).
- Сохраните ваши данные как файл CSV.
- Откройте файл в простом текстовом редакторе (не MS Word!)
- Замените все поля "Start1111" символом двойной кавычки ("), замените все поля "End2222" символом двойной кавычки ("), и замените все символы точки с запятой (;) строкой кавычка-запятая-кавычка (",").
- Сохраните ваши данные. Теперь у вас имеются хорошо сформированный файл данных, который вы можете импортировать в соответствии с объяснениями раздела «Экспорт и импорт данных».
После создания файла CSV необходимо убедиться, что файл совместим с форматом представления данных UTF-8. Для дальнейшей информации о представлении данных в этом формате и о конвертации данных изучите раздел: «Приложение C. Ресурсы: Средства кодирования UTF-8».
Облако Тегов
Tag Cloud (Облако тегов) разработано для повышения удобства пользования системой vtiger CRM. Теги помогают разнести записи системы vtiger CRM по категориям на основе предпочтений пользователей, или рейтингов, независимо от применяемых в системе vtiger CRM категорий. Tag Clouds (Облако тегов) базируется на предположении, что люди предпочитают группировать объекты на основе субъективных ощущений или иных величин. Такая группировка фактически означает создание новых категорий для сохраненных в системе vtiger CRM данных.
Для удовлетворения требований разнесения по категориям, Tag Cloud (Облако тегов) предоставляет пользователям возможность строить категории, не ограниченные одним модулем системы vtiger CRM. Такие категории не зависят от категорий, определенных в данных модулей vtiger CRM (обычно представленных в списках выбора). Например, сотрудник отдела продаж может охарактеризовать встречу, клиента, и запрос на обслуживание как "Важное".
Эти новые категории или группы могут быть определены как угодно. Вы можете использовать любые термины, такие как "важно", "предложение", "Берлин", "приватно", или "весна". Эти новые термины можно добавлять при помощи кнопки [Отметить запись] в левой части экрана детальной информации записи Облака тегов к любому полю в vtiger CRM, которое должно попасть в указанную категорию. Пример вида поля Облако тегов показан на рис. 2.21.
- Важно
- Tags (теги, или пользовательские категории) должны состоять из одного слова! Не используйте многословные определения или фразы.
Используйте приведенное в Облаке тегов слово для поиска всех записей в системе vtiger CRM, которые отнесены к той же категории. На Главной странице будут показаны все категории (теги). Категории (теги) для соответствующей записи будут показаны в окне детального вида. Путем нажатия на категорию (тег) либо в окне детального вида, либо на Главной странице, будут выведены все записи, отмеченные этой категорией (тегом). Вы можете удалить категорию (тег) в окне детального вида. Вы также можете удалить категорию (тег) удалением записи.
- Совет
- Чем больше записей в системе vtiger CRM попало в категорию (имеет одинаковый тег), тем большего размера будет это слово при выводе в tag cloud (Облаке тегов).
Для удаления категории (тега) поместите курсор мыши поверх слова. Будет показана кнопка [x]. Нажмите на эту кнопку для удаления тега. Альтернативно вы можете удалить запись, при этом тег также удаляется.
