SalesPlatform vtiger crm 620 Администрирование и настройки
Внимание: данная страница находится в разработке, информация может соответствовать более ранней версии системы.
Содержание |
Краткий обзор
В разделе описывается настройка системы и управление системой vtiger CRM пользователями с правами администратора.
Очень важно, чтобы администратор системы vtiger CRM был способен настроить систему в соответствии с предполагаемыми целями использования и бизнес процессами компании. Любой опытный администратор приложения знает, что понимание того, как что-то устроено, важно так же, как понимание того, как что-то надо сделать. Соответственно, Руководство описывает не только функции системы vtiger CRM, но и ролевую модель системы безопасности, а также иные соображения, относящиеся к бизнесу, которые должен учитывать администратор системы.
Данный раздел объясняет задачи администрирования, требуемые для управления системой vtiger CRM. Он описывает:
- администрирование пользователей и настройки безопасности, основанной на ролевой модели,
- настройку стандартных и пользовательских полей,
- шаблоны и настройки иных инструментов и утилит, и
- основные настройки системы.
Для пользователей с правами администратора система vtiger CRM выводит дополнительную кнопку [Настройки CRM] в панели навигации. При нажатии на эту кнопку откроется окно настроек системы vtiger CRM, доступное только администраторам. Пример приведен на рис. 15.1.
Совет- Рекомендуется давать права администратора только одному пользователю, либо весьма ограниченному количеству пользователей.
Основы администрирования пользователей
Функции управления пользователями являются основой управления безопасностью системы vtiger CRM. Они контролируют доступ к системе vtiger CRM на основании предоставленных пользователям прав. Дальнейшие разделы детально описывают назначение функций и доступные свойства.
С точки зрения организации администрирование пользователей означает администрирование прав. По существу, использование прав зависит от количества пользователей и структуры компании. Малое число пользователей на малом предприятии обеспечивают очень мало требований к администрированию прав. Но по мере увеличения числа пользователей сложность отношений между пользователями увеличивается и обычно это вызывает дополнительные требования к назначению и администрированию прав.
Система vtiger CRM предлагает систему прав, которая основывается на следующих простых правилах:
- Кто может просматривать определенные данные?
- Кто может изменять определенные данные?
- Кто может удалять определенные данные?
- Кто может создавать определенные данные?
В системе vtiger CRM назначение прав в основном означает запрет на совершение действия. Как показывают примеры ниже, в практической работе с системой vtiger CRM это наиболее востребовано и удобно:
- Сотрудник отдела продаж определенно не будет испытывать удовольствия, если кто-то изменит клиентские данные.
- Персональная информация остается конфиденциальной, только если другим сотрудникам не дано права ее просматривать.
- Руководство компанией не хочет, чтобы все сотрудники могли просматривать значения выручки.
- Только одному пользователю позволяется изменять каталог товаров и услуг.
Поэтому необходимо, чтобы права пользователя корректно основывались на бизнес требованиях, как описано в следующих примерах:
- Только сотрудники отдела продаж могут изменять данные, относящиеся к клиентам
- Секретари не получают доступа к значениям выручки
- Только менеджер товара может изменять цены предлагаемых компанией услуг и товаров
- Только руководство может просматривать все данные системы vtiger CRM
- Никто не может экспортировать никакую контактную информацию
Основываясь на текущих возможностях системы vtiger CRM по управлению правами пользователей, рекомендуется настраивать систему в следующем порядке:
- Установите Права уровня организации
- Права уровня организации следует устанавливать в первую очередь. Они являются основой для установки прав, относящихся ко всем пользователям.
- Создайте Профили
- Профили являются основой назначения прав пользователям. В любой организации обычно существуют разные пользователи с разными должностными обязанностями, например, продажа, сервис, секретариат, или администратор системы vtiger CRM. Права доступа к модулям и функциям системы vtiger CRM могут быть назначены в зависимости от типа пользователя.
- Определите Роли
- Роли базируются на профилях и организованы в соответствии с порядком иерархии в компании. Они определяют общие права для каждого отдельного пользователя.
- Определите Группы
- Для больших организаций могут быть созданы группы для повышения удобства пользования системой vtiger CRM.
- Создайте Пользователей
- Права отдельных пользователей определяются ролями. Необходимо назначить роль каждому пользователю.
- Совет
- Никогда не используйте пользовательское имя "admin" для вашей ежедневной работы с системой vtiger CRM. Рекомендуется создать отдельных пользователей. Позже, если вам будет необходимо удалить пользователя, вы можете переназначить все данные на нового пользователя.
Некоторые пользователи не требуют никакого администрирования их прав (если им назначена роль администратора). Они имеют все необходимые права для доступа и изменения всех данных в системе vtiger CRM. Однако знание основ назначения прав является полезным. Это может потребоваться, если когда-либо необходимо будет создать дополнительных пользователей.
Небольшое количество пользователей, совместно использующих систему vtiger CRM, должны быть ознакомлены с простыми решениями, предлагаемыми системой назначения прав. Это особенно относится к таким действиям, как:
- Запретить всем остальным пользователям системы vtiger CRM просматривать конфиденциальные данные.
- Запретить всем остальным пользователям удаление или изменение данных.
В малых организациях четкая иерархия между коллегами обычно не существует. Сложное администрирование прав не требуется. Однако, если возникает необходимость более четкого разделения прав, вы должны начать с использования различных профилей. Каждый пользователь может получить свой собственный профиль с определенными правами.
Для обеспечения различными правами большего количества пользователей в организации, необходима четкая структура назначения прав. Имеет смысл соотнести права пользователя с должностью либо обязанностями каждого отдельного пользователя или группы пользователей.
Текущая версия системы vtiger CRM поддерживает точное управление правами доступа.
Управление пользователями и доступом
В последующих разделах объяснено управление пользователями в порядке следования точек выбора меню. Пожалуйста, учтите, что полная настройка пользователя требует нескольких шагов в определенном порядке, как описано в последующих разделах.
Пользователи
Для создания или управления учетными записями нажмите в экранной форме на ссылку [Пользователи], чтобы открыть список пользователей, пример которого приведен на рис. 15.2.
Список пользователей включает учетную запись пользователя, роль, адрес электронной почты, и иные детали для каждого отдельного пользователя.
Примечание- В списке пользователей перечислены все пользователи, вне зависимости от того, активны они или нет.
Вы можете редактировать или удалять пользователей в этом виде. Если вы хотите удалить пользователя, нажмите на кнопку с изображением [Корзина для бумаг] в строке пользователя.
Важно- Система удаляет пользователя, но не назначенные на него данные. Система vtiger CRM потребует от вас указания нового ответственного за данные. Вы не можете удалять пользователей по умолчанию, существующих в комплекте поставки системы vtiger CRM.
Нажмите на названии учетной записи для того, чтобы открыть детальный вид данных пользователя. Пример детального вида показан на рис. 15.3.
Этот вид включает основные данные пользователя, относящиеся к Учетной записи, к Роли, и иную информацию пользователя. Права пользователя не показаны. Эти права определяются в профилях пользователя и общими настройками для организации, которые будут описаны ниже.
С помощью показанных в этом виде кнопок вы можете производить следующие действия:
- Изменить пароль
- Эта кнопка позволяет изменить текущий пароль пользователя.
- Изменить
- Эта кнопка позволяет редактировать основные данные пользователя.
Поля ввода на рис. 15.3 имеют следующее значение:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Пользователь: | Каждый пользователь должен иметь уникальную Учетную запись. После создания названия Учетных записей не могут быть изменены. |
| Администратор: | Отметьте это поле, только если требуется создать пользователя с правами администратора, вне зависимости от его роли.
|
| Пароль: | Каждому пользователю необходимо назначить уникальный и достаточно безопасный пароль. Используйте как минимум 8 цифро-буквенных символов. Каждый пользователь имеет право изменения своего пароля.
|
| Имя и фамилия: | Укажите имя и фамилию пользователя. Имя будет выводиться в приветствии системы. Если имя не указано, в приветствии системы будет выводиться фамилия. |
| Роль: | Как ранее объяснялось, роли определяют права пользователей. Роли должны быть созданы заранее и назначены каждому пользователю. Вы можете найти дополнительную информацию в разделе «Роли пользователей». |
| E-mail: | Укажите адрес электронной почты данного пользователя. Этот адрес будет использоваться системой vtiger CRM для исходящей электронной почты и при отправке пользователю автоматических уведомлений. |
| Статус: | Необходимо указать, активен пользователь, или неактивен. Неактивным пользователям не разрешается входить в систему. |
| Вид календаря по умолчанию: | Здесь можно настроить вид по умолчанию для Календаря. |
| Вид Обращений по умолчанию: | Здесь вы можете настроить вид Обращений по умолчанию, и указать, как обращения будут показаны пользователю на стартовой странице. |
| Валюта: | Здесь выбирается Валюта для пользователя. Учтите, что используемые системой CRM валюты настраиваются в меню настройки валют. |
- Важно
- Пользовательские имя и пароль должны содержать комбинацию прописных или строчных букв и цифр. Рекомендуется использование паролей длиной как минимум 8 символов. Чем больше символов в пароле, тем безопаснее доступ к системе vtiger CRM. Использование специальных символов, таких, как "-","/" или умляутов (таких как a, o, u or ?), или символов кириллицы, пробелов, или апострофов не допускается.
Вы можете также указать дополнительную информацию в секции экрана [2. Дополнительная информация]:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Должность, отдел: | Укажите должность пользователя и отдел, в котором он работает. |
| Подчинен: | Можно указать, кому пользователь подчиняется. Учтите, что это просто описательная информация, не влияющая на настройки безопасности. |
| Другой E-mail: | Укажите при необходимости дополнительный адрес электронной почты для данного пользователя. |
| Подпись: | Укажите текст подписи для сообщений электронной почты. Эта подпись будет автоматически добавляться системой vtiger CRM к каждому отправляемому сообщению электронной почты. |
| Телефоны - рабочий, мобильный, дополнительный, домашний, номер факса: | Здесь можно указать дополнительную контактную информацию для данного пользователя. |
| Формат даты: | Выберите формат даты для пользователя. |
| Примечания: | Можно указать здесь дополнительную информацию, относящуюся к данному пользователю. |
Используйте секцию экрана [3. Адрес] для ввода адресной информации пользователя. В секции [4. Фотография Пользователя] можно поместить фотографию данного пользователя.
- Примечание
- Информация пользователей доступна только для администраторов, и не доступна обычным пользователям.
Роли
Термин Роли и функции ролей описаны в разделе «Определение ролей». Нажмите на кнопку Роли в меню для того, чтобы открыть экран иерархического вида ролей, пример которого показан на рис. 15.4.
Здесь можно создавать, изменять, удалять или перемещать роли. Передвиньте курсор мыши на название роли. Вы увидите набор кнопок, позволяющих производить указанные действия.
Функция Создать создает новую роль, которая располагается в иерархическом порядке на один уровень ниже существующей роли.
На рис. 15.5 показан пример вида редактирования для существующей или новой роли.
Вы должны дать новой роли уникальное наименование и выбрать, какой профиль будет связан с ролью. Кроме того, будет показана вышестоящая роль.
Профили
Все роли базируются на профилях, как описано в разделе «Определение профилей». При помощи профилей устанавливаются права пользователей на доступ, изменение и удаление данных.
- Важно
- учитывайте специальные правила, применимые к профилям, в отношении к остальным установкам безопасности, как описано в разделе «Определение профилей».
Нажмите в меню кнопку [Профили] для того, чтобы открыть экран вида списка профилей, пример которого показан на рис. 16.6.
На экране выведен список всех определенных в системе vtiger CRM профилей. Система vtiger CRM поставляется с набором предопределенных профилей, которые можно использовать и изменять.
Нажмите на названии профиля для того, чтобы увидеть детальный вид. Термины установки прав объяснены ранее в разделе «Определение профилей». Можно изменить профиль нажатием на кнопку [Редактировать].
Для создания нового профиля нажмите на кнопку [Добавить профиль] в виде списка. Пример экрана приведен на рис. 15.7. Следуйте приведенным ниже инструкциям:
- Шаг 1
- Дайте профилю уникальное название и описание.
Рис. 15.7: Новый профиль - Шаг 1
- Шаг 2
- Пример экрана, выводимого при выполнении шага 2, показан на рис. 15.8.
Рис. 15.8: Новый профиль - Шаг 2
На этом шаге производится настройка прав доступа для всех модулей. Вначале необходимо указать в разделе Глобальные права, разрешено ли данному профилю просматривать или редактировать все данные.
- Затем настройте права доступа профиля для каждого отдельного модуля системы vtiger CRM. Вы можете установить права на Создание/изменение, Просмотр и Удаление, а также поля вывода для каждого модуля. Нажмите на кнопку [Закончить] для сохранения профиля в системе vtiger CRM.
- Важно
- Учтите, что настройки раздела Глобальные права всегда преобладают над остальными установками прав.
- Важно
- Система vtiger CRM использует профили для установки прав доступа к модулям и полям, как описано в разделах «совместный доступ» и «Права доступа к полям по умолчанию».
Группы
Группы являются очень эффективным средством объединения пользователей и прав, как это объяснено в разделе «Определение групп». Для формирования групп может быть использован любой тип обобщения, как, например:
- пользователи в одном и том же месторасположении
- пользователи с одинаковыми должностными обязанностями
- пользователи в одном отделе
- пользователи с одинаковой историей работы
- пользователи с общими интересами
Нажмите на ссылку [Группы], чтобы открыть экран вида списка групп, как показано на рис. 15.9. Вы увидите список всех существующих групп.
Нажмите название группы для переключения в экран детального вида, пример которого показан на рис. 15.10.
В детальном виде выводится название, описание, и список пользователей, являющихся членами данной группы. Вы можете изменить настройки группы путем нажатия на кнопку [Изменить].
Для создания новой группы нажмите на кнопку [Добавить Группу] в окне списка (см. пример рис. 15.9). Откроется новое окно ввода, пример которого показан на рис. 15.11, которое позволит задать настройки для новой группы.
Вначале дайте группе название и приведите краткое описание. Затем выберите критерии членства в данной группе. Функции фильтра и поиска позволяют быстро выбрать членов новой группы. Как описано в разделе «Определение групп», можно выбрать в качестве членов новой группы пользователей, роли, роли с подчиненными ролями, и уже существующие группы.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения новой группы в системе vtiger CRM. Вхождение пользователя в группу будет также показано в экране детального вида пользователя, как показано в примере на рис. 15.3.
Совместный Доступ
Система vtiger CRM позволяет установить права по умолчанию, которые действуют в рамках всей организации. Цель этого типа прав – дать администратору инструмент быстрой настройки общей безопасности.
