SalesPlatform vtiger crm 600 Процессы продаж
Внимание: данная страница находится в разработке, информация может соответствовать более ранней версии системы.
Содержание |
Краткий обзор
Вы можете использовать систему vtiger CRM для сопровождения всего процесса продаж, начиная с первого контакта с потенциальным клиентом, и заканчивая обслуживанием после продажи. Система vtiger CRM учитывает, что на протяжении этого процесса существуют различные требования к данным, автоматизации продаж, отчетности, и пр. Ниже перечислены предлагаемые системой vtiger CRM стадии процесса продаж, которые объяснены в последующих разделах:
- Обращения
- Сделки, отсортированные по различным стадиям, приоритетам, и иным критериям.
- Коммерческие предложения
- Заказы на закупку и продажу
- Счета
- Служба технической поддержки с подсистемами заявок и ЧаВо
Стадии продаж тесно объединены с управлением контактами и действиями, каталогами товаров и услуг, и мощными средствами отчетности.
Совет- Используйте возможности vtiger CRM для автоматической генерации последовательности операций из всех стадий продаж. Вы можете использовать уже введенные данные. Вам может понадобиться ввод данных непосредственно в стадию продажи только в случае отсутствия предшествующей стадии.
Процессы продаж на каждом предприятии различаются. Однако существуют общие принципы организации документооборота, которые и предоставляет система vtiger CRM.
Наиболее общий сценарий для товаров или услуг с относительно длинным циклом продаж может выглядеть следующим образом:
- При первом контакте с потенциальным клиентом вы создаете Обращение. В этот момент вы не знаете, проявит ли контакт серьезную заинтересованность в товарах или услугах, предлагаемых вашей компанией. Вы можете собрать столько информации о контакте, сколько представится возможным.
- Затем отдел продаж начинает работать с этим Обращением. Это могут быть проведение встреч, телефонные звонки, или отправка сообщений электронной почты, пока вы не установите, что существует возможность начала бизнес отношений.
- Если установлено, что Обращение не перерастает в деловые отношения, вы устанавливаете статус Обращения в [Утерянное Обращение] и не предпринимаете никаких дальнейших действий. Если Обращение выглядит перспективным для бизнеса, вы конвертируете Обращение в возможную Сделку.
- Во время конвертации система CRM создаст запись Сделки, запись Контрагента, и запись Контакта, используя ранее введенные данные. Запись Обращения будет удалена.
- Затем вы начинаете работать со сделкой. Вы показываете развитие процесса, устанавливая различные стадии сделки.
Информация о Контакте и Контрагенте, относящаяся к возможной Сделке, является основой для вас и ваших коллег в работе с потенциальным клиентом. Вы можете использовать эту информацию для составления расписания и управления действиями, для назначения заданий, для прогнозирования выручки, для понимания процесса принятия решений о закупке и многого другого.
Обращения
Обращения – это первая стадия создания отношений с клиентом. Ваша компания может получить Обращения во время маркетинговых действий, таких, как выставки, торговые шоу, реклама или пресс-релизы. На этой стадии вы не знаете, приведет ли этот первичный контакт к сделке.
- Важно
- Обычно, или к сожалению, большинство Обращений не приведет к бизнес активности. Система vtiger CRM учитывает это обстоятельство, трактуя Обращения иным образом, чем всю иную контактную информацию, имеющуюся в CRM. Важно предотвратить ненужную загрузку системы vtiger CRM бесполезными данными Обращений. Исходя из этих соображений Обращения не связаны с информацией Контрагентов или Контактов.
Когда вы создаете Обращение, вы можете внести следующую относящуюся к потенциальному клиенту данные:
- Контактную информацию персоны или организации
- Описание Обращения
- Оценку суммы возможной сделки для вашей компании
Эти данные будут сохранены как основные данные Обращения в системе vtiger CRM. Системный администратор может изменить тип и количество основных данных в соответствии с требованиями бизнеса. Как уже объяснено в разделе «Новые обращения», скорее всего именно Обращение является наилучшей начальной точкой при вводе клиентских данных в систему. Пожалуйста, изучите раздел «Новые обращения», если вам необходимо создать новое Обращение. Пользуйтесь копированием Обращений как практическим подспорьем, если необходимо создать несколько Обращений, данные которых отличаются незначительно.
Если необходимо найти Обращение в системе vtiger CRM, или добавить информацию к имеющейся записи Обращения, перейдите в области навигации меню в раздел [Все] → [Маркетинг и продажи] → [Обращения]. При этом будет выведен список всех Обращений, занесенных в систему vtiger CRM. Пример списка показан на рис. 5.1.
Важно- Максимальное число строк, отображаемых на странице в списке каждого модуля, настраивается в «Редакторе Конфигурации».
- Важно
- Восклицательный знак(Рис 5.2) отображается для записей, которые были изменены другим пользователем и не были просмотрены с тех пор ответственным пользователем.
