SalesPlatform vtiger crm 640 Администрирование и настройка
Содержание |
Студия
Студия позволяет вам настраивать ваши основные данные и изменять содержимое выпадающих списков выбора для каждого модуля, как описано в разделах ниже.
Редактор Размещения
С помощью Редактора Размещения вы можете изменить разметку полей в каждом из модулей. Для перехода в редактор нажмите на кнопку [Настройки] → [Менеджер Модулей] → Выбрать иконку настройки интересующего вас модуля, рис. 16.1.
Выберете [Изменить поля], рис. 16.2.
В системе vtiger CRM блоки содержат набор пользовательских полей. Вы можете создать новый пользовательский блок, а также переместить его между другими блоками. Например, создадим блок "Подробнее" для модуля Контрагенты. Пример приведен на рис. 16.3.
Вы можете изменять разметку полей в блоке перетаскивая их в пределах блока.
С помощью вкладки "Список связей" вы можете поменять расположение модулей, отображающихся в окне справа в детальной информации. Пример представлен на рис. 16.4.
Редактирование свойств поля
Также вы можете изменить некоторые свойства полей, выбрав иконку редактирования.
Свойства полей приведены в таблице 16.1.
| Свойство | Описание |
|---|---|
| Обязательное Поле | Это поле будет обязательным для заполнения. |
| Активен | Отобразить/Скрыть поле. |
| Быстрое Создание | Данное поле будет доступно в модуле быстрого создания. |
| Краткий вид | Данное поле будет показано на Карточке модуля. |
| Массовое Изменение | Если включено, то поле доступно для массового изменения. |
| Значение по умолчанию | Задать полю значение по умолчанию. |
Примечание- Если поле имеет свойство "Обязательное", то его нельзя сделать неактивным, и исключить из формы быстрого создания.
Если вам необходимо отобразить скрытые поля нажмите на иконку "Действия->Неактивные поля". В появившемся окне выберите интересующее вас поле и нажмите на кнопку "Отобразить поля".
Предостережение- Не поддавайтесь соблазну использовать существующее поле, которое Вам не нужно, для других целей. Оно может участвовать в каком-либо функционале, о котором Вы не знаете. Лучше его скрыть, а для Ваших целей создать Пользовательское поле.
Пользовательские поля
Вы можете настроить ваши собственные поля ввода для большинства модулей системы vtiger CRM. Если вам необходимо создать такие пользовательские поля, перейдите в Редактор Размещения. В зависимости от выбранного модуля системы vtiger CRM будут показаны существующие пользовательские поля.
Вы можете добавить новое пользовательское поле в выбранный модуль путем нажатия на иконку [Добавить пользовательское поле]. Откроется новое окно, пример которого приведен на рис. 16.6.
В первую очередь вам необходимо выбрать тип данных. Система vtiger CRM предлагает вам варианты, перечисленные в таблице ниже. Вам необходимо назначить каждому пользовательскому полю уникальное наименование.
| Тип | Содержание и формат |
|---|---|
| Текст | [Длина:] Укажите максимальное количество символов, например, "10" для десяти символов. |
| Число | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "10" для десяти цифр;
[Знаков после запятой:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Процент | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "3" для трех знаков;
[Десятичные Знаки:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Валюта | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "6" для шести значащих цифр;
[Знаков после запятой:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Дата | Дайте полю название. |
| Дайте полю название. | |
| Телефон | Дайте полю название. |
| Список выбора | Вы можете создать список выбора, размещая каждый вариант выбора на новой строке. |
| Ссылка | Дайте полю название. |
| Поле выбора: | Здесь вы можете определить поле выбора(yes/no). Просто дайте полю название. |
| Текстовое поле: | Это поле, в котором можно ввести текст до 255 символов. |
| Список с возможностью Множественного выбора: | Вы можете создать список выбора, размещая каждый вариант выбора на новой строке. В отличие от простого списка выбора у вас появится возможность выбирать несколько элементов одновременно. |
| Skype: | Вы можете пользоваться полем этого типа для связи системы vtiger CRM со Skype. Дайте полю уникальное название. В экране редактирования соответствующего модуля системы vtiger CRM вы сможете ввести адрес в Skype. |
| Время | Дайте полю название. |
Совет- Следует записать выбор для будущего использования. Записи понадобятся, если вам потребуется преобразовать Обращения в Сделки, как описано в следующем разделе, либо если будет необходимо воспроизвести структуру базы данных на иной машине.