- Важно
- Права для Профилей всегда превалируют над Правами Совместного Доступа!
Права Совместного доступа включают Права глобального доступа и Права доступа пользователей. По умолчанию настройки прав Совместного доступа позволяют всем пользователям использование всех функций системы vtiger CRM, если это не запрещено профилями. В большинстве случаев такие настройки не требуют изменений. Однако при необходимости можно ограничить доступ к отдельным Модулям на уровне организации.
- Важно
- при внесении изменений в права доступа, необходимо нажать кнопку [Применить правила] для вступления изменений в силу! Учтите, что в зависимости от количества пользователей и правил доступа процедура пересчета и установки прав может занять некоторое время.
Для просмотра настроек воспользуйтесь меню [Совместный Доступ]. Система vtiger CRM поставляется с настроенными по умолчанию Глобальными правами доступа для основных модулей, как показано в приведенном на рис. 15.12 примере.
Эти права определяют совместный доступ к данным на уровне организации.
Могут быть установлены следующие типы разрешения доступа:
| Тип | Описание |
|---|---|
| Приватный: | Только владелец записи, и пользователи, роли которых находятся выше в иерархии ролей, могут просматривать, изменять, и удалять такие записи. Это означает, что по умолчанию определенный пользователь может просматривать только наборы данных, которые / принадлежат ему / принадлежат группе, членом которой пользователь является / принадлежат подчиненным ему пользователям / доступ к которым ему предоставлен через совместные права доступа. |
| Публичный: Только Чтение: | Все пользователи могут просматривать записи и использовать их в отчетах, но не могут редактировать их. Только владелец записи и пользователи, роли которых выше в иерархии, могут редактировать и удалять такие записи. |
| Публичный: Чтение/Запись: | Все пользователи могут просматривать и редактировать все записи. Удалять записи может только владелец и пользователи, роли которых выше в иерархии. |
| Публичный: Чтение/ Запись/ Удаление: | Все пользователи могут просматривать, редактировать, и удалять все записи. |
- Важно
- необходимо учитывать следующие правила:
- Права доступа по умолчанию для организации перекрываются настройками профилей.
- Для модуля Действия права доступа по умолчанию установлены в значение Приватный и не могут быть изменены.
- Вне зависимости от установок по умолчанию уровня организации, пользователи всегда могут просматривать и редактировать все данные, которыми владеют или на которые установлен совместный доступ пользователями, роль которых в иерархии ниже, если это не запрещено в профиле.
- Когда тип доступа к данным Контрагент установлен в Приватный, доступ к соответствующим сделкам, заявкам, коммерческим предложениям, заказам на продажу, заказам на закупку, и счетам также устанавливается в значение Приватный. Чтобы добавлять действия или иные записи к данным контрагента, необходимо иметь к записи как минимум доступ на чтение.
- Примечание
- В данном разделе нельзя изменять права доступа к Календарю. Права доступа к Календарю настраиваются в Экране настройки Календаря, в соответствии с описанием раздела «Совместный доступ к Календарю».
Также можно создать пользовательские правила совместного доступа при помощи раздела Пользовательские правила совместного доступа. Эти функции позволяют администраторам выборочно предоставлять права доступа подмножеству пользователей.
Пользовательские правила совместного доступа могут быть созданы для совместного доступа к данным, относящимся к определенному модулю, между следующими объектами:
- От роли к роли
- От роли к роли с подчиненными
- От роли к группе
- От роли с подчиненными к роли
- От роли с подчиненными к роли с подчиненными
- От роли с подчиненными к группе
- От группы к роли
- От группы к роли с подчиненными
- От группы к группе
Правила совместного доступа могут быть созданы для следующих модулей:
| Правило | Описание |
|---|---|
| Правила совместного доступа для Обращений: | Обращения, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть разделены с пользователями с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/Запись. Сообщения электронной почты, относящиеся к Обращению, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/запись. |
| Правила совместного доступа для Контрагентов: | Контрагенты, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу, могут быть совместно доступны для пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение запись. Сообщения E-mail, относящиеся к контрагенту, также будут разделены с правами Read Only (только чтение) или Read/Write (чтение/запись). |
| Правила совместного доступа для сделок: | Сделки, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Сообщения E-mail, относящиеся к сделке, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заявок: | Заявки, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Сообщения E-mail, относящиеся к заявке, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для сообщений электронной почты: | Сообщения E-mail, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для коммерческих предложений: | Коммерческие предложения, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Заказы на продажу, относящиеся к предложению, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заказов на закупку: | Заказы на закупку, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для заказов на продажу: | Заказы на продажу, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. Счета, относящиеся к заказу на продажу, также будут доступны с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
| Правила совместного доступа для счетов: | Счета, назначенные на пользователей с данной ролью / ролью с подчиненными ролями / группу могут быть совместно доступны пользователей с другой ролью / ролью с подчиненными ролями / группой с правами Только чтение или Чтение/ запись. |
- Важно
- Правила совместного доступа, созданные для модуля Контрагенты, автоматически налагаются также на модуль Контакты.