Списки всех модулей системы vtiger CRM имеют мощное средство поиска для быстрого поиска любой нужной информации, как описано далее в разделе «Поиск в списках». В этом окне списка можно также удалять Обращения, или менять их статус и Ответственного.
- Важно
- Содержание списка может быть настроено в соответствии с требованиями бизнеса. Кроме того, система vtiger CRM может использовать эти списки для автоматического анализа. Обратитесь к разделу «Настройка списков» за дальнейшей информацией.
Вид списка Обращений
Вы можете вывести список Обращений в меню Продажи → Обращения. Пример такого списка показан на рис. 5.1. Здесь можно совершать следующие действия:
- Удалить Обращения
- Отметьте записи Обращений, которые требуется удалить, и нажмите кнопку [Удалить].
- Отправить E-mail Обращениям
- Отметьте обращения, которым вы хотите отправить сообщение, и нажмите кнопку [Отправить e-mail]. Обратитесь к материалам раздела «Отправка сообщений e-mail» для дальнейшей информации.
- Изменить Обращения
- Выберите нужные записи отметив их в списке и нажмите на кнопку [Действия] → [Изменить]. В появившемся окне выберите поля для массового изменения.
- Отправить SMS Обращениям
- Отметьте обращения, которым вы хотите отправить SMS и нажмите [Действия] → [Отправить SMS]
- Добавить комментарий к Обращениям
- Отметьте требуемые обращения, для которых необходимо оставить комментарий.
Эти действия могут совершаться как над одной записью, так и над несколькими. Если нужно выбрать все записи на странице, используйте чекбокс в шапке таблицы. Если необходимо выбрать все записи на всех страницах, то используйте появившуюся ссылку, показанную на рис. 5.3 .
Связывание обращений с иными данными vtiger CRM
Вы можете связать Обращение с иными данными, такими, как информация Звонков, Встреч, Заданий, сообщениями электронной почты, вложениями, заметками, и товарами. Для создания таких связей можно использовать один из описанных ниже способов:
- С использованием экрана подробного вида Обращения
- Откройте существующую запись Обращения и создайте новые данные, относящиеся к данному Обращению.
- При помощи непосредственного ввода информации
- Нажмите на [Новое событие], [Новое задание], [Новая заметка] или [Новый товар] в области ввода системы vtiger CRM, или откройте существующую запись. Выберите соответствующее Обращение как ссылку, перед тем, как сохранить запись. Информация будет связана с Обращением и будет доступна в экране детального вида обращения.
Примечание- Все установленные связи также доступны в сделках после конвертации, как описано в разделе «Создание Сделок из Обращений».
Детальный вид Обращений
На рис. 5.1. приведен пример списка Обращений. Для вывода более подробной информации об Обращении нажмите на интересующую вас запись. При этом будет открыто новое окно, примерный вид которого показан на рис. 5.4.
На этом экране показаны основные данные Обращения.
В правой части детального вида Обращения находятся ссылки на связанные с данным Обращением модули, как показано в примере на рис. 5.5.
Описание полей дополнительной информации Обращения приведено в табл. 5.1.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Действия: | Вы можете связать данное Обращение с Действиями, такими, как Звонки, Встречи, или Задания. Здесь выводится полный список всех относящихся к данному Обращению Действий. Вы можете добавить новые Действия. |
| Сообщения E-mail: | В этом списке вы видите все сообщения электронной почты, которые вы послали в адрес Обращения. Также вы можете использовать в этой панели кнопку [Добавить Email] для отправки сообщений. |
| История: | В истории перечислены все действия прошлых периодов, если они не были удалены ранее. |
| Документы: | Вы можете добавлять к Обращению Заметки или присоединять файлы. Вложение может быть файлом любого типа, таким, как таблица, договор, и т.п. |
| Товары: | Вы можете добавить информацию о товарах, относящихся к данному Обращению. |
| Кампании: | Вы можете указать рекламные кампании, имеющие отношение к Обращению. |
| Услуги: | Вы можете добавить информацию об услугах, относящихся к данному Обращению. |
| Сообщения: | История всех личных сообщений социальных сетей, относящихся к данному Обращению. |
| Менеджер PBX: | История всех звонков через IP-телефонию, относящихся к данному Обращению. |
Экспорт и импорт Обращений
Вы можете импортировать или экспортировать список всех Обращений. Для того, чтобы пользоваться этими функциями, администратором системы должны быть установлены права импорта и экспорта данных. Обратитесь к разделу «Экспорт и импорт Обращений, Контактов и Контрагентов» для дальнейших инструкций по импорту или соответственно экспорту данных.
Сделки
В процессе продаж возможные сделки являются логическим продолжением Обращений. Следовательно, вы можете создать Сделку из Обращения и переместить всю доступную информацию из Обращения в возможную сделку. Вы также можете непосредственно создать возможную сделку. Возможные сделки характеризуются наличием интереса потенциального клиента к предложению вашей компании. Отдел продаж предполагает, что в будущем этому потенциальному покупателю может быть сделано предложение продажи.
