SalesPlatform vtiger crm 640 Календарь
Содержание |
Краткий обзор
Система vtiger CRM предоставляет в ваше распоряжение Календарь, который позволяет хранить информацию о Встречах и Звонках (оба вида далее могут называться События), и Задачах, которые далее все вместе могут называться Действия. В разделе объяснена рабочая разница между Событиями и Задачами.
Важно- Будьте внимательны при планировании Действий. Даже если вы считаете встречу Задачей, то система Vtiger CRM – нет. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Задачи».
Система Vtiger CRM предоставляет несколько возможностей вносить или планировать действия, относящиеся к календарю. Вы можете использовать календарь непосредственно, через Меню быстрого создания, или создавать действия во время процесса продажи в Обращениях или Сделках, или во время оказания услуг в меню Заявок. Данные календаря можно и нужно связывать с иными данными, хранящимися в системе Vtiger CRM, такими, как Контакты, обращения, или Контрагенты. Система vtiger CRM помогает не только планировать действия, но и предоставляет множество инструментов для эффективного управления действиями на уровне организации.
Если требуется использовать календарь для того, чтобы запланировать Событие, или Задачу, можно либо нажать на кнопку календаря в любом списке, либо на кнопку [Календарь] в области навигации. Откроется новое окно, в котором в зависимости от настроек системы будет выведен календарь на день, на неделю, на месяц или на год. В рамках этих представлений также можно вывести календарь либо в виде списка, либо в календарном представлении. На рис. 11.1 показан пример почасового вида календаря на день.
В этом окне выводятся все запланированные для определенного дня события. Вы можете переключиться на недельный, месячный, или годовой вид путем нажатия на соответствующую кнопку в верхней части ежедневного календаря. Вы можете также переключиться в вид списка.
События и Задачи
Модуль Календарь позволяет планировать и отслеживать два вида Действий: События и Задачи. Эти виды действий имеют существенную разницу, и обрабатываются по-разному. И не всегда то, что в обиходе называется "событием" или "задачей" являются таковыми и для системs Vtiger CRM.
События
Событием в календаре Vtiger CRM называется действие, которое имеет четко обозначенные временные рамки (время начала и время завершения), и может быть помещено на календарную сетку.
Событие может иметь следующие статусы:
| Статус | Описание |
|---|---|
| Запланировано: | Для События назначено время в Календаре (Начала и завершения), которое еще не наступило. |
| Проведено: | Время, на которое было запланировано событие прошло, и само событие состоялось. |
| Не проведено: | Время, на которое было запланировано событие прошло, и само событие НЕ состоялось. |
| Просрочено: | Время, на которое было запланировано событие прошло, и система автоматически перевела статус в "Просрочено". Далее пользователь должен вручную выставить статус либо "Проведено", либо "Не проведено", в зависимости от реальной ситуации. |
Примечание: Статус "Просрочено" не может быть выставлен вручную.
Примечание: Система не даёт возможности создать Событие в статусе "Запланировано", у которого срок завершения уже наступил.
Задачи
Задачей в системе Vtiger CRM называется действие, которое должно выполнено, и принести определенный результат. У Задачи строго обозначенного времени, когда она будет выполняться. У Задачи есть время постановки (когда она была поставлена) и срок, к которому её планируется выполнить. Если Событие запланировано например на завтра с 15-00 до 17-00, то это время у участников события занято. Если Задача поставлена сегодня, а выполнить её необходимо в следующему понедельнику - это не значит, что исполнитель будет занят все это время.