- Важно
- необходимо учитывать следующие общие правила совместного доступа:
- Пользовательские правила совместного доступа могут только расширить видимость, и не могут убрать видимость.
- Пользовательские правила совместного доступа не могут быть созданы для совместного доступа между двумя пользователями.
- Пользовательские правила совместного доступа применяются ко всем существующим данным, и ко всем данным, которые будут добавлены позднее.
- Для любой роли, роли с подчиненными ролями или группы можно создать неограниченное количество правил совместного доступа.
Журнал регистрации в системе
Как администратору системы vtiger CRM, вам может быть необходимо выяснить, кто получал доступ к системе. В экране Журнала регистрации в системе можно просмотреть журнал входа в систему конкретного пользователя. Нажмите ссылку [Журнал регистрации в системе] и выберите пользователя, после чего на экран будет выведен журнал регистрации пользователя в системе, как показано в примере на рис. 15.13.
Студия
Студия позволяет вам настраивать ваши основные данные и изменять содержимое выпадающих списков выбора для каждого модуля, как описано в разделах ниже.
Редактор Размещения
С помощью Редактора Размещения вы можете изменить разметку полей в каждом из модулей. Для перехода в редактор нажмите на кнопку Настройки → Менеджер Модулей → Выбрать иконку настройки интересующего вас модуля, рис. 15.14.
Выберете [Изменить поля], рис. 15.15.
В системе vtiger CRM блоки содержат набор пользовательских полей. Вы можете создать новый пользовательский блок, а также переместить его между другими блоками. Например, создадим блок "Подробнее" для модуля Контрагенты. Пример приведен на рис. 15.16.
Вы можете изменять разметку полей в блоке перетаскивая их в пределах блока.
С помощью вкладки "Список связей" вы можете поменять расположение модулей, отображающихся в окне справа в детальной информации. Пример представлен на рис. 15.17.
Также вы можете изменить некоторые свойства полей, выбрав иконку редактирования. Свойства полей приведены в таблице 15.5.
| Свойство | Описание |
|---|---|
| Обязательное Поле | Это поле будет обязательным для заполнения. |
| Активен | Отобразить/Скрыть поле. |
| Быстрое Создание | Данное поле будет доступно в модуле быстрого создания. |
| Массовое Изменение | Если включено, то поле доступно для массового изменения. |
| Значение по умолчанию | Задать полю значение по умолчанию. |
Если вам необходимо отобразить скрытые поля нажмите на иконку "Действия->Неактивные поля". В появившемся окне выберите интересующее вас поле и нажмите на кнопку "Отобразить поля".
Пользовательские поля
Вы можете настроить ваши собственные поля ввода для большинства модулей системы vtiger CRM. Если вам необходимо создать такие пользовательские поля, перейдите в Редактор Размещения. В зависимости от выбранного модуля системы vtiger CRM будут показаны существующие пользовательские поля.
Вы можете добавить новое пользовательское поле в выбранный модуль путем нажатия на иконку [Добавить пользовательское поле]. Откроется новое окно, пример которого приведен на рис. 15.18.
В первую очередь вам необходимо выбрать тип данных. Система vtiger CRM предлагает вам варианты, перечисленные в таблице ниже. Вам необходимо назначить каждому пользовательскому полю уникальное наименование.
| Тип | Содержание и формат |
|---|---|
| Текст | [Длина:] Укажите максимальное количество символов, например, "10" для десяти символов. |
| Число | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "10" для десяти цифр;
[Знаков после запятой:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Процент | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "3" для трех знаков;
[Десятичные Знаки:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Валюта | [Длина:] Укажите максимальное количество цифр, например, "6" для шести значащих цифр;
[Знаков после запятой:] Укажите количество десятичных знаков, которое вам необходимо получить, например, "0" – отсутствие значащих цифр после запятой, "1" – один десятичный знак, как в 55.4, и так далее. |
| Дата | Дайте полю название. |
| Дайте полю название. | |
| Телефон | Дайте полю название. |
| Список выбора | Вы можете создать список выбора, размещая каждый вариант выбора на новой строке. |
| Ссылка | Дайте полю название. |
| Поле выбора: | Здесь вы можете определить поле выбора(yes/no). Просто дайте полю название. |
| Текстовое поле: | Это поле, в котором можно ввести текст до 255 символов. |
| Список с возможностью Множественного выбора: | Вы можете создать список выбора, размещая каждый вариант выбора на новой строке. В отличие от простого списка выбора у вас появится возможность выбирать несколько элементов одновременно. |
| Skype: | Вы можете пользоваться полем этого типа для связи системы vtiger CRM со Skype. Дайте полю уникальное название. В экране редактирования соответствующего модуля системы vtiger CRM вы сможете ввести адрес в Skype. |
- Совет
- Следует записать выбор для будущего использования. Записи понадобятся, если вам потребуется преобразовать Обращения в Сделки, как описано в следующем разделе, либо если будет необходимо воспроизвести структуру базы данных на иной машине.