Создание Сделок из Обращений
Для создания возможной сделки на основе существующего Обращения вам необходимо перейти в экран детального вида Обращения. Пример детального вида Обращения показан на рис. 5.6.
Нажмите на кнопку [Преобразовать].
Откроется новое всплывающее окно, пример которого показан на рис. 5.7. Поставьте крестик напротив пункта "Сделка".
Во время преобразования обращения системой vtiger CRM автоматически выполняются следующие действия:
- Создание новых записей контрагентов и контактов. Пересылка всех данных обращения во вновь созданные записи.
- Создание сделки, связанной с вновь созданными контрагентом и контактом.
- Удаление обращения.
- Примечание
- Преобразование обращений не может быть отменено.
На рис. 5.7 показано, как управлять преобразованием Обращений в Сделки путем ввода следующей информации:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название сделки | Название для создаваемой сделки. Обязательное поле. |
| Ожидаемая дата закрытия: | Ожидаемая дата закрытия создаваемой сделки. Обязательное поле. |
| Стадия | Стадия продаж для создаваемой сделки. Обязательное поле. |
| Сумма сделки | Прогнозируемая сумма создаваемой сделки. |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для выполнения преобразования.
После преобразования откроется новое окно, в котором будут показан детальный вид информации только что созданного контрагента. В правой части при нажатии на ссылки [Контакты] и [Сделки] будут отображены созданные Контакт и Сделка.
Также новая сделка будет выведена в экране вида списка сделок, пример которого показан на рис. 5.8.
- Примечание
- Вид списка можно настраивать. Кроме того, списки могут автоматически просматриваться системой vtiger CRM в поисках определенных событий. Найти дальнейшую информацию по данной теме можно в разделе «Работа со списками».
Изменение вида списка сделок
Вы можете выйти в экран вывода списка сделок при помощи меню [Все] → [Маркетинг и продажи] → [Сделки], как показано на рис. 5.8.
В этом виде можно производить следующие действия:
- Удаление/изменение Сделок
- Отметьте Сделки, которые необходимо удалить/изменить, и нажмите кнопку [Действия] → [Удалить]/[Изменить].
- Добавить комментарий к Сделки
- комментарий к выбранным сделкам
- Производить поиск в списке
- Как описано в разделе «Поиск в списках», можно уменьшить количество выводимых на экран сделок, используя фильтры расширенного поиска.
Прямой ввод сделок
Если возможная Сделка возникает от нового клиента, рекомендуется создание возможной Сделки через Обращение, как описано в разделе «Создание Сделок из Обращений». Для сделок, не происходящих от Обращений, вы можете внести информацию непосредственно в новую сделку. Нажмите на кнопку [Добавить Сделку] в экране списка Сделок. Откроется новое окно, показанное на рис. 5.9.
Теперь вы можете вносить данные возможной Сделки. Список, приведенный в табл. 5.2, описывает поля ввода по умолчанию, которые могут быть изменены администратором системы в соответствии с требованиями бизнеса. Обратите внимание на обязательные поля.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Сделка: | Требуется присвоить каждой сделке уникальное название. Для большей наглядности рекомендуется в название включать имя контрагента. |
| Сумма: | Укажите ожидаемую сумму сделки. Учтите, что сумма используется системой vtiger CRM для автоматического решения о включении сделки в список, который выводится на Главной странице в Мои открытые Сделки. |
| Клиент: | Выберите уже имеющегося в системе контрагента путем нажатия на кнопку [Плюс] в конце строки ввода. Учтите, что вы не можете ввести контрагента непосредственно в поле ввода — его надо выбрать из списка. |
| Ожидаемая дата закрытия: | Укажите ожидаемую дату закрытия сделки. |
| Тип: | Выберите тип сделки. Список типов может быть настроен администратором системы в соответствии с требованиями бизнеса. |
| Дальнейшие действия: | Укажите следующий шаг, который вы собираетесь сделать, чтобы приблизить завершение сделки. |
| Источник: | Выберите источник Обращения. Список обращений может быть настроен администратором системы в соответствии с требованиями бизнеса. |
| Стадия продажи: | Выберите стадию продажи. Список стадий может быть настроен администратором системы в соответствии с требованиями бизнеса. Каждый раз, когда вы продвигаетесь в продаже, вы должны изменять это поле. |
| Ответственный: | Укажите ответственного за сделку. Обычно это коллега или группа из отдела продаж. |
| Вероятность (%): | Укажите вероятность успешной продажи. Вы можете ввести число от 0 до 99. Величину 100% рекомендуется зарезервировать для индикации успешно завершенной сделки. |
| Кампания источник: | Вы можете указать ссылку на существующую маркетинговую кампанию. |
| Описание: | Здесь можно внести детальное описание сделки. |
- Совет
- необходимо соблюдать осторожность при создании стадий продажи для вашей компании. Если вы создадите слишком много стадий, не все ваши коллеги будут иметь возможность или желание поддерживать базу данных в актуальном состоянии.
