SalesPlatform vtiger crm 530 8. Общая информация
Содержание |
Краткий обзор
В разделе объяснено, как наиболее эффективно использовать систему vtiger CRM. Приведены инструкции по работе с системой в процессе Продаж, начиная с Обращений и заканчивая Обслуживанием после продажи.
Работа со списками
При выборе соответствующих меню в области навигации вы увидите списки всех данных, сохраненных в системе vtiger CRM. С течением времени эти списки могут стать очень обширными и тяжелыми для просмотра. Более того, из-за ограничений размера экрана могут быть выведены только несколько колонок.
Таким образом, правильным и обычно необходимым шагом является адаптация видов списков к требованиям пользователей и бизнеса. В общем случае, каждый пользователь может создавать индивидуальные виды списков. Индивидуальные виды списков можно также сделать доступным для иных пользователей.
Система vtiger CRM предоставляет различные возможности построения списков в соответствии с заданными критериями. Таким образом, появляются очень эффективные инструменты для управления большими наборами данных, для получения автоматических уведомлений об изменениях, и для выбора данных с целью последующего использования. Можно создавать неограниченное количество индивидуальных видов списков.
Настройка списков
Ниже описано, как организовывать индивидуальные виды списков, на примере списка Контрагентов. С учетом контекста этот метод может быть перенесен на остальные списки.
Можно задать следующие параметры списков:
- Содержимое колонок (что будет показано),
- Временной интервал, на протяжении которого данные были созданы или изменены,
- Различные логические операции И и ИЛИ над данными, хранящимися в системе vtiger CRM.
Для создания нового вида списка контрагентов нажмите на ссылку [Новый], отмеченную на рис. 8.1.
В открывшемся новом окне вам будут предоставлены возможности создания вашего собственного вида списка, как показано на рис. 8.2.
Важно- Список любого модуля системы vtiger CRM можно настроить только для отображения полей доступных для данного модуля.
Совет- Пользовательские виды списков существенно облегчают работу с системой vtiger CRM. Однако ошибки с составлением списков, особенно с операциями И и ИЛИ, могут привести к непредсказуемым результатам. Неопытным пользователям рекомендуется начинать с простых списков с простыми логическими фильтрами и внимательно проверять результаты.
Рекомендуется использовать следующий подход:
- Присвойте списку краткое уникальное название.
- Выберите содержание в колонках. Имейте в виду, что чем больше колонок для вывода выбрано, тем больше потребуется экранного пространства.
- При необходимости установите фильтрацию по времени. Задайте логические операторы И и ИЛИ для дальнейшей фильтрации ваших данных.
- Важно
- При создании Расширенного фильтра следует учитывать, что поле "Ответственный" соответствует Вашей учетной записи. Таким образом, если вы хотите вывести записи, относящиеся к Администратору, в поле ввода следует ввести имя учетной записи: admin. Пример, показан на рис. 8.3.
Вы можете изменить вид списка данных по умолчанию путем установки поля выбора [Установить по умолчанию;. Вы также можете выбрать созданный вид списка для показа в разделе Основные показатели в Главной страницы отметкой поля выбора [Включить в Основные показатели]. Функциональность и назначение Основных Показателей описывается в следующем разделе. Если вы хотите, чтобы созданный список был доступен остальным пользователям вашей системы, установите поле выбора [Сделать публичным]. Таким образом, список станет общедоступным, после того как его одобрит администратор.
По окончании нажмите кнопку [Сохранить] для занесения данных в систему vtiger CRM.
Основные показатели
Основные показатели находятся на вашей Главной странице. Они дают обобщенное представление наиболее важных данных, хранящихся в системе vtiger CRM. Это производится при помощи показа количественного обобщения выбранной по вашим критериям информации.
Содержание ключевых выборок определяется вашими пользовательскими видами списков. Для ознакомления с пользовательским видом списков вы можете обратиться к разделу «Настройка списков». Если в списке отмечено поле выбора [Включить в Основные показатели], система vtiger CRM будет считать данный список частью Основных показателей. В результате система вычисляет данные, выводимые в Основных показателях, автоматически.
Вы можете использовать Основные показатели для ответа на такие вопросы, как, например:
- Сколько предложений отослано Клиентам?
- Сколько существует открытых заявок по данному Клиенту?
- Сколько Сделок находятся на последней стадии?
Вы можете сформулировать иные вопросы либо использовать иные критерии. Возможности вывода Основных показателей ограничены только возможностями системы vtiger CRM по созданию пользовательских видов списка.
- Совет
- Вы можете использовать Основные показатели для наблюдения за критическими процессами, либо для немедленного обнаружения каких-либо изменений. Например, менеджер по продажам может немедленно увидеть, если сервисному отделу необходимо решить критическую проблему для определенного клиента; начальник отдела может наблюдать за прогрессом цикла продажи, сотрудник сервисного отдела может увидеть, если компания получила новых клиентов, и т.д.