Пользовательские поля Обращений
Пользовательские поля Обращений являются специальным случаем. Вам необходимо решить, какие действия необходимо совершить с сохраненными в пользовательских полях данными при преобразовании Обращения в возможную Сделку. Вы можете обнулить информацию либо переслать данные полей в соответствующие пользовательские поля сделок, контрагентов, или контактов.
Вам необходимо принять на вооружение следующую процедуру для подготовки пересылки пользовательских полей Обращений для последующего использования:
- Создайте пользовательские поля сделок, контрагентов и контактов, соответствующие пользовательским полям Обращений. Например, если вы создали пользовательское поле "account number" (номер Контрагента) в Обращениях, вам следует создать пользовательское поле в сделках, назвав его "account No". Не рекомендуется использовать то же самое название.
Предостережение- Формат пользовательских полей в Обращениях и соответствующих пользовательских полей в Сделках, Контрагентах или Контактах должен быть абсолютно идентичным!
- Откройте Менеджер модулей в меню [Обращения] → [Настройки].
- Нажмите на кнопку [Изменить соответствия полей] (она выводится только для модуля Обращения). Откроется новое окно, пример которого показан на рис. 15.19.
Рис. 15.19: Задание соответствия пользовательских полей Обращения
- Будут показаны все пользовательские поля, созданные для Обращений. Выберите отображение на соответствующее поле в контактах, контрагентах, или сделках, которое вы хотите задать.
После окончания задания соответствий Пользовательских полей они становятся связанными и будут использованы при преобразовании Обращений в Сделки, как это описано в разделе «Создание Сделок из Обращений».
Список обработчиков
Список обработчиков позволяет автоматизировать запланированные задачи, а также оптимизировать бизнес процессы.
Для создания нового обработчика необходимо открыть Настройки → Другие Настройки → Обработчики. Рис. 15.20.
Затем следует нажать на кнопку [Добавить Обработчики]
На следующем этапе необходимо задать Наименование обработчика(Описание), а также когда запускать обработчик.
Имеются следующие варианты выбора:
- Только после первого сохранения.
- При выполнении условия в первый раз.
- После каждого сохранения записи.
- После каждого изменения записи.
- Важно
- Для корректной работы Обработчика необходимо настроить планировщик задач cron.
При нажатии на кнопку [Новая группа условий] вы можете задать условия, на основании которых будет срабатывать задача. Задача - это описание производимой операции.
При задании значений для условий вы можете использовать:
- Простой текст.
- Значение поля из карточки (Наименование поля).
- Доступные функции для работы с полями (Выражение).
На рис. 15.21 приведен пример установки двух значений: первое значение высчитывает месячный доход(annual_revenue/12), второе формирует ФИО, исходя из значения поля mailingcountry (if mailingcountry == 'India' then concat(firstname,' ',lastname) else concat(lastname,' ',firstname) end)
После установки времени запуска обработчика, а также указания условий(при необходимости) нажмите на кнопку [Сохранить].
На заключительном этапе необходимо создать задачу. Для этого нажмите кнопку [Новая задача] и в появившемся окне выберите подходящую вам задачу. После этого нажмите кнопку [Финиш]
В таблице 15.7. перечислены обязательные поля для задачи (Отправить Email).
| Поле | Описание |
|---|---|
| Оглавление Задачи: | Наименование задачи. |
| Получатель: | В выпадающем списке выберите подходящий вам Email. |
| Тема: | Тема письма. |
| Сообщение: | Текст сообщения. |
В таблице 15.8. перечислены обязательные поля для задачи (Отправка SMS).
| Поле | Описание |
|---|---|
| Получатели: | В выпадающем списке выберите подходящий телефонный номер. |
Редактор Списков
Списки выбора являются опрокидывающимися меню, которые предоставляются в экранах редактирования в некоторых модулях системы vtiger CRM. Эти экраны позволяют задавать содержание Списков выбора. Нажмите на ссылку [Редактор списков] для вывода модулей системы vtiger CRM, в которых имеются доступные для редактирования Списки выбора, как показано на примере рис. 16.32.
- Важно
- При добавлении в список нового элемента, он также будет добавлен с список вышележащих ролей.
- Элементы списка удаляются только в том случае, если они не содержатся в списке подчиненных ролей.
- Важно
- Некоторые элементы списков выбора не подлежат изменению. Их значение определено настройками системы. Пожалуйста, свяжитесь с поставщиком системы vtiger CRM, если предложенные значения не соответствует требованиям бизнеса.
Нажмите на кнопку [Сохранить порядок] для внесения произведенных изменений в систему vtiger CRM.
Настройка зависимостей списков
Зависимые списки позволяют администратору связать два списка. Таким образом, значению одного списка может соответствовать одно или более значений другого списка.
- Важно
- Зависимость списков работает только для выпадающих списков.
Для настройки зависимостей списков зайдите в Настройки → Настройка зависимостей списков, выберите интересующий вас модуль и нажмите на кнопку "Новая зависимость списков". Пример представлен на рис. 15.22.