Пользовательские поля Обращений
Пользовательские поля Обращений являются специальным случаем. Вам необходимо решить, какие действия необходимо совершить с сохраненными в пользовательских полях данными при преобразовании Обращения в возможную Сделку. Вы можете обнулить информацию либо переслать данные полей в соответствующие пользовательские поля сделок, контрагентов, или контактов.
Вам необходимо принять на вооружение следующую процедуру для подготовки пересылки пользовательских полей Обращений для последующего использования:
- Создайте пользовательские поля сделок, контрагентов и контактов, соответствующие пользовательским полям Обращений. Например, если вы создали пользовательское поле "account number" (номер Контрагента) в Обращениях, вам следует создать пользовательское поле в сделках, назвав его "account No". Не рекомендуется использовать то же самое название.
- Предостережение
- Формат пользовательских полей в Обращениях и соответствующих пользовательских полей в Сделках, Контрагентах или Контактах должен быть абсолютно идентичным!
- Откройте Менеджер модулей в меню [Обращения] → [Настройки].
- Нажмите на кнопку [Изменить соответствия полей] (она выводится только для модуля Обращения). Откроется новое окно, пример которого показан на рис. 16.7.
Рис. 16.7: Задание соответствия пользовательских полей Обращения
- Будут показаны все пользовательские поля, созданные для Обращений. Выберите отображение на соответствующее поле в контактах, контрагентах, или сделках, которое вы хотите задать.
После окончания задания соответствий Пользовательских полей они становятся связанными и будут использованы при преобразовании Обращений в Сделки, как это описано в разделе «Создание Сделки из Обращения».
Список обработчиков
Список обработчиков позволяет автоматизировать запланированные задачи, а также оптимизировать бизнес процессы.
Для создания нового обработчика необходимо открыть Настройки → Другие Настройки → Обработчики. Рис. 16.8.
Затем следует нажать на кнопку [Добавить Обработчики]
На следующем этапе необходимо задать Наименование обработчика(Описание), а также когда запускать обработчик.
Имеются следующие варианты выбора:
- Только после первого сохранения.
- При выполнении условия в первый раз.
- После каждого сохранения записи.
- После каждого изменения записи.
Важно- Для корректной работы Обработчика необходимо настроить планировщик задач cron.
При нажатии на кнопку [Новая группа условий] вы можете задать условия, на основании которых будет срабатывать задача. Задача - это описание производимой операции.
При задании значений для условий вы можете использовать:
- Простой текст.
- Значение поля из карточки (Наименование поля).
- Доступные функции для работы с полями (Выражение).
На рис. 16.9 приведен пример установки двух значений: первое значение высчитывает месячный доход(annual_revenue/12), второе формирует ФИО, исходя из значения поля mailingcountry (if mailingcountry == 'India' then concat(firstname,' ',lastname) else concat(lastname,' ',firstname) end)
После установки времени запуска обработчика, а также указания условий(при необходимости) нажмите на кнопку [Сохранить].
На заключительном этапе необходимо создать задачу. Для этого нажмите кнопку [Новая задача] и в появившемся окне выберите подходящую вам задачу. После этого нажмите кнопку [Финиш]
В таблице 16.3. перечислены обязательные поля для задачи (Отправить Email).
| Поле | Описание |
|---|---|
| Оглавление Задачи: | Наименование задачи. |
| Получатель: | В выпадающем списке выберите подходящий вам Email. |
| Тема: | Тема письма. |
| Сообщение: | Текст сообщения. |
В таблице 16.4. перечислены обязательные поля для задачи (Отправка SMS).
| Поле | Описание |
|---|---|
| Получатели: | В выпадающем списке выберите подходящий телефонный номер. |
Редактор Списков
Списки выбора являются опрокидывающимися меню, которые предоставляются в экранах редактирования в некоторых модулях системы vtiger CRM. Эти экраны позволяют задавать содержание Списков выбора. Нажмите на ссылку [Редактор списков] для вывода модулей системы vtiger CRM, в которых имеются доступные для редактирования Списки выбора, как показано на примере рис. 16.10.
- Важно
- При добавлении в список нового элемента, он также будет добавлен с список вышележащих ролей.
- Элементы списка удаляются только в том случае, если они не содержатся в списке подчиненных ролей.
- Важно
- Некоторые элементы списков выбора не подлежат изменению. Их значение определено настройками системы. Пожалуйста, свяжитесь с поставщиком системы vtiger CRM, если предложенные значения не соответствует требованиям бизнеса.
Нажмите на кнопку [Сохранить порядок] для внесения произведенных изменений в систему vtiger CRM.
