SalesPlatform vtiger crm 600 Работа с электронной почтой
Внимание: данная страница находится в разработке, информация может соответствовать более ранней версии системы.
Содержание |
Краткий обзор
Система vtiger CRM предоставляет разнообразные возможности включения сообщений E-mail в процесс работы с вашими клиентами, коллегами, поставщиками, и иными контактами. Вы можете
- отправлять сообщения электронной почты вашим контактам непосредственно из системы vtiger CRM
- Эти функции описаны в разделах «Отправка сообщений E-mail» и «Отправка массовых сообщений E-mail».
- пересылать отправленные либо принятые сообщения электронной почты из ваших офисных приложений в систему vtiger CRM
- Система vtiger CRM поставляется с расширением vtiger Outlook и с расширением для почтового клиента Thunderbird vtiger Thunderbird. Вы можете использовать эти дополнительные программы на персональном компьютере. Обратитесь к разделу «Интеграция с офисными программами» за дальнейшей информацией.
- принимать сообщения электронной почты с персональных почтовых ящиков в систему vtiger CRM
- Функции, предлагающие прием сообщений электронной почты, описаны в разделе «Получение сообщений E-mail».
Для отправки сообщений электронной почты вам надо настроить доступ к серверу исходящей почты в соответствии с описанием, приведенным в разделе «Сервер исходящей почты». Вам также необходимо настроить доступ к каждому серверу входящей почты для каждого отдельного пользователя, как описано в разделе «Получение сообщений E-mail».
Отправка сообщений E-mail
Если вы хотите использовать систему vtiger CRM для отправки сообщений электронной почты, у вас есть три варианта:
- Создать сообщение E-mail в одном из окон детального вида ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используя контактную информацию, уже присутствующую в системе, vtiger CRM обеспечит сохранение посланных сообщений со ссылкой на существующие адресные записи. Вы можете увидеть такие сообщения в окне детального вида контакта, показанном на рис. 11.1.
Рис. 11.1: Контакт: Детальный вид - список сообщений E-mail
- Выбрать получателей в окне вида списка, как показано на рис. 11.3, либо можно выбрать получателей в меню [Составить сообщение], как показано на рис. 11.2.
Рис. 11.2: Создание сообщения E-Mail
- Можно создать сообщение E-mail непосредственно в меню [Электронная почта]. В этом случае перекрестную ссылку на контактное лицо необходимо создать вручную. Пример показан на рис. 11.2.
Важно- Для того, чтобы отправлять сообщения E-mail, система vtiger CRM должна иметь доступ к серверу исходящей электронной почты. Настройка соединения с сервером описана в разделе «Сервер исходящей почты».
В экране подготовки сообщений электронной почты можно использовать поля ввода в соответствии с приведенным ниже описанием:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Кому: | Здесь указываются адреса получателей. |
| Копия: | Можно указать адреса получателей, которые получат копии сообщения. |
| Скрытая копия: | Можно указать дополнительные адреса получателей электронной почты. Эти получатели не будут видны остальным получателям. |
| Тема: | Необходимо указать тему электронного письма. |
| Вложение: | Можно добавить вложение (присоединить файл) к электронному сообщению.
|
| Сообщение: | Здесь нужно вписать текст сообщения. Учтите, что сообщение будет послано по умолчанию в формате HTML. Можно пользоваться средствами дизайна для улучшения оформления сообщения. |
Совет- Система vtiger CRM может хранить вашу стандартную подпись в сообщениях электронной и добавлять ее к вашим сообщениям автоматически. Стандартная подпись настраивается в меню Мои настройки в системной области (см. рис. 2.6). Вы можете найти дальнейшую информацию в разделе «Настройка учетных записей».
- Важно
- Настройка размера вложенного файла осуществляется в «Редакторе Конфигурации».
Ниже приведено описание назначения кнопок интерфейса окна электронной почты:
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Выберите шаблон E-mail: | Система vtiger CRM дает возможность использования с шаблонов E-mail. Эти шаблоны должны быть разработаны заранее и сохранены в системе vtiger CRM, в соответствии с инструкциями раздела «Шаблоны сообщений электронной почты». |
| Отправить: | Сообщение будет отправлено. Введенная ранее подпись будет добавлена автоматически.
|
| Сохранить: | Можно сохранить сообщение электронной почты, не отправляя его. Сообщение будет сохранено и будет выведено в списке при выборе меню Главная страница → Эл. почта. |
| Отменить: | Можно отменить операции с сообщением. При этом все изменения будут потеряны. |
Отправка массовых сообщений E-mail
Из системы vtiger CRM можно послать одновременно нескольким адресатам общее сообщение электронной почты. Вы можете использовать эту функцию для массовой рассылки сообщений клиентам либо иным контактам, занесенным в систему vtiger CRM. Сообщение для массовой рассылки рекомендуется начинать подготавливать в окне вида списка следующим образом.
- Создайте окно пользовательского вида списка ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используйте операции фильтра для выбора требуемых контактов. Дополнительно можно изучить информацию раздела «Настройка списков».
- Сохраните пользовательский вид.
- Выведите требуемый вид на экран. Выберите контакты, которым вы хотите отправить массовое сообщение. Нажмите на кнопку [другое] → [Отправить E-mail] в нижней части списка, как показано на рис. 11.3.
- Откроется окно подготовки сообщения, как показано на рис. 11.4.
Составьте сообщение электронной почты. Можно также добавить дополнительные адреса, которые не были выбраны вначале.
- Нажмите на кнопку [Отправить] для отсылки сообщения адресатам. Используйте кнопку [Сохранить] для сохранения сообщения в системе vtiger CRM без его отправки. При помощи кнопки [Выбрать шаблон электронной почты] можно выбрать подходящий шаблон сообщения.
Ссылка на копию отосланного сообщения будет сохранена в информации каждого контакта и показана на экране детального вида.
Получение сообщений E-mail
Если вы получаете сообщения электронной почты в офисных программах, то можно воспользоваться расширением vtiger Outlook или vtiger Thunderbird для пересылки избранных сообщений в данные ваших имеющихся в системе vtiger CRM контактов. Изучите раздел «Интеграция с офисными программами» для получения дальнейшей информации.
Кроме того, имеется возможность получать сообщения электронной почты непосредственно в систему vtiger CRM. Перед тем, как получать какие-либо сообщения электронной почты в систему vtiger CRM, необходимо настроить доступ к серверу входящей электронной почты. Необходимым условием является существование доступа к серверу электронной почты, расположенному вне системы vtiger CRM.
Для настройки доступа к серверу входящей электронной почты выберите меню Инструменты → Менеджер почты в панели навигации. Для данной операции права администратора не требуются. Откроется клиентский экран электронной почты, пример которого показан на рис. 11.5.
Доступ ко всем вашим сообщениям электронной почты организован через экранную форму Инструменты → Менеджер почты, показанную на рис. 11.5.
Кнопки в верхней части экрана имеют следующее назначение:
- [Создать]
- Открывает окно редактирования нового письма.
- [Обновить]
- Проверка обновлений на вашем почтовом ящике.
- [Настройки]
- Открывает окно настроек сервера входящих сообщений электронной почты. Учтите, что сервер исходящей почты настраивает администратор системы vtiger CRM.
- [Черновики]
- Открывает папку черновики.
Менеджер почты содержит следующий набор почтовых папок:
INBOX (входящие): В этой папке перечислены все ваши входящие сообщения электронной почты.
Ниже перечислены имеющиеся папки в Вашем почтовом ящике:
- Важное
- Вся почта
- Корзина
- Отправленные
- Помеченные
- Спам
- Черновики
- Важно
- Сообщения электронной почты принимаются без какой-либо защиты. Это означает, что система vtiger CRM не проводит никакую проверку на вирусы и / или вредоносный код, часто передаваемый в сообщениях электронной почты. Хотя такой код не вызывает никаких разрушений в системе vtiger CRM, рекомендуется принять защитные меры на сервере входящей почты, особенно если вы планируете загружать содержание сообщений на персональный компьютер.
Нажмите на кнопку шестеренка для открытия формы настройки входящей почты. Пример формы настройки приведен на рис. 11.6.
Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек электронной почты в системе vtiger CRM.
Менеджер почты позволяет связать адресата письма с модулями системы vtiger CRM. Для того чтобы выполнить вышеописанное действие необходимо открыть пришедшее письмо и воспользоваться инструментом Связанные Записи.
Если сообщение пришло от контакта, который занесен в базу vtiger CRM, доступны следующие действия:
- Добавить задачу.
- Добавить заявку.
- Добавить комментарий.
- Приложить email.
С помощью данного действия письмо будет добавлено в раздел Сообщения E-mail модуля Контакты.
Если сообщение пришло от контакта, который не занесен в базу vtiger CRM, доступны следующие действия:
- Добавить Контакт.
- Добавить Контрагента.
- Добавить Обращение.
- Добавить Заявку.
- Добавить Задачу.
Сканер почты
Сканер почты предназначен для сканирования сообщений почтового ящика и преобразования их в записи системы vtiger CRM.
Перед началом работы со Сканером почты Вам необходимо предоставить информацию о почтовом ящике. Для этого зайдите в меню Настройки → Сканер почты и нажмите "Создать почтовый ящик".
На рис. 11.12. представлен пример заполнения полей настроек.
- Важно
- Для корректной работы Сканера Почты необходимо настроить планировщик задач cron.
После настройки почтового ящика вы можете указать папки, в которых будет произведено сканирование.
Перед тем как сканировать почтовый ящик Вам необходимо создать правило, на основании которого будет добавлена новая заявка или E-mail для существующих Контактов/Контрагентов.
Описание полей для заполнения приведено в таблице 11.3.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Сканер Имя | Наименование сканера. |
| От | Здесь необходимо указать от кого пришло письмо. |
| Для | Требуется указать для кого пришло письмо. |
| Тема | Вы можете задать условие относительно Темы письма (содержит, не содержит, равно, не равно, начинается, заканчивается, регулярное) |
| Тело | Вы можете задать условие относительно Тела письма(содержит, не содержит, равно, не равно, начинается, заканчивается) |
В зависимости от поле "Действие" вы можете настроить правила следующим образом:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Создать заявка | Создается новая заявка с темой и телом сканированного письма. |
| Обновить заявка | Обновление существующей заявки. |
| Добавить Контакт[От] | Добавляется новая email запись для существующего Контакта[От]. |
| Добавить Контакт[Для] | Добавляется новая email запись для существующего Контакта[Для]. |
| Добавить Контрагент[От] | Добавляется новая email запись для существующего Контрагента[От]. |
| Добавить Контрагент[Для] | Добавляется новая email запись для существующего Контрагента[Для]. |
Для начала сканирования Вашего почтового ящика нажмите кнопку "Сканировать Сейчас".