В новом окне укажите "Модуль", "Исходное поле", а также "Целевое поле". Эти поля являются раскрывающимися списками, которые доступны в выбранном вами модуле.
На заключительном этапе задайте соответствие между списками. Для этого выделите значения "Целевого поля" и нажмите на кнопку "Сохранить". С помощью кнопки "Выбор исходных значений" вы можете указать настраиваемые значения списка.
На рис. 15.25. представлен пример отображения раскрывающего списка после вышеуказанных настроек.
Редактор меню
Редактор меню позволяет выбрать модули, отображаемые в [Главном меню] системы vtiger CRM. Для настройки Редактора меню зайдите в Настройки → Редактор меню и перетаскивая модули задайте необходимую Вам последовательность.
- Важно
- Фактическое количество отображаемых пунктов меню зависит от разрешения экрана и может быть меньше, чем количество выбранных пунктов.
Шаблоны Документов
Шаблоны Документов созданы, чтобы помочь более эффективно работать с системой vtiger CRM. Система vtiger CRM позволяет создавать и использовать шаблоны для почты и документов, для автоматических уведомлений о специальных событиях, и для управления складом. Подробности описаны в разделах ниже.
Шаблоны E-mail
Если вы используете систему vtiger CRM для отправки стандартных сообщений электронной почты, очень полезно подготовить шаблоны таких сообщений. Для просмотра всех существующих в системе шаблонов E-mail нажмите левую кнопку мыши на ссылке [Шаблоны E-mail]. Система vtiger CRM поставляется с некоторыми готовыми шаблонами, пример которых показан на рис. 15.27.
Можно изменить существующие либо создать неограниченное количество новых шаблонов. Учтите, что шаблоны могут быть публичные и приватные. Публичные шаблоны доступны всем пользователям системы vtiger CRM. Приватные шаблоны используются пользователями индивидуально.
Нажмите на названии шаблона E-mail для просмотра существующего шаблона, пример которого показан на рис. 15.28.
Включать поля слияния в шаблон можно в окне редактирования шаблона, как показано в примере на рис. 15.29.
- Совет
- шаблоны можно клонировать. Отредактируйте существующий шаблон и сохраните его под иным названием.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения шаблона в систему vtiger CRM.
Данные Организации
При использовании системы vtiger CRM для создания коммерческих предложений, заказов или счетов в виде документов PDF требуется указать информацию о вашей компании.
- Важно
- Система vtiger CRM использует информацию компании при создании документов PDF. Если эта информация недоступна во время генерации документов PDF, будет выведено сообщение об ошибке.
На экране Данные Организации нажмите на кнопку [Изменить] для внесения информации о вашей компании, как показано в примере на рис. 15.30. Необходимо заполнить все поля.
Обеспечьте, чтобы логотип вашей компании соответствовал предоставленному в документах PDF пространству. Логотип должен быть представлен в виде файла формата *.png или *.jpg. Рекомендуемый размер примерно 150x60 точек.
Другие Настройки
При помощи функций настройки можно настроить сервер исходящей почты, настроить сервер резервного копирования, а также произвести настройку валют по умолчанию.
Сроки и условия
Можно настроить значения по умолчанию для сроков и условий поставок в системе vtiger CRM.
- Примечание
- Доступный объем описания сроков и условий поставки ограничен 255 символами.
Внесите требуемую информацию. Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения данных в систему vtiger CRM. Эти сроки и условия будут доступны как значения по умолчанию при создании нового коммерческого предложения, заказа, или счета.
Сервер Исходящей почты
Если планируется отправлять сообщения электронной почты из системы vtiger CRM или получать уведомления, необходимо настроить сервер исходящей почты.
- Совет
- Все пользователи системы vtiger CRM будут использовать один и тот же сервер исходящей почты. Если пользователь отправляет сообщение электронной почты, используя систему vtiger CRM, в качестве адреса отправителя будет автоматически подставлен адрес, указанный для данного пользователя в настройках.
Нажмите на кнопку [Изменить] в экране Сервер исходящей почты для доступа к настройкам почтового сервера, как показано в примере на рис. 16.47.
При необходимости уточните данные доступа у провайдера сервиса услуг электронной почты. Обеспечьте доступ системы vtiger CRM к почтовому серверу.
- Важно
- Сервер исходящей почты должен быть доступен из сети интернет.
Настройки Валют
Нажмите на ссылку [Настройка валют] для настройки используемых в системе валют. Можно добавлять неограниченное количество валют при помощи нажатия на кнопку [Добавить валюту], показанную в приведенном на рис. 15.33 примере.
Также можно удалить или отредактировать существующие валюты при помощи нажатия на соответствующие кнопки.
Для новых валют необходимо указать следующую информацию, как показано на рис. 15.34:
| Тип | Описание |
|---|---|
| Название валюты | Название валюты, например, "Rubles". |
| Код валюты | Краткий код валюты, например "RUB". |
| Символ валюты | Укажите символ валюты, например "R". Этот символ будет использован в системе vtiger CRM для всей информации о ценах. |
| Курс: | Укажите курс конвертации валюты по отношению к базовой валюте системы vtiger CRM. Базовой является первая валюта в списке валют. Базовая валюта задается при первичной настройке системы в процессе установки. |
| Статус: | Вы можете установить статус валюты в значения "Активен" и "Неактивен". Неактивные валюты не могут быть назначены пользователю. Более подробно о назначении пользователю валют по умолчанию см. раздел «Настройка учетных записей». |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек валют в системе vtiger CRM.
Настройки Налогов
Во всех фазах процесса продаж система vtiger CRM учитывает все типы налогов, которые могут быть применимы к продаже товаров или услуг. Сюда входят муниципальные, республиканские или государственные налоги, а также специальные налоги и акцизные сборы. Эта налоги могут быть рассчитаны для каждого продаваемого товара или услуги в отдельности или могут быть рассчитаны для итоговой суммы. Вы можете изучить раздел «Коммерческие предложения» для дальнейшей информации об использовании настроек налогов. Система vtiger CRM может учитывать налоги при расчете цен для коммерческих предложений, заказов или счетов. Для изменения настроек существующих налогов нажмите на кнопку [Изменить] в экране Настройки налогов, показанном в примере на рис. 15.35.
Для добавления новых налогов используйте кнопку [Добавить налог]. Можно указать столько дополнительных налогов, сколько необходимо. Указывайте величины налогов в процентах (%). Учтите, что удалить налоги по умолчанию, которые присутствуют в поставке системы vtiger CRM, нельзя. Однако вы можете установить налоги, которые не требуются, в неактивное состояние снятием отметки с соответствующего поля выбора.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек, относящихся к налогам, в системе vtiger CRM.
Оповещения
Администратору системы или пользователю с привилегиями администратора предоставлена функция, которая позволяет производить оповещение всех пользователей системы vtiger CRM. Такое оповещение будет выводиться в виде бегущей строки в верхней части экрана системы, как показано в примере на рис. 15.36.
Текст оповещения можно отредактировать при помощи нажатия на ссылку [Оповещения] для открытия экрана редактирования, показанного в примере на рис. 15.37.
Введите текст Оповещения и нажмите кнопку [Сохранить]. Обновите страницу.
Настройка Нумерации Записей
Несмотря на то, что система vtiger CRM использует внутреннюю систему нумерации для для всех хранящихся в системе данных, вы можете настроить собственную схему нумерации для счетов. Можно задать схему нумерации , нажав на ссылку [Настройка нумерации записей], как это показано в приведенном на рис. 15.38 примере.
Необходимо выбрать модуль, задать строку, которая будет располагаться в начале номера, и начальный номер, с которого будет начинаться нумерация записей. Нажмите кнопку [Сохранить] для активизации схемы нумерации. Теперь указанная схема нумерации будет использоваться для всех записей указанного ранее модуля.
Редактор конфигурации
Редактор конфигурации позволяет настроить конфигурационный файл системы vtiger CRM.
| Тип | Описание |
|---|---|
| Адрес Email службы поддержки | Здесь указывается E-mail адрес службы поддержки. |
| Наименование службы | Здесь указывается наименование службы поддержки. |
| Макс. размер загрузки (Макс. 5Мб) | Максимальный размер вложенного файла при отправки E-mail. |
| Макс. число строк на страницу в списке | Максимальное число строк, отображаемых на странице в списке каждого модуля. |
| Макс. длина текста в списке | Здесь задается максимальная длина текста в списке для каждого модуля. |
| Модуль по умолчанию | Здесь указывается модуль, который будет открываться при загрузке системы vtiger CRM. |
| Макс. длина текста в списке | Максимальное количество символов выводящееся в полях записи. |
| Макс. число строк на страницу в списке | Максимальное количество записей, выводящихся на одной странице списка. |
- Важно
- Следует учесть, что размер загружаемого файла также зависит от системного программного обеспечения.
Клиентский портал
С помощью данного раздела вы можете настроить модули, доступные на клиентской стороне. На рис. 15.40. приведен пример настройки клиентского портала. Для отображения модуля выберите соответствующий флажок. Для изменения расположения просто перетаскивайте модули.
Веб формы
Модуль "Вебформы" позволяет легко интегрировать формы обращений с любыми сайтами. Для того, чтобы создать такую форму, нужно зайти в "Настройки CRM" (значок с шестеренкой в правом верхнем углу главной страницы) -> "Вебформы" (располагается в самом низу страницы). В появившемся списке вебформ нажать [Добавить запись] для создания вебформы. Пример создания вебформы приведен на рис. 15.41.
Поле "Возвращаемый URL" в карточке вебформы также является обязательным. Поля, обязательные в карточке обращения, обязательно должны присутствовать в вебформе. После создания вебформы можно открыть ее карточку и, нажав на кнопку "Показать форму" получить html код формы для вставки на сайт.