Настройка зависимостей списков
Зависимые списки позволяют администратору связать два списка. Таким образом, значению одного списка может соответствовать одно или более значений другого списка.
- Важно
- Зависимость списков работает только для выпадающих списков.
Для настройки зависимостей списков зайдите в Настройки → Настройка зависимостей списков, выберите интересующий вас модуль и нажмите на кнопку "Новая зависимость списков". Пример представлен на рис. 16.11.
В новом окне укажите "Модуль", "Исходное поле", а также "Целевое поле". Эти поля являются раскрывающимися списками, которые доступны в выбранном вами модуле.
На заключительном этапе задайте соответствие между списками. Для этого выделите значения "Целевого поля" и нажмите на кнопку "Сохранить". С помощью кнопки "Выбор исходных значений" вы можете указать настраиваемые значения списка.
На рис. 16.14. представлен пример отображения раскрывающего списка после вышеуказанных настроек.
Редактор меню
Редактор меню позволяет выбрать модули, отображаемые в [Главном меню] системы vtiger CRM. Для настройки Редактора меню зайдите в Настройки → Редактор меню и перетаскивая модули задайте необходимую Вам последовательность.
- Важно
- Фактическое количество отображаемых пунктов меню зависит от разрешения экрана и может быть меньше, чем количество выбранных пунктов.
Шаблоны Документов
Шаблоны Документов созданы, чтобы помочь более эффективно работать с системой vtiger CRM. Система vtiger CRM позволяет создавать и использовать шаблоны для почты и документов, для автоматических уведомлений о специальных событиях, и для управления складом. Подробности описаны в разделах ниже.
Шаблоны E-mail
Если вы используете систему vtiger CRM для отправки стандартных сообщений электронной почты, очень полезно подготовить шаблоны таких сообщений. Для просмотра всех существующих в системе шаблонов E-mail нажмите левую кнопку мыши на ссылке [Шаблоны E-mail]. Система vtiger CRM поставляется с некоторыми готовыми шаблонами, пример которых показан на рис. 16.16.
Можно изменить существующие либо создать неограниченное количество новых шаблонов. Учтите, что шаблоны могут быть публичные и приватные. Публичные шаблоны доступны всем пользователям системы vtiger CRM. Приватные шаблоны используются пользователями индивидуально.
Нажмите на названии шаблона E-mail для просмотра существующего шаблона, пример которого показан на рис. 16.17.
Включать поля слияния в шаблон можно в окне редактирования шаблона, как показано в примере на рис. 16.18.
- Совет
- шаблоны можно клонировать. Отредактируйте существующий шаблон и сохраните его под иным названием.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения шаблона в систему vtiger CRM.
Данные Организации
При использовании системы vtiger CRM для создания коммерческих предложений, заказов или счетов в виде документов PDF требуется указать информацию о вашей компании. Эта информация доступна в меню [Настройки CRM] → [Шаблоны документов] → [Данные организации] (рис. 16.19 [1]).
- Важно
- Система vtiger CRM использует информацию компании при создании документов PDF. Если эта информация недоступна во время генерации документов PDF, будет выведено сообщение об ошибке.
На экране Данные Организации в левом верхнем поле (рис. 16.19 [2]) указана организация, данные которой показаны ниже. Если у вас только одно юр. лицо, можно оставить как есть, оно и будет являться компанией по умолчанию.
Если у вас есть несколько юр. лиц, но необходимо добавить остальные юр. лица. Сделать это можно в поле справа (рис. 16.19 [4]), куда нужно ввести название нового юр. лица и нажать кнопку [Создать]. После этого вновь созданное юр. лицо появится в поле выбора (рис. 16.19 [2]).
- Примечание
- Введенное Вами название юрлица нигде в документах не отображается, а служит для внутреннего пользования, чтобы вы отличали, где какое юр. лицо. Настоящее название организации вы введете позже, на странице редактирования в поле "Название организации".
Для внесения информации о вашей компании выберите в списке необходимую организацию и нажмите на кнопку [Изменить] , как показано в примере на рис. 16.19. Необходимо заполнить все поля.
Обеспечьте, чтобы логотип вашей компании соответствовал предоставленному в документах PDF пространству. Логотип должен быть представлен в виде файла формата *.png или *.jpg. Рекомендуемый размер примерно 150x60 точек.
Другие Настройки
При помощи функций настройки можно настроить сервер исходящей почты, настроить сервер резервного копирования, а также произвести настройку валют по умолчанию.
Сроки и условия
Можно настроить значения по умолчанию для сроков и условий поставок в системе vtiger CRM.
