SalesPlatform vtiger crm 640 Документы и Комментарии
Содержание |
Краткий обзор
В системе Vtiger CRM существуют два модуля, имеющие общую функциональность, независящую от автоматизируемого процесса, и связанных почти со всеми остальными модулями. Это модуль Документы и модуль Комментарии.
Документы
Краткий обзор
Модуль Документы предоставляет возможность создания, добавления, хранения и редактирования различных документов, так или иначе появляющихся в процессе работы с системой.
Документы - это файлы, сохраненные в Vtiger CRM. Файлы могут храниться в самой системе, либо в системе может храниться ссылка на файл, находящийся на внешнем носителе.
Файлы документов (любого вида) для классификации можно группировать в папки. Вложенные папки, как в обычной файловой системе, не предусмотрены.
Из любого модуля, который работает с документами, можно обратиться к этому хранилищу и привязать необходимый документ к нужной записи. Один и тот же документ может быть привязан к любому количеству записей. Например, некий клиент заключил с Вашей фирмой договор на серию покупок. Договор, в виде файла Word может быть загружен в систему, после чего связан и с Контрагентом, который его заключил, и к сделке, в рамках которой будут производиться поставки, и к каждому отдельному заказу, в рамках сделки.
Вид списка документов
Список всех Документов, занесенных в систему Vtiger CRM, доступен в области навигации меню в разделе [Все] → [Инструменты] → [Документы]. Пример списка показан на рис. 5.1. Элементы окна списка подробно описаны в разделе «Страница списка».
Важно- Содержание списка может быть настроено в соответствии с требованиями бизнеса. Кроме того, система vtiger CRM может использовать эти списки для автоматического анализа. Обратитесь к разделу «Настройка списков» за дальнейшей информацией.
Действия
На странице списка Обращений доступны следующие действия над выбранными записями (см раздел «Действия над выбранными записями») :
- Удалить Документ
- Отметьте записи документов, которые требуется удалить, и нажмите кнопку [Удалить].
- Изменить Документы
- Выберите нужные записи отметив их в списке и нажмите на кнопку [Действия] → [Изменить]. В появившемся окне выберите значения для массового изменения. (См. «Массовое изменение записей»).
- Переместить Документ
- Перемещает документы между папками.
- Добавить папку
- Создает новую папку.
- Добавить документ
- Создает новый документ.
- Экспорт Документов
- Переход на страницы экспорта Документов. Подробнее эти операции описаны в разделе «Экспорт и импорт данных»
Работа с папками
Документы в системе Vtiger CRM сохраняются папках. По умолчанию в ней присутствует только одна папка, которая так и называется: "По умолчанию". Чтобы создать пользовательскую папку, нажмите на кнопку [Добавить папку] на странице списка Документов. Введите имя папки и описание. Нажмите кнопку [Сохранить].
Созданные папки автоматически становятся фильтрами списка документов.
Примечание: Папки будут отображаться для всех пользователей в вашей Vtiger CRM. Если вы хотите установить другие правила доступа к папкам и документам, это можно сделать в разделе Совместный Доступ.
Добавление документа
Для добавления документа нужно нажать кнопку [Добавить документ] на странице списка документов, или на странице связного списка документов.
Откроется форма добавления документа:
| Поле | Назначение |
|---|---|
| Оглавление | Название Документа, как оно будет отображаться в списке |
| Ответственный | Пользователь, ответственный за Документ |
| Название папки | Папка, в которой хранится документ |
| Описание | Может использоваться для кратких заметок к содержимому файла, но визуальный редактор позволяет создать сам документ, без использования файла. Во втором случае содержимое будет отображаться на карточке документа, но его нельзя будет скачать в виде файла. |
| Размещение | Vtiger поддерживает два типа размещения файлов. |
| Внутренний : | Файл загружается в систему с диска, что позволяет в дальнейшем его скачать или отправить по E-mail, как вложение в случае необходимости. |
| Внешний : | Сохраняет URL внешнего местоположения файла, из которого файл может быть загружен. |
| Название файла | Поле выбора файла с диска (при внутреннем размещении) или URL файла (при внешнем) |
| Активен | Позволяет выключить документ из работы, не удаляя файл. |
| Версия | При изменении и перезагрузке файла, позволяет указать текущую версию файла. |
Комментарии
Краткий обзор
Практически к каждой записи, за редким исключением, система Vtiger CRM предоставляет возможность добавить комментарии. Комментарии - это также отдельная сущность CRM системы, но в отличие от остальных сущностей, Комментарии имеют некоторые особенности.
Комментарий не является самостоятельным объектом. У комментариев отсутствует страница списка, страница карточки, и т. д.
- Важно
- Модуль Комментариев, в отличие от остальных модулей не может быть настроен, путем добавления или сокрытия полей. Каждый комментарий имеет время создания, автора и текст. Вид отображения комментариев также не может быть изменен. Настроить в Менеджере модулей можно только обработчики, то есть действия системы при создании комментария. Либо вообще отключить функционал комментариев.
Добавление комментария
Комментарии нельзя ввести непосредственно, прямым вводом. Каждый комментарий должен относиться к какой-либо конкретной записи.
Комментарий к определенной записи можно добавить в большинстве случаев прямо на карточке объекта, или со страницы связанных комментариев:
В поле, предназначенном для комментария, нужно ввести текст, и нажать кнопку [Опубликовать].
Пользователь может ответить на комментарий (как свой собственный, так и чужой) и тогда появляется Тема (иерархическая цепочка комментариев), а может добавить новый.
Отображение комментариев
Отображаются комментарии там же где и добавляются - на карточке объекта, или на странице связанных комментариев. При этом вывод каждого комментария предваряется временем его создания, и именем автора комментария.
На карточке Комментарии отображаются плоским списком в хронологическом порядке.
На странице связанных комментариев в хронологическом порядке отображаются Темы, которые можно свернуть и развернуть.