Используйте возможности этого окна ввода для сохранения максимума имеющейся у вас информации о сделке. Согласуйте с коллегами способы использования полей ввода.
Дополнительная информация Сделок
Для прямого ввода дальнейшей информации сделок, нажмите на название сделки в экране списка. Вы увидите окно подробного ввода, пример которого показан на рис. 5.10.
Назначение показанных в примере полей базовой информации понятно из названия полей.
При нажатии на ссылки в правой части окна Сделки вы получите возможность добавить дополнительную информацию Сделки. Пример окна дополнительной информации приведен на рис. 5.11.
Описание дополнительных полей сделки приведено в таблице ниже.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Действия: | Здесь выводится список всех таких действий, как звонки, встречи, и задания, относящихся к данной сделке. Вы также можете создавать здесь новые действия. |
| Контакты: | Тут выводится список относящихся к сделке контактов. Вы можете добавить дополнительные контакты, выбрав их из базы данных контактов, существующей в системе vtiger CRM. |
| Товары: | Здесь выводится список всех относящихся к данной сделке товаров. Вы можете указать дополнительные товары, выбрав их из существующей в системе vtiger CRM базы данных. |
| Документы: | Вы можете присоединять к сделке заметки или вложения. |
| Предложения: | Здесь перечислены коммерческие предложения, относящиеся к данной сделке. Если создавать новое коммерческое предложение в данном окне, все необходимые для предложения данные сделки будут занесены в предложение автоматически. |
| Заказы: | Здесь выведены все заказы на продажу, относящиеся к данной сделке. Вы можете использовать возможности системы vtiger CRM по созданию заказов на продажу для поддержания системы в актуальном состоянии. Это особенно полезно, когда коммерческое предложение и заказ на продажу не совпадают. |
| История: | Здесь выводится список всех совершенных действий. |
| Услуги: | Здесь выводится список всех относящихся к данной сделке услуг. Вы можете указать дополнительные услуги, выбрав их из существующей в системе vtiger CRM базы данных. |
Экспорт и импорт сделок
Список сделок из системы может быть экспортирован из системы vtiger CRM на локальный диск вашего компьютера. Вы можете также загрузить дополнительную информацию о сделках с вашего компьютера в систему vtiger CRM. Проконсультируйтесь с администратором системы, имеете ли вы право на такую операцию. Описание операций импорта и экспорта для Обращений дано в разделе «Экспорт и импорт Обращений». Вы можете применить инструкции упомянутого раздела и для импорта-экспорта информации сделок, следуя контексту.
Коммерческие предложения
Краткий обзор
Коммерческое предложение является основным инструментом продажи. С коммерческого предложения начинается процесс покупки потенциальным клиентом вашего продукта или услуги. Главная цель коммерческого предложения – заинтересовать потенциального клиента. С помощью различных коммерческих предложений вы можете предоставить вашим клиентам именно те услуги или товары, которые заинтересуют их.
Система vtiger CRM предоставляет возможность создавать новые коммерческие предложения на основе сделок, при этом вся контактная информация добавляется из существующей сделки. Таким образом, все что вам остается сделать на этапе создания предложения - это ввести товары или услуги, подходящие под данное предложение. Кроме этого, созданное Вами коммерческое предложение может быть сохранено в формате PDF или же сразу отправлено по E-mail вашим клиентам.
Создание Коммерческого предложения
Коммерческое предложение можно создать одним из следующих способов:
- Воспользоваться детальным видом возможной сделки для создания коммерческого предложения при помощи нажатия на кнопку [Предложения] → [Добавить Предложения], показанную на рис. 5.11, в соответствии с описанием раздела «Дополнительная информация Сделок». При выборе этого способа вы сможете автоматически передавать основные данные Сделки в коммерческое предложение.
- Можно создать коммерческое предложение непосредственно нажатием на кнопку [Добавить Предложение] в окне списка коммерческих предложений.
- Важно
- Коммерческое предложение основывается на каталоге товаров, описание которого приведено в разделе «Информация Товаров». Следовательно, необходимо внести описания товаров и услуг, а также информацию о ценах в систему vtiger CRM до того, как создавать коммерческие приложения.
Пример подготовки нового коммерческого предложения приведен на рис. 5.12.
Основная Информация Коммерческого предложения
Вы можете указать следующую информацию:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название: | Нужно дать название коммерческому предложению. Из практических соображений рекомендуется включить название клиента, например, "Sample Inc. - 1-e предложение". |
| Сделка: | Выберите из списка сделку, к которой относится данное коммерческое предложение. |
| Стадия Предложения: | vtiger CRM позволяет создавать различные стадии коммерческих предложений. Это полезно, например, в тех случаях, когда коммерческое предложение должно быть с кем-то согласовано или подлежит утверждению руководством. |
| Действует до: | Укажите дату, до которой действует коммерческое предложение. |
| Команда: | Это поле для внутреннего использования. Над предложением может работать команда сотрудников, и в данном поле можно указать эту команду. |
| Контакт: | Здесь можно указать контактную персону, выбрав ее из списка. |
| Доставка: | Если необходимо отослать товар, здесь можно указать название службы доставки. |
| Отгрузка: | Здесь можно добавить информацию по отгрузке, например, примерную дату отгрузки, для внутреннего использования. |
| Ответственный за склад: | Если система vtiger CRM применяется для автоматизации складской деятельности, то в этом поле можно выбрать ответственного за склад. Ответственный за склад получит автоматически созданное уведомление о данном коммерческом, как только будет нажата кнопка [Сохранить] в коммерческом предложении. Администратор системы может изменить настройки в соответствии с описанием раздела «Уведомления о запасах». |
| Контрагент: | Необходимо связать коммерческое предложение с существующим в системе vtiger CRM контрагентом. Выберите контрагента путем нажатия на кнопку с изображением [Папка]. Система vtiger CRM возьмет адресную информацию из описания контрагента и заполнит соответствующие поля в этом окне ввода автоматически. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который будет ответственным за данное предложение. |
| Информация адреса: Юридический и фактический адрес: | Необходимо указать юридический и фактический адреса как часть коммерческого предложения. |
Детальное описание товаров Коммерческого предложения
Для коммерческих предложений система vtiger CRM учитывает все применимые типы налогов и скидок, которые могут относиться к предложению товаров или услуг. Это может включать муниципальные, республиканские или государственные налоги, так же, как и специальные налоги. Такие налоги могут рассчитываться отдельно для каждого товара или услуги, или вычисляться для итоговой суммы. До выбора товаров для вашего коммерческого предложения, вам необходимо выбрать, какой режим расчета налогов применим к вашему предложению. Система vtiger CRM поддерживает индивидуальный и групповой режим расчета налогов.
Пример детального перечня товаров с расчетом налогов в индивидуальном режиме для каждого отдельного товара приведен на рис. 5.13.
В этом режиме расчета налогов вы можете установить различные налоги для каждого отдельного товара или услуги, которые вы предлагаете.
Пример ввода товаров с групповым режимом расчета налогов приведен на рис. 5.14.
В этом случае общий налог вычисляется после перечисления всех товаров или услуг, которые вы указали.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Товар | До создания предложения у вас должен иметься каталог товаров и услуг. В этом поле вам надо нажать на кнопку [увеличительное стекло] для выбора товара или услуги из каталога. К каждому отдельному предлагаемому товару вы можете добавить комментарий. |
| Кол-во на складе | После того, как вы выбрали товар, вы увидите количество товара, имеющееся на складе. Отрицательные числа могут означать, что вы продаете товар, которого у вас нет, либо, что учет склада настроен неправильно. При создании предложения это можно игнорировать. |
| Кол-во: | Вы должны выбрать количество товаров или услуг, которые вы предлагаете. |
| Цена за единицу: | После того, как вы выбрали товар или услугу, здесь выводится цена, указанная в описании товара. |
| Цена по каталогу: | Здесь вы указываете цену для покупателей. Учтите, что вы можете нажать кнопку [Книга] для выбора цены из вашего каталога. Это особенно полезно, если вы применяете разные цены для различных сегментов рынка. |
| Скидка: | Вы можете установить скидку для каждого отдельного товара или услуги, либо скидку с общей суммы. Величина скидки может быть указана в процентах (%) от цены, указанной в каталоге, либо иметь фиксированное значение. |
| Налог: | Система vtiger CRM вычисляет налоги на основании данных о налогах, указанных в каталоге товаров. Вы можете изменить информацию в рамках коммерческого предложения, если это необходимо. Налоги, которые применимы к бизнесу, настраиваются администратором системы vtiger CRM. |
| Стоимость Отгрузки и Обслуживания: | Вы можете добавить дополнительную стоимость отгрузки и обслуживания, если эта статья применима в данных условиях. |
| Налоги на отгрузку и обслуживания: | Вы можете указать дополнительные налоги на отгрузку, если они применимы. |
| Корректировка: | Вы можете произвести окончательную корректировку путем добавления или вычитания фиксированной суммы. |
Вы можете добавлять товары или услуги при помощи нажатия на кнопку [Добавить товар].
Затем система vtiger CRM просуммирует введенные позиции и вычислит Промежуточный Итог. Вы можете добавить дополнительные налоги и корректировки. Учтите, что для добавления условий поставки вам надо нажать кнопку [Дополнительная информация]. Значения условий по умолчанию могут быть заданы администратором системы в соответствии с описанием, приведенным в разделе «Склад: Сроки и условия поставки».
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения вашего коммерческого предложения в систему vtiger CRM.
- Важно
- Если требуется сформировать копию коммерческого предложения в формате PDF, то необходимо вначале внести информацию о вашей компании в соответствии с описанием раздела «Информация о компании».