У Задачи могут быть следующие статусы:
| Статус | Описание |
|---|---|
| Запланировано | Задача находится в стадии планирования. Она еще не готова к исполнению |
| Не начато | Задача поручена исполнителю, но он еще не приступил к её выполнению |
| В процессе | Задача в данный момент выполняется |
| Завершено | Работа над задачей завершена |
| В ожидании | Работа над задачей временно приостановлена, по каким-то причинам, но предполагается возобновление работы. |
| Отсрочено |
Различия Событий и Задач
Ниже приводятся основные отличия, которые проявляются при использовании Событий и Задач
| Событие | Задача |
|---|---|
| Событие не может быть выполнено, приостановлено, находиться в процессе, либо в ожидании. Оно может быть запланировано (если время не наступило), проведено (если состоялось), или не проведено (если не состоялось). | Задача имеет свой жизненный цикл: Задачу можно запланировать, взять в работу, частично выполнить, приостановить, перепоручить (сменить ответственного) или завершить (получить результат). Для задачи существует понятие "частично выполнена". Для События такого понятия нет. |
| Событие происходит в четких временных рамках, и время, в которое длится событие, у всех его участников занято. У События есть понятие "Длительность", которая обычно измеряется в часах и минутах. | У Задачи есть дата (и время) постановки задачи, а также дата, к которой задачу планируется выполнить. Это не означает что все это время у исполнителя занято. Задача может быть выполнена и раньше срока. У Задачи нет понятия "Длительность". Есть "Срок выполнения". Это не количество дней, а дата. |
| К Событию можно пригласить других участников. Тогда время этих участников тоже будет занято. | У Задачи нет понятия "участников". Есть ответственный, который считается исполнителем. Ответственного можно сменить, но добавить нескольких ответственных нельзя. |
| Событие может быть личным или публичным, когда другие пользователи могут видеть, что человек занят. | Задачи нельзя сделать видимыми для других пользователей. Видимость Задач определяется системой, согласно иерархии ролей. |
| Событие может быть повторяющимся и регулярным. Например ежедневная планерка, или рабочее совещание раз в две недели. В системе для этого создается одно Событие, и настраиваются правила его повторения. | Каждая задача уникальна. Даже если какие-то задачи однотипны, то у каждого экземпляра Задачи есть свои параметры, и для каждой Задачи создаётся своя запись в системе. Задача не может быть повторяющейся. |
| Поскольку у События есть время начала, то система может отправлять напоминание о событии за некоторое время до его начала. В случае повторяющегося событие, напоминание будет направляться каждый раз, когда подходит время начала. | Задача может отправить уведомление ответственному, один раз при назначении или смене ответственного. |
Добавление События в Календарь
Для планировании в расписании встречи или звонка нажмите на кнопку [+ Событие/задачу] и выберите тип события. В календаре откроется всплывающее окно, пример которого показан на рис. 11.2.
В этом окне можно ввести необходимую информацию События.
Описание полей приведено в табл. 11.1.
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Тип действия: | Выберите [Звонок], [Встреча], [Звонок с мобильного]. |
| Тема: | Необходимо дать название событию. |
| Описание: | Вы можете дать краткое описание данного события. |
| Видимость: | Вы можете отметить событие как Публичное, и тогда это новое событие будет видимым для остальных пользователей. Дальнейшая информация приведена в разделе «Совместный доступ к Календарю». |
| Статус: | Выберите требуемый статус. |
| Приоритет: | Вы можете указать приоритет события. |
| Ответственный: | По умолчанию, за событие отвечает создавший запись пользователь. Это значение при необходимости можно изменить. |
| Отправить Уведомление: | Если вы поставите отметку в этом поле, ответственному будет отправлено сообщение о событии. Вы можете использовать эту функцию, например, при смене ответственного. |
| Дата/время начала и окончания: | Каждое событие имеет начало и окончание. Вы можете выбрать время начала и окончания позже. Это, например, необходимо, когда у вас командировка в несколько дней. |
| Пригласить: | Вы можете пригласить других пользователей участвовать в данном событии. Для приглашения следуйте инструкции на экране. Учтите, что событие будет внесено в календарь приглашенных пользователей. |
Вы можете нажать на закладку [Напоминание], для создания автоматического напоминания, посылаемого по электронной почте системой Vtiger CRM, как показано на рис. 11.3.
- Важно
- Для корректной работы автоматического напоминания необходимо настроить планировщик задач cron.
Для напоминания требуется указать время отправки до наступления события.
Система vtiger CRM также позволяет вам включать в расписание повторяющиеся на регулярной основе события. Нажмите на закладку [Повторить] для установки повторяющегося события. Диалог настройки повторяющегося события показан на рис. 11.4.
Кроме того, вы можете присоединить событие, например, к вашему контакту, как показано на рис. 11.5.
В завершение нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения расписания событий в системе vtiger CRM. В результате вы увидите внесенное в ваш календарь событие.
Примечание- У каждого пользователя есть свой собственный календарь. Однако вы можете пригласить других пользователей системы vtiger CRM к участию в звонках или встречах, и/или предоставить доступ к вашему календарю другим пользователям, как описано в разделе «Совместный доступ к Календарю».
- Примечание
- Календарь использует язык, указанный в качестве основного языка в браузере. Если вы видите в календаре неправильный язык, проверьте настройки вашего браузера.
Создание Задачи
Система vtiger CRM помогает вам планировать Задачи. Задачи всегда назначается на одного пользователя либо одну группу и не имеет даты окончания. Вы не можете приглашать других пользователей и не можете присоединить к задаче более чем одного контакта. Однако вы можете переназначить задачи путем смены ответственного.
В системе Vtiger CRM существует много экранов, где вы можете внести Задачи. Вы можете создавать Задачи в любой странице подробного ввода информации на всех шагах процесса продаж, или в календаре. Откроется окно ввода, пример которого приведен на рис. 11.6, где надо ввести информацию Задачи.
Необходимо учитывать наличие полей, обязательных для заполнения.
Ответственному за Задачу можно послать Уведомление, отметив соответствующее поле в нижней части окна Задачи на закладке [Уведомление]. Задание можно также связать с информацией различных модулей системы vtiger CRM, нажав на закладку [Относится к] в нижней части окна Задания. Сходные действия описаны в разделе «Добавление События в календарь».
По окончании внесения изменений нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения задания в системе Vtiger CRM.
Все события и задачи
Если вы хотите увидеть все действия в одном списке, как показано на рис. 11.7, вам необходимо нажать на закладку [Список] в меню справа.
Вы можете изменить список на основе ваших собственных критериев. Обратитесь к разделу «Работа со списками» за дальнейшими инструкциями по изменению вида списка. Вы также можете отметить действие как закрытое нажатием на значок [V] в правой части списка у необходимой записи.
Если требуется отметить все записи для массового изменения, можно поставить крестик в крайнем левом поле в шапке таблицы.
В случае, если количество записей большое и они располагаются на нескольких страницах, то появится ссылка, изображенная на рис. 11.8., позволяющая отметить все записи на всех страницах.
При нажатии в списке на названии записи откроется окно детального вида, пример которого показан на рис. 11.9.
В детальном виде Действия или Задачи можно отредактировать детали, добавить поле в Tag Cloud (Облако Тегов), или дублировать Действие для создания новой записи Действия.
Совместный доступ к Календарю
Вы можете разделять доступ к вашему календарю или информации о событиях с другими пользователями системы vtiger CRM. Возможны следующие типы совместного доступа:
- Совместный доступ с любым пользователем системы vtiger CRM, задаваемые в настройках календаря:
Нажмите на кнопку шестеренка, которая находится правее кнопки [+ Событие/Задачу]. В окне Настройки Календаря выберите пользователей, которым вы хотите разрешить доступ к вашему календарю. Пример окна приведен на на рис. 11.7.
Рис. 11.10: Настройки Календаря
- Совместный доступ с пользователями, описанными в иерархии Ролей:
Вне зависимости от настроек разделения прав доступа к записям событий, установленных в вашем календаре, другие пользователи в иерархии, базирующейся на ролях, могут видеть отдельные события в календарях других пользователей, если эти события указаны как Доступные публично. Для того, чтобы сделать событие публично доступным, при создании нового события в выпадающем списке [Видимость] указать [Публичное], как показано на рис. 11.8.
Рис. 11.11: Совместный доступ к событиям
Импорт и экспорт Действий
Для импорта или экспорта действий в или из офисных приложений система vtiger CRM поставляется в набором расширений, которые можно установить на персональный компьютер. Сюда входят расширение vtiger Outlook для компьютеров Windows и расширение vtiger Thunderbird для компьютеров Windows, Mac или Linux.
Также система SalesPlatform предоставляет возможность синхронизации Задач и Событий с календарями Google. Подробнее см раздел Интеграция с Google;
