SalesPlatform vtiger crm 540 Календарь и действия

Материал из SalesPlatform Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Главная страница руководства


Содержание

Краткий обзор

Система vtiger CRM предоставляет в ваше распоряжение Календарь, такой же, как обычно установлен на компьютере. Этот календарь позволяет хранить информацию о Встречах и Звонках (оба вида далее могут называться События), и Заданиях или Списке дел, которые далее все вместе могут называться Действия. В разделе объяснена рабочая разница между Событиями и Списками дел.

Vt important.png Важно
Будьте внимательны при планировании Действий. Даже если вы считаете встречу частью списка дел, система vtiger CRM – нет. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Задания и списки дел».

Календарь

Система vtiger CRM предоставляет несколько возможностей вносить или планировать действия, относящиеся к календарю. Вы можете использовать календарь непосредственно, через Меню быстрого создания, или создавать действия во время процесса продажи в Обращениях или Сделках, или во время оказания услуг в меню Заявок. Данные календаря можно и нужно связывать с иными данными, хранящимися в системе vtiger CRM, такими, как контакты, обращения, или контрагенты. Система vtiger CRM помогает не только планировать действия, но и предоставляет множество инструментов для эффективного управления действиями на уровне организации.

Если требуется использовать календарь для того, чтобы запланировать событие, или задание, можно либо нажать на кнопку календаря в любом списке, либо на кнопку [Календарь] в области навигации. Откроется новое окно, в котором в зависимости от настроек системы будет выведен календарь на день, на неделю, на месяц или на год. В рамках этих представлений также можно вывести календарь либо в виде списка, либо в календарном представлении. На рис. 4.1 показан пример почасового вида календаря на день.

Рис. 4.1: Календарь – почасовой вид

В этом окне выводятся все запланированные для определенного дня события. Вы можете переключиться на недельный, месячный, или годовой вид путем нажатия на соответствующую кнопку в верхней части ежедневного календаря. Вы можете также переключиться в вид списка.

Добавление События в календарь

Для планировании в расписании встречи или звонка нажмите на кнопку [Добавить событие] и выберите тип события. В календаре откроется всплывающее окно, пример которого показан на рис. 4.2.

Рис. 4.2: Новое событие (Звонок или Встреча)

В этом окне можно ввести необходимую информацию События.

Описание полей приведено в табл. 4.1.

Таблица 4.1: Описание информации Событий
Название поля Описание
Тип события: Выберите [Звонок] или [Встреча].
Название события: Необходимо дать название событию.
Описание: Вы можете дать краткое описание данного события.
Сделать публичным: Вы можете отметить событие как Публичное, и тогда это новое событие будет видимым для остальных пользователей. Дальнейшая информация приведена в разделе «Совместный доступ к Календарю».
Статус: По умолчанию статус установлен в Запланировано. Выберите требуемый статус.
Приоритет: Вы можете указать приоритет события.
Ответственный: По умолчанию, за событие отвечает создавший запись пользователь. Это значение при необходимости можно изменить.
Отправить Уведомление: Если вы поставите отметку в этом поле, ответственному будет отправлено сообщение о событии. Вы можете использовать эту функцию, например, при смене ответственного.
Дата/время начала и окончания: Каждое событие имеет начало и окончание. Вы можете выбрать время начала и окончания позже. Это, например, необходимо, когда у вас командировка в несколько дней.
Пригласить: Вы можете пригласить других пользователей участвовать в данном событии. Для приглашения следуйте инструкции на экране. Учтите, что событие будет внесено в календарь приглашенных пользователей.

Вы можете нажать на закладку [Напоминание], для создания автоматического напоминания, посылаемого по электронной почте системой vtiger CRM, как показано на рис. 4.3.

Vt important.png Важно
Для корректной работы автоматического напоминания необходимо настроить планировщик задач cron.
Рис. 4.3: Напоминание о событии

Для напоминания требуется указать время отправки до наступления события и действующий адрес электронной почты.

Система vtiger CRM также позволяет вам включать в расписание повторяющиеся на регулярной основе события. Нажмите на закладку [Повторить] для установки повторяющегося события. Диалог настройки повторяющегося события показан на рис. 4.4.

Рис. 4.4: Повторяющиеся события



Кроме того, вы можете присоединить событие, например, к вашему контакту, как показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5: Присоединение событий

В завершение нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения расписания событий в системе vtiger CRM. В результате вы увидите внесенное в ваш календарь событие.

Vt note.png Примечание
У каждого пользователя есть свой собственный календарь. Однако вы можете пригласить других пользователей системы vtiger CRM к участию в звонках или встречах, и/или предоставить доступ к вашему календарю другим пользователям, как описано в разделе «Совместный доступ к Календарю».
Vt note.png Примечание
Календарь использует язык, указанный в качестве основного языка в браузере. Если вы видите в календаре неправильный язык, проверьте настройки вашего браузера.


Задания и списки дел

Система vtiger CRM помогает вам планировать Задания, которые также называются Списками дел. Задание всегда назначается на одного пользователя либо одну группу и не имеет даты окончания. Вы не можете приглашать других пользователей и не можете присоединить к заданию более чем одного контакта. Однако вы можете переназначить задание путем смены ответственного.

Vt important.png Важно
Задания в вашем календаре выделены в виде Списка дел'. Также Задания перечислены на Главной странице пользователя в панели [Предстоящие и незавершенные действия].

В системе vtiger CRM существует много экранов, где вы можете внести задание. Вы можете создавать задания в любой странице подробного ввода информации на всех шагах процесса продаж, или в календаре. Откроется окно ввода, пример которого приведен на рис. 4.6, где надо ввести информацию задания.

Рис. 4.6: Новое задание

Необходимо учитывать наличие полей, обязательных для заполнения.

Ответственному за Задание можно послать Уведомление, отметив соответствующее поле в нижней части окна Задания на закладке [Уведомление]. Задание можно также связать с информацией различных модулей системы vtiger CRM, нажав на закладку [Относится к] в нижней части окна Задания. Сходные действия описаны в разделе «Добавление События в календарь».

По окончании внесения изменений нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения задания в системе vtiger CRM.

Совместный доступ к Календарю

Вы можете разделять доступ к вашему календарю или информации о событиях с другими пользователями системы vtiger CRM. Возможны следующие типы совместного доступа:

  1. Совместный доступ с любым пользователем системы vtiger CRM, задаваемые в настройках календаря:
    Выберите [Вид календаря], нажмите на кнопку [Настройки календаря]. В окне Настройки календаря выберите пользователей, которым вы хотите разрешить доступ к вашему календарю. Пример окна приведен на на рис. 4.7.
    Рис. 4.7: Настройки календаря


  2. Совместный доступ с пользователями, описанными в иерархии Ролей:
    Вне зависимости от настроек разделения прав доступа к записям событий, установленных в вашем календаре, другие пользователи в иерархии, базирующейся на ролях, могут видеть отдельные события в календарях других пользователей, если эти события указаны как Доступные публично. Для того, чтобы сделать событие публично доступным, при создании нового события отметьте поле [Сделать публичным], как показано на рис. 4.8.
    Рис. 4.8: Совместный доступ к событиям


Настройки Календаря

В разделе «Совместный доступ к Календарю» уже было показано, как получить доступ к настройкам Календаря для задания функций разделения доступа. Кроме функций разделения календаря, можно настроить время начала дня и формат времени календаря. Обратитесь к изображению, приведенному на рис. 4.7, для дальнейшей информации.

Все события и задания

Если вы хотите увидеть все действия в одном списке, как показано на рис. 4.9, вам необходимо нажать на закладку [Все события и задания] в меню Календарь.

Рис. 4.9: Все события и задания - вид списка

Вы можете изменить список на основе ваших собственных критериев. Обратитесь к разделу «Работа со списками» за дальнейшими инструкциями по изменению вида списка. Вы также можете отметить действие как закрытое нажатием на значок [X] в правой части списка.
Если требуется отметить все записи для массового изменения, можно поставить крестик в крайнем левом поле в шапке таблицы.

Рис. 4.10: Ссылка, позволяющая отметить все записи на всех страницах

В случае, если количество записей большое и они располагаются на нескольких страницах, то появится ссылка, изображенная на рис. 4.10., позволяющая отметить все записи на всех страницах.

При нажатии в списке на названии действия или задания откроется окно детального вида, пример которого показан на рис. 4.11.

Рис. 4.11: Задание - детальный вид

В детальном виде Действия или Задания можно отредактировать детали, добавить поле в Tag Cloud (Облако тегов), или дублировать Действие для создания новой записи Действия.

Импорт и экспорт Действий

Для импорта или экспорта действий в или из офисных приложений система vtiger CRM поставляется в набором расширений, которые можно установить на персональный компьютер. Сюда входят расширение vtiger Outlook для компьютеров Windows и расширение vtiger Thunderbird для компьютеров Windows, Mac или Linux.

Для дальнейшей информации об этих расширениях воспользуйтесь соответствующими руководствами, перечисленными в разделе «Приложение A. Ресурсы» или обратитесь к разделу «Интеграция с офисными программами» настоящего Руководства.


Главная страница руководства

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Документация
Разработчикам
Присоединяйтесь!
Инструменты