- Примечание
- Доступный объем описания сроков и условий поставки ограничен 255 символами.
Внесите требуемую информацию. Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения данных в систему vtiger CRM. Эти сроки и условия будут доступны как значения по умолчанию при создании нового коммерческого предложения, заказа, или счета.
Сервер исходящей почты
Если планируется отправлять сообщения электронной почты из системы vtiger CRM или получать уведомления, необходимо настроить Сервер исходящей почты. Все пользователи системы CRM будут использовать один и тот же сервер исходящей почты.
Нажмите на кнопку [Изменить] в экране Сервер исходящей почты для доступа к настройкам почтового сервера, как показано в примере на рис. 16.21.
- Совет
- В настройках Сервера исходящей почты (см.рис. 16.21) оставьте пустыми поля "E-mail отправителя" и "Имя отправителя". Установите флажок “Использовать учетную запись Менеджера почты”, чтобы другие пользователи (кроме Администратора) тоже смогли отправлять почту со своих учетных записей. Если пользователь отправляет сообщение электронной почты, используя систему CRM, в качестве адреса отправителя будет автоматически подставлен адрес, указанный для данного пользователя в настройках. Если поля "E-mail отправителя" и "Имя отправителя" заполнить, то вся электронная почта будет отправляться с одного адреса и от имени одного отправителя.
- Важно
- Если в настройках Сервера исходящей почты не заполнены поля "E-mail отправителя" и "Имя отправителя", то SMTP-сервер (поле "Имя сервера") должен быть настроен таким образом, что бы принимать электронную почту со всех адресов, указанных в настройках всех пользователей.
При необходимости уточните данные доступа у провайдера сервиса услуг электронной почты. Обеспечьте доступ системы vtiger CRM к почтовому серверу.
- Важно
- Сервер исходящей почты должен быть доступен из сети интернет.
Настройки Валют
Нажмите на ссылку [Настройка валют] для настройки используемых в системе валют. Можно добавлять неограниченное количество валют при помощи нажатия на кнопку [Добавить валюту], показанную в приведенном на рис. 16.22 примере.
Также можно удалить или отредактировать существующие валюты при помощи нажатия на соответствующие кнопки.
Для новых валют необходимо указать следующую информацию, как показано на рис. 16.23:
| Тип | Описание |
|---|---|
| Название валюты | Название валюты, например, "Rubles". |
| Код валюты | Краткий код валюты, например "RUB". |
| Символ валюты | Укажите символ валюты, например "R". Этот символ будет использован в системе vtiger CRM для всей информации о ценах. |
| Курс: | Укажите курс конвертации валюты по отношению к базовой валюте системы vtiger CRM. Базовой является первая валюта в списке валют. Базовая валюта задается при первичной настройке системы в процессе установки. |
| Статус: | Вы можете установить статус валюты в значения "Активен" и "Неактивен". Неактивные валюты не могут быть назначены пользователю. Более подробно о назначении пользователю валют по умолчанию см. раздел «Настройка учетных записей». |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек валют в системе vtiger CRM.
Настройки Налогов
Во всех фазах процесса продаж система vtiger CRM учитывает все типы налогов, которые могут быть применимы к продаже товаров или услуг. Сюда входят муниципальные, республиканские или государственные налоги, а также специальные налоги и акцизные сборы. Эта налоги могут быть рассчитаны для каждого продаваемого товара или услуги в отдельности или могут быть рассчитаны для итоговой суммы. Вы можете изучить раздел «Коммерческие предложения» для дальнейшей информации об использовании настроек налогов. Система vtiger CRM может учитывать налоги при расчете цен для коммерческих предложений, заказов или счетов. Для изменения настроек существующих налогов нажмите на кнопку [Изменить] в экране Настройки налогов, показанном в примере на рис. 16.24.
Для добавления новых налогов используйте кнопку [Добавить налог]. Можно указать столько дополнительных налогов, сколько необходимо. Указывайте величины налогов в процентах (%). Учтите, что удалить налоги по умолчанию, которые присутствуют в поставке системы vtiger CRM, нельзя. Однако вы можете установить налоги, которые не требуются, в неактивное состояние снятием отметки с соответствующего поля выбора.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек, относящихся к налогам, в системе vtiger CRM.
Оповещения
Администратору системы или пользователю с привилегиями администратора предоставлена функция, которая позволяет производить оповещение всех пользователей системы vtiger CRM. Такое оповещение будет выводиться в виде бегущей строки в верхней части экрана системы, как показано в примере на рис. 16.25.
Текст оповещения можно отредактировать при помощи нажатия на ссылку [Оповещения] для открытия экрана редактирования, показанного в примере на рис. 16.26.
Введите текст Оповещения и нажмите кнопку [Сохранить]. Обновите страницу.
Настройка Нумерации Записей
Несмотря на то, что система vtiger CRM использует внутреннюю систему нумерации для для всех хранящихся в системе данных, вы можете настроить собственную схему нумерации для счетов. Можно задать схему нумерации , нажав на ссылку [Настройка нумерации записей], как это показано в приведенном на рис. 16.27 примере.
Необходимо выбрать модуль, задать строку, которая будет располагаться в начале номера, и начальный номер, с которого будет начинаться нумерация записей. Нажмите кнопку [Сохранить] для активизации схемы нумерации. Теперь указанная схема нумерации будет использоваться для всех записей указанного ранее модуля.
Редактор конфигурации
Редактор конфигурации позволяет настроить конфигурационный файл системы vtiger CRM.
| Тип | Описание |
|---|---|
| Адрес Email службы поддержки | Здесь указывается E-mail адрес службы поддержки. |
| Наименование службы | Здесь указывается наименование службы поддержки. |
| Макс. размер загрузки (Макс. 5Мб) | Максимальный размер вложенного файла при отправки E-mail. |
| Макс. число строк на страницу в списке | Максимальное число строк, отображаемых на странице в списке каждого модуля. |
| Макс. длина текста в списке | Здесь задается максимальная длина текста в списке для каждого модуля. |
| Модуль по умолчанию | Здесь указывается модуль, который будет открываться при загрузке системы vtiger CRM. |
| Макс. длина текста в списке | Максимальное количество символов выводящееся в полях записи. |
| Макс. число строк на страницу в списке | Максимальное количество записей, выводящихся на одной странице списка. |
- Важно
- Следует учесть, что размер загружаемого файла также зависит от системного программного обеспечения.
Клиентский портал
С помощью данного раздела вы можете настроить модули, доступные на клиентской стороне. На рис. 16.29. приведен пример настройки клиентского портала. Для отображения модуля выберите соответствующий флажок. Для изменения расположения просто перетаскивайте модули.
- Примечание
- При подключении к Клиентскому порталу нового пользователя (флажок "Пользователь портала" в карточке Контакта) ему отправляется E-mail с реквизитами доступа к Порталу. При отправке E-mail в поле From подставляется адрес электронной почты, указанный в конфигурационном файле config.inc.php (параметр $HELPDESK_SUPPORT_EMAIL_ID). Убедитесь, что Ваш почтовый сервер позволяет отправлять письма с данного адреса.
Веб формы
Модуль "Вебформы" позволяет легко интегрировать формы обращений с любыми сайтами. Для того, чтобы создать такую форму, нужно зайти в "Настройки CRM" (значок с шестеренкой в правом верхнем углу главной страницы) -> "Вебформы" (располагается в самом низу страницы). В появившемся списке вебформ нажать [Добавить запись] для создания вебформы. Пример создания вебформы приведен на рис. 16.30.
Поле "Возвращаемый URL" в карточке вебформы также является обязательным. Поля, обязательные в карточке обращения, обязательно должны присутствовать в вебформе. После создания вебформы можно открыть ее карточку и, нажав на кнопку "Показать форму" получить html код формы для вставки на сайт.
Конфигурация поиска
Редактор конфигурации поиска позволяет произвести настройку полей, которые используются при глобальном поиске. Пример настройки конфигурации поиска приведен на рисунке 16.31.
Для того, чтобы установить поля, которые будут отображаться в результатах поиска, необходимо выбрать их в выпадающем списке в поле [Поля, которые отображаются в результатах поиска] (см.рис. 16.32).
Для сохранения нажмите кнопку [Обновить метки] (см.рис. 16.33).
После сохранения результат глобального поиска для модуля "Сделки" будет выглядеть, как показано на рисунке 16.34.
Для того, чтобы установить поля, по коротым будет вестись поиск, следует их выбрать в выпадающем списке, в поле [Поля для поиска] (см.рис. 16.35).
Если будет включена опция [Полный поиск] (см.рис. 16.36), то глобальный поиск можно будет осуществлять по всем полям модуля.
Для того, чтобы модуль участвовал в глобальном поиске, следует нажать на кнопку [Включить] (см.рис.16.37).
Для того, чтобы модуль не был задействован в глобальном поиске, надо нажать на кнопку [Выключить] (см.рис.16.38).