Поиск в списках
Если в списках Обращений, Контактов, Контрагентов, и т.п. имеется много записей, функция поиска поможет быстро найти необходимую запись или поле. Нажмите на кнопку [Увеличительное стекло] в окне просмотра списка для доступа к окну поиска, пример которого показан на рис. 8.4.
При помощи функции простого поиска вы можете искать записи по полям имени, фамилии, компании, телефону, адресу web-сайта, адресу электронной почты, и ответственному за запись. Вы также можете искать по алфавиту.
Если вы нажмете на ссылку [Перейти в Расширенный поиск], откроется новое окно поиска, которое дает вам возможность провести расширенный поиск, базирующийся на логических выражениях.
Пример окна расширенного поиска показан на рис. 8.5.
Вы можете добавить столько критериев поиска, сколько необходимо. Вы можете переключиться между простым и расширенным поиском в любое время. Нажмите на кнопку [Поиск] для начала поиска.
Tag Cloud (Облако тегов)
Tag Cloud (Облако тегов) разработано для повышения удобства пользования системой vtiger CRM. Теги помогают разнести записи системы vtiger CRM по категориям на основе предпочтений пользователей, или рейтингов, независимо от применяемых в системе vtiger CRM категорий. Tag Clouds (Облако тегов) базируется на предположении, что люди предпочитают группировать объекты на основе субъективных ощущений или иных величин. Такая группировка фактически означает создание новых категорий для сохраненных в системе vtiger CRM данных.
Для удовлетворения требований разнесения по категориям, Tag Cloud (Облако тегов) предоставляет пользователям возможность строить категории, не ограниченные одним модулем системы vtiger CRM. Такие категории не зависят от категорий, определенных в данных модулей vtiger CRM (обычно представленных в списках выбора). Например, сотрудник отдела продаж может охарактеризовать встречу, клиента, и запрос на обслуживание как "Важное".
Эти новые категории или группы могут быть определены как угодно. Вы можете использовать любые термины, такие как "важно", "предложение", "Берлин", "приватно", или "весна". Эти новые термины можно добавлять при помощи кнопки [Отметить] в окне Tag Cloud (облака тегов) к любому полю в vtiger CRM, которое должно попасть в указанную категорию. Пример вида поля Tag cloud (облако тегов) показан на рис. 8.6.
- Важно
- Tags (теги, или пользовательские категории) должны состоять из одного слова! Не используйте многословные определения или фразы.
Используйте приведенное в Tag Cloud (Облако тегов) слово для поиска всех записей в системе vtiger CRM, которые отнесены к той же категории. На Главной странице будут показаны все категории (теги). Категории (теги) для соответствующей записи будут показаны в окне детального вида. Путем нажатия на категорию (тег) либо в окне детального вида, либо на Главной странице, будут выведены все записи, отмеченные этой категорией (тегом). Вы можете удалить категорию (тег) в окне детального вида. Вы также можете удалить категорию (тег) удалением записи.
- Совет
- Чем больше записей в системе vtiger CRM попало в категорию (имеет одинаковый тег), тем большего размера будет это слово при выводе в tag cloud (Облаке тегов).
Для удаления категории (тега) поместите курсор мыши поверх слова. Будет показана кнопка [x]. Нажмите на эту кнопку для удаления тега. Альтернативно вы можете удалить запись, при этом тег также удаляется.
Функции чата
Функции чата, предлагаемые системой vtiger CRM, предоставляют возможности обмена сообщениями в реальном времени между двумя или более пользователями системы vtiger CRM в текстовом окне.
Система vtiger CRM предлагает как возможности публичного чата, так и приватного в так называемых chat rooms. Публичный чат позволяет всем пользователям системы vtiger CRM разделять доступ к общей chat room, когда каждый пользователь может видеть все сообщения, и отправлять сообщения при необходимости. Приватные chat room служат как средство коммуникации между только двумя пользователями.
Для того, чтобы открыть chat room, нажмите на кнопку [Иконка чата], которая доступна в каждом виде списка. Откроется окно часа. Пример окна чата показан на рис. 8.7.
Для отправки сообщения в чат, наберите сообщение в поле ввода и нажмите кнопку [Send] (Отослать). Ваше сообщение будет выведено в chat room. Кроме окна chat room вы видите список подключенных в настоящий момент пользователей системы. Для открытия приватного чата, нажмите на имени пользователя. Откроется приватная chat room.
Меню инструментов
Система vtiger CRM предоставляет набор дополнительных инструментов, которые могут оказаться полезными для ежедневной работы с клиентами.
RSS
RSS – это формат Web новостей, используемый для новостной ленты Web , аббревиатура от Really Simple Syndication. Web новости широко используются в технологиях сