SalesPlatform vtiger crm 540 Работа с электронной почтой

Материал из SalesPlatform Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Главная страница руководства


Содержание

Краткий обзор

Система vtiger CRM предоставляет разнообразные возможности включения сообщений E-mail в процесс работы с вашими клиентами, коллегами, поставщиками, и иными контактами. Вы можете

отправлять сообщения электронной почты вашим контактам непосредственно из системы vtiger CRM
Эти функции описаны в разделах «Отправка сообщений E-mail» и «Отправка массовых сообщений E-mail».
пересылать отправленные либо принятые сообщения электронной почты из ваших офисных приложений в систему vtiger CRM
Система vtiger CRM поставляется с расширением vtiger Outlook и с расширением для почтового клиента Thunderbird vtiger Thunderbird. Вы можете использовать эти дополнительные программы на персональном компьютере. Обратитесь к разделу «Интеграция с офисными программами» за дальнейшей информацией.
принимать сообщения электронной почты с персональных почтовых ящиков в систему vtiger CRM
Функции, предлагающие прием сообщений электронной почты, описаны в разделе «Получение сообщений E-mail».

Для отправки сообщений электронной почты вам надо настроить доступ к серверу исходящей почты в соответствии с описанием, приведенным в разделе «Сервер исходящей почты». Вам также необходимо настроить доступ к каждому серверу входящей почты для каждого отдельного пользователя, как описано в разделе «Получение сообщений E-mail».

Отправка сообщений E-mail

Если вы хотите использовать систему vtiger CRM для отправки сообщений электронной почты, у вас есть три варианта:

  1. Создать сообщение E-mail в одном из окон детального вида ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используя контактную информацию, уже присутствующую в системе, vtiger CRM обеспечит сохранение посланных сообщений со ссылкой на существующие адресные записи. Вы можете увидеть такие сообщения в окне детального вида контакта, показанном на рис. 12.1.
    Рис. 12.1: Контакт: Детальный вид - список сообщений E-mail


  2. Выбрать получателей в окне вида списка, как показано на рис. 12.3, либо можно выбрать получателей в меню [Составить сообщение], как показано на рис. 12.2.
    Рис. 12.2: Создание сообщения E-Mail


  3. Можно создать сообщение E-mail непосредственно в меню [Электронная почта]. В этом случае перекрестную ссылку на контактное лицо необходимо создать вручную. Пример показан на рис. 12.2.


Vt important.png Важно
Для того, чтобы отправлять сообщения E-mail, система vtiger CRM должна иметь доступ к серверу исходящей электронной почты. Настройка соединения с сервером описана в разделе «Сервер исходящей почты».

В экране подготовки сообщений электронной почты можно использовать поля ввода в соответствии с приведенным ниже описанием:

Таблица 12.1: Список общепринятых полей для исходящих E-mail
Поле Описание
Кому: Здесь указываются адреса получателей.
Копия: Можно указать адреса получателей, которые получат копии сообщения.
Скрытая копия: Можно указать дополнительные адреса получателей электронной почты. Эти получатели не будут видны остальным получателям.
Тема: Необходимо указать тему электронного письма.
Вложение: Можно добавить вложение (присоединить файл) к электронному сообщению.
Vt note.png Примечание
В текущей версии максимальный размер вложения ограничен 1 МБайт.
Сообщение: Здесь нужно вписать текст сообщения. Учтите, что сообщение будет послано по умолчанию в формате HTML. Можно пользоваться средствами дизайна для улучшения оформления сообщения.
Vt tip.png Совет
Система vtiger CRM может хранить вашу стандартную подпись в сообщениях электронной и добавлять ее к вашим сообщениям автоматически. Стандартная подпись настраивается в меню Мои настройки в системной области (см. рис. 2.3). Вы можете найти дальнейшую информацию в разделе «Настройка учетных записей».
Vt important.png Важно
Настройка размера вложенного файла осуществляется в «Редакторе Конфигурации».

Ниже приведено описание назначения кнопок интерфейса окна электронной почты:

Таблица 12.2: Перечень пользовательских кнопок исходящей почты
Кнопка Описание
Выберите шаблон E-mail: Система vtiger CRM дает возможность использования с шаблонов E-mail. Эти шаблоны должны быть разработаны заранее и сохранены в системе vtiger CRM, в соответствии с инструкциями раздела «Шаблоны сообщений электронной почты».
Отправить: Сообщение будет отправлено. Введенная ранее подпись будет добавлена автоматически.
Vt note.png Примечание
Ответственным за отправленную почту будет указан тот пользователь, который отправлял почту. Копия отправленного сообщения будет автоматически послана системой vtiger CRM ответственному пользователю.
Сохранить: Можно сохранить сообщение электронной почты, не отправляя его. Сообщение будет сохранено и будет выведено в списке при выборе меню Главная страница → Эл. почта.
Отменить: Можно отменить операции с сообщением. При этом все изменения будут потеряны.

Отправка массовых сообщений E-mail

Из системы vtiger CRM можно послать одновременно нескольким адресатам общее сообщение электронной почты. Вы можете использовать эту функцию для массовой рассылки сообщений клиентам либо иным контактам, занесенным в систему vtiger CRM. Сообщение для массовой рассылки рекомендуется начинать подготавливать в окне вида списка следующим образом.

Рис. 12.3: Выбор при отправке массовых сообщений E-mail


Рис. 12.4: Создание массовых сообщений E-mail


Составьте сообщение электронной почты. Можно также добавить дополнительные адреса, которые не были выбраны вначале.

Ссылка на копию отосланного сообщения будет сохранена в информации каждого контакта и показана на экране детального вида.

Получение сообщений E-mail

Если вы получаете сообщения электронной почты в офисных программах, то можно воспользоваться расширением vtiger Outlook или vtiger Thunderbird для пересылки избранных сообщений в данные ваших имеющихся в системе vtiger CRM контактов. Изучите раздел «Интеграция с офисными программами» для получения дальнейшей информации.

Кроме того, имеется возможность получать сообщения электронной почты непосредственно в систему vtiger CRM. Перед тем, как получать какие-либо сообщения электронной почты в систему vtiger CRM, необходимо настроить доступ к серверу входящей электронной почты. Необходимым условием является существование доступа к серверу электронной почты, расположенному вне системы vtiger CRM.

Для настройки доступа к серверу входящей электронной почты выберите меню Главная страница → Менеджер Почты в панели навигации. Для данной операции права администратора не требуются. Откроется клиентский экран электронной почты, пример которого показан на рис. 12.5.

Рис. 12.5: Экран электронной почты


Доступ ко всем вашим сообщениям электронной почты организован через экранную форму Главная страница → Менеджер Почты, показанную на рис. 12.5.

Кнопки в верхней части экрана имеют следующее назначение:

[Создать]
Открывает окно редактирования нового письма.
[Обновить]
Проверка обновлений на вашем почтовом ящике.
[Настройки]
Открывает окно настроек сервера входящих сообщений электронной почты. Учтите, что сервер исходящей почты настраивает администратор системы vtiger CRM.
[Черновики]
Открывает папку черновики.

Менеджер почты содержит следующий набор почтовых папок:

INBOX (входящие): В этой папке перечислены все ваши входящие сообщения электронной почты.

Ниже перечислены имеющиеся папки в Вашем почтовом ящике:


Vt important.png Важно
Сообщения электронной почты принимаются без какой-либо защиты. Это означает, что система vtiger CRM не проводит никакую проверку на вирусы и / или вредоносный код, часто передаваемый в сообщениях электронной почты. Хотя такой код не вызывает никаких разрушений в системе vtiger CRM, рекомендуется принять защитные меры на сервере входящей почты, особенно если вы планируете загружать содержание сообщений на персональный компьютер.


Нажмите на кнопку [Настройки] для открытия формы настройки входящей почты. Пример формы настройки приведен на рис. 12.6.

Рис. 12.6: Настройки входящей почты


Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения настроек электронной почты в системе vtiger CRM.

Менеджер почты позволяет связать адресата письма с модулями системы vtiger CRM. Для того чтобы выполнить вышеописанное действие необходимо открыть пришедшее письмо и воспользоваться инструментом Связанные Записи.

Рис. 12.7: Связанные Записи


Если сообщение пришло от контакта, который занесен в базу vtiger CRM, доступны следующие действия:

Рис. 12.8: Добавление новой задачи


Рис. 12.9: Добавление новой заявки


Рис. 12.10: Добавление нового комментария


С помощью данного действия письмо будет добавлено в раздел Сообщения E-mail модуля Контакты.

Если сообщение пришло от контакта, который не занесен в базу vtiger CRM, доступны следующие действия:


Сканер почты

Сканер почты предназначен для сканирования сообщений почтового ящика и преобразования их в записи системы vtiger CRM.

Перед началом работы со Сканером Почты Вам необходимо предоставить информацию о почтовом ящике. Для этого зайдите в меню Настройки → Сканер Почты и нажмите на кнопку "Плюс".

Рис. 12.7: Настройки → Сканер Почты


На рис. 12.8. представлен пример заполнения полей настроек.

Рис. 12.8: Настройки сканера почты


Vt important.png Важно
Для корректной работы Сканера Почты необходимо настроить планировщик задач cron.

После настройки почтового ящика вы можете указать папки, в которых будет произведено сканирование. Для этого нажмите кнопку "Выбрать Папки" и в новом появившемся окне выберите интересующие вас папки.

Рис. 12.9: Выбор папок для сканирования


Перед тем как просканировать почтовый ящик Вам необходимо создать правило, на основании которого будет добавлена новая заявка или E-mail для существующих Контактов/Контрагентов. Для создания нового правила нажмите кнопку "Установка Правило". Описание полей для заполнения приведено в таблице 12.4.

Таблица 12.4: Список полей настройки для установки правил
Поле Описание
Сканер Имя Наименование сканера.
От Здесь необходимо указать от кого пришло письмо.
Для Требуется указать для кого пришло письмо.
Тема Вы можете задать условие относительно Темы письма (содержит, не содержит, равно, не равно, начинается, заканчивается, регулярное)
Тело Вы можете задать условие относительно Тела письма(содержит, не содержит, равно, не равно, начинается, заканчивается)

В зависимости от поле "Действие" вы можете настроить правила следующим образом:

Таблица 12.5: Список полей настройки для поля "Действие"
Поле Описание
Создать заявка Создается новая заявка с темой и телом просканированного письма.
Обновить заявка Обновление существующей заявки.
Добавить Контакт[От] Добавляется новая email запись для существующего Контакта[От].
Добавить Контакт[Для] Добавляется новая email запись для существующего Контакта[Для].
Добавить Контрагент[От] Добавляется новая email запись для существующего Контрагента[От].
Добавить Контрагент[Для] Добавляется новая email запись для существующего Контрагента[Для].

Для начала сканирования Вашего почтового ящика нажмите кнопку "Сканировать Сейчас".

Рис. 12.10: Начало сканирование



Главная страница руководства

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Документация
Разработчикам
Присоединяйтесь!
Инструменты