Для формирования коммерческого предложения в формате PDF откройте детальную информацию Предложения, в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF]. Ниже приведен пример коммерческого предложения в формате PDF.
Заказы
Заказы – это заказы на продажу, полученные от клиентов. Такие заказы товаров обычно поступают по электронной почте, или в бумажной форме по факсу или по почте. Имеет смысл также вносить полученные заказы в систему vtiger CRM. Заказ может отличаться от коммерческого предложения и вы должны иметь информацию исходного заказа в системе.
- Примечание
- Для ввода заказов в систему vtiger CRM необходимо, чтобы заказываемые товары или услуги уже были представлены в каталогах.
Вы можете создать заказ на продажу из созданного ранее коммерческого предложения путем открытия окна детального просмотра соответствующего предложения и нажатием на кнопку [другое] → [Создать Заказ]. Это действие автоматически поместит информацию существующего коммерческого предложения в новый заказ на продажу. Также вы можете создать заказ на продажу путем нажатия на кнопку [Добавить Заказ] в окне вида списка заказов.
В обоих случаях откроется новое окно, пример которого показан на рис. 5.16.
Если вы использовали ранее созданное предложение на продажу, вы увидите, что все поля заполнены автоматически.
С помощью блока [Информация Периодичного Счета] Вы можете создавать счета с необходимой вам периодичностью.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Включить Периодичность | Включите данную опцию для создания Периодичного Счета. |
| Периодичность | Доступны следующие значения, задающие периодичность создания счета: день, неделя, месяц, квартал, год. |
| Начало/Конец | Укажите диапазон, в пределах которого будут создаваться Периодичные счета. |
| Продолжительность Оплаты | Доступны следующие значения для выбора: в течение 30 дней, в течение 45 дней, в течение 60 дней. |
| Статус Счета | Доступны следующие значения поля: АвтоСоздан, Создан, Одобрен, Отправлен, Кредит, Оплачен. |
- Важно
- Для корректной работы создания Периодичных Счетов необходимо настроить планировщик задач cron.
Информация заказа на продажу
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тема: | Дайте название заказу на продажу. Рекомендуется давать уникальное название и включать название контрагента. |
| Название сделки: | Вы можете выбрать сделку, к которой относится данный заказ. |
| Номер клиента: | Если ваша компания использует нумерацию клиентов, вы можете поместить здесь этот номер. Клиентский номер обычно можно узнать в бухгалтерии. |
| Коммерческое предложение: | Вы можете связать данный заказ на продажу с коммерческим предложением. Выберите здесь коммерческое предложение. |
| Закупка: | Укажите здесь заказ на закупку, относящийся к данному заказу на продажу. |
| Контакт: | Вы можете выбрать контактное лицо, связанное с данным заказом на продажу. |
| Срок оплаты: | Вы можете указать здесь срок исполнения данного заказа. |
| Перевозчик: | Если вы осуществляете доставку, вы можете выбрать здесь службу доставки, которую предпочел ваш контрагент. |
| Задержка: | Если ваш заказ на продажу задерживается по каким-либо причинам, здесь вы можете внести информацию об этой задержке. |
| Статус: | Выберите статус данного заказа на продажу. Это полезно, если заказ должен должен быть одобрен руководством или согласован с кем-либо. |
| Акцизный сбор: | Если существуют какие-либо специальные акцизные сборы, применимые к данному заказу, вы можете их здесь указать. |
| Контрагент: | Укажите Контрагента, к которому относится данный заказ на продажу. |
| Комиссионные: | Вы можете указать здесь величину комиссионных. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который будет отвечать за этот Заказ на закупку. Вы можете выбрать только пользователей, но не группу. |
| Информация адреса: | Как только вы выберете контрагента, информация адреса будет заполнена автоматически из записи контрагента. Вы можете изменить ее при необходимости. |
Детальное описание товаров Заказа
Здесь перечислены заказанные товары и услуги. Обратитесь к разделу «Детальное описание товаров Коммерческого предложения» для дальнейшей информации.
- Примечание
- Администратор системы vtiger CRM может настроить поля ввода в соответствии с требованиями бизнеса.
- Важно
- Если необходимо сформировать копию заказа в формате PDF, вначале надо внести информацию о вашей компании, как описано в разделе «Информация о компании».
Для формирования Заказа на продажу в формате PDF откройте список Заказов, выберите необходимый вам Заказ и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF]. Вы можете выбрать форму Заказа: Счет-фактура, Накладная. Ниже приведены примеры обоих форм.
Закупка
Система vtiger CRM позволяет обрабатывать закупку товаров и услуг. Это может пригодиться, если необходимо заказать что-либо для выполнения заказа клиента или для собственных нужд.
- Примечание
- Перед тем, как вы сможете создавать закупки, вам необходимо перечислить поставщиков в списке поставщиков. Это описано в разделе «Поставщики». Вам также необходимо иметь каталог и справочники цен товаров и/или услуг, которые вы будете закупать.
Для создания новой закупки нажмите кнопку [Добавить Закупку] в меню Склад → Закупки. Вы можете также нажать на кнопку [Добавить Закупка] в детальном виде поставщика в меню Склад → Поставщики. При использовании второго варианта система vtiger CRM автоматически перешлет информацию поставщика в новый заказ на закупку. Откроется новое окно заказа на закупку и адресной информации, как показано на рис. 5.19.
В закупке можно внести следующую информацию:
| Поле | Объяснение |
|---|---|
| Тема: | Необходимо дать название закупки. Рекомендуется назначать уникальное название и включать название контрагента. |
| Поставщик: | Вы должны выбрать уже занесенного в систему vtiger CRM поставщика. При этом поля адреса будут заполнены автоматически. |
| Отслеживаемый номер: | При использовании нумерацию требований в вашей организации, вы можете указать здесь номер требования. |
| Номер накладной: | Вы можете указать ваш внутренний номер накладной для отслеживания движения товара, или номер накладной, сообщенный поставщиком. |
| Контакт: | Вы можете выбрать относящийся к данному заказу Контакт. Это может быть сотрудник вашего поставщика или лицо, которое с вами работает по данному заказу. |
| Срок исполнения: | Вы можете указать срок исполнения (дату исполнения) данного заказа на закупку. |
| Перевозчик: | Здесь можно указать службу доставки. |
| Комиссия: | Вы можете указать сумму включенных в ваш заказ на закупку комиссионных. Поле должно быть числом. |
| Акцизный сбор: | Вы можете ввести информацию о применимых акцизах. Учтите, что поле численное. |
| Статус: | Если с данным заказом на закупку работает более одного человека, поле статуса можно использовать для различения уровней готовности. |
| Контрагент: | Вы должны выбрать контрагента, к которому относится данный заказ. |
| Комиссия: | Вы можете указать здесь сумму комиссионных. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который отвечает за данный заказ на закупку. Вы можете выбрать только пользователей, но не группу. |
- Примечание
- Администратор системы vtiger CRM может настроить поля ввода в соответствии с требованиями бизнеса.
Назначение и функции остальных полей заказа на закупку аналогичны полям, описанным в разделе «Коммерческие предложения».
- Важно
- Если требуется формировать копию заказа на закупку в формате PDF, вначале необходимо указать информацию о вашей компании в соответствии с описанием раздела «Информация о компании».
Для формирования Закупки в формате PDF откройте меню Склад→Закупки, выберите необходимую вам закупку и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF]. Ниже приведен пример закупки в формате PDF.
Счета
Вы можете использовать систему vtiger CRM для подготовки Счетов клиентам. Нажмите на кнопку [Добавить Счет] в меню Маркетинг и продажи → Счета, или, что предпочтительнее, используйте кнопку [Создать Счет] в детальном виде заказа. Откроется новое окно с информацией Счета и адреса, как показано на 5.20.
- Примечание
- возможна интеграция модулей CRM с бухгалтерским пакетом 1C Предприятие: синхронизация контрагентов, товаров, счетов, актов и пр. Информацию об коммерческих услугах вы можете найти на сайте http://salesplatform.ru/.
Информация счета
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тема: | Вы должны назначить счету название. Рекомендуется дать уникальное название и включить название клиента. |
| Заказ: | Выберите заказ на продажу, который соответствует данному счету. |
| Номер клиента: | Если ваша компания использует нумерацию клиентов, вы можете поместить здесь этот номер. Обычно клиентский номер можно узнать в бухгалтерии. |
| Дата счета: | Каждый счет должен иметь дату выставления. В этом поле нужно выбрать дату. |
| Срок исполнения: | Необходимо указать срок оплаты для данного счета. |
| Закупка: | Здесь можно указать относящийся к данному счету заказ на закупку. |
| Комиссия: | Можно указать величину включенных в счет комиссионных. Поле имеет числовое значение. |
| Акцизный сбор: | Можно ввести информацию о применимых акцизах. Учтите, что поле численное. |
| Контрагент: | Необходимо выбрать контрагента по данной счету. Учтите, что при выборе контрагента адресные поля заполняются автоматически. |
| Статус: | Если над данным счетом работает более одного человека, поле статуса можно использовать для различения уровней готовности. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который отвечает за данный счет. Вы можете выбрать только пользователей, но не группу. |
- Примечание
- администратор системы может настроить поля ввода в соответствии с требованиями бизнеса.
Назначение и функции остальных полей счета аналогичны полям, описанным в разделе «Коммерческие предложения».
- Важно
- Если вы предполагаете формировать копию счета в формате PDF, необходимо указать информацию о вашей компании, как описано в разделе «Информация о компании», до формирования копии счета в формате PDF.
Вы можете послать копию счета в формате PDF по электронной почте клиенту непосредственно из показанной на рис. 5.22 формы детального вида. Если Вы нажмете кнопку [другое] → [Отправить PDF по E-mail], откроется окно редактирования сообщения электронной почты, содержащего вложенный файл PDF. В окне редактирования вы можете указать получателя сообщения электронной почты и добавить к сообщению дополнительный текст. На рис. 5.23. представлен счет в формате PDF.
Акты
Модуль Акты позволяет вести учет актов об оказанных услугах. Для создания нового Акта нажмите на кнопку [Добавить запись] в меню Маркетинг и продажи→Акты. Откроется новое окно, пример которого приведен на рис. 5.24.
В таблице приведены основные поля при создании нового акта.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата: | Укажите дату создания Акта. |
| Контрагент: | Выберите контрагента путем нажатия на кнопку с изображением [Плюс]. Система vtiger CRM возьмет адресную информацию из описания контрагента и заполнит соответствующие поля в этом окне ввода автоматически. |
| Заказ: | Вы можете выбрать существующий заказ на продажу. |
| Контакт: | Здесь можно указать контактную персону, выбрав ее из списка. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который будет ответственным за данный Акт. |
| Информация адреса: | Необходимо указать юридический и фактический адреса. |
Вы можете добавить услуги при помощи нажатия на кнопку [Добавить Услугу].
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения Акта в систему vtiger CRM.
Для формирования акта в формате PDF откройте меню Маркетинг и продажи→Акты, выберите необходимый вам Акт и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF].
- Совет
- С помощью кнопки [Отправить PDF по email] вы можете отправить Акт по электронной почте.
Ниже представлен пример Акта в формате PDF.
Реализации
Модуль Реализации позволяет Вам вести учет реализации товаров и услуг. Под самим термином Реализация понимается документ (Счет-фактура или ТОРГ-12), который выставляется Вашей компанией покупателю после окончательной приемки покупателем товара или услуг.
Для создания новой реализации нажмите на кнопку [Добавить запись] в меню Маркетинг и продажи→Реализации. Откроется новое окно, пример которого приведен на рис. 5.27.
В таблице приведены основные поля при создании новой Реализации.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата: | Укажите дату создания Реализации. |
| Заказ: | Вы можете выбрать существующий заказ на продажу. |
| Счет: | Выберите счет путем нажатия на кнопку с изображением [Плюс]. |
| Контрагент: | Выберите контрагента путем нажатия на кнопку с изображением [Плюс]. Система vtiger CRM возьмет адресную информацию из описания контрагента и заполнит соответствующие поля в этом окне ввода автоматически. |
| Контакт: | Здесь можно указать контактную персону, выбрав ее из списка. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который будет ответственен за данную Реализацию. |
| Информация адреса: | Необходимо указать юридический и фактический адреса. |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения реализации в систему vtiger CRM.
Для формирования Реализации в формате PDF откройте меню Маркетинг и продажи→Реализации, выберите необходимую вам Реализацию и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF]. С помощью раскрывающегося списка Вы можете выбрать форму Реализации: Счет-фактура, ТОРГ-12. Ниже приведены примеры обоих форм.
Платежи
Модуль Платежи предназначен для учета прихода/расхода денежных средств. С помощью данного модуля можно проследить и проанализировать платежные операции, совершаемые Вашей компанией. Платежи связаны с сущностями: Клиенты, Контакты, Поставщики, Счета, Заказы, Закупки. Кроме этого, на основе Платежа Вы можете автоматически сгенерировать документ типа «Приходный кассовый ордер».
Для ввода данных о новом платеже нажмите на кнопку [Добавить запись] в меню Маркетинг и продажи → Платежи. Откроется новое окно, пример которого показан на рис. 5.30.
В таблице приведены основные поля при создании нового Платежа.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата: | Укажите дату создания Платежа. По умолчанию подставляется текущая дата. |
| Связан с: | Вы можете выбрать интересующий Вас [Счет], [Заказ на Продажу] или [Заказ на Закупку]. При заполнении этого поля автоматически заполняются поля [Плательщик/получатель] и [Сумма] соответственно. |
| Плательщик/получатель: | Вы можете выбрать интересующего Вас [Клиента], [Контакта] или [Поставщика]. |
| Сумма: | Введите интересующую Вас сумму. |
| Статус: | Доступны следующие значения списка: Выполнен, Запланирован, Отменен, Просрочен. |
| Тип платежа: | Доступны следующие значения списка: Приход, Расход. |
| Вид оплаты: | Доступны следующие значения списка: Безналичный расчет, Наличные. |
| Ответственный: | Выберите пользователя системы vtiger CRM, который будет ответственен за данный Платеж. |
Нажмите на кнопку [Сохранить] для занесения Платежа в систему vtiger CRM.
Для формирования документа типа "Приходный кассовый ордер" в формате PDF откройте меню Маркетинг и продажи→Платежи, выберите необходимый Вам Платеж и в новом появившемся окне нажмите [другое] → [Экспорт в PDF].
Ниже приведен пример сгенерированного документа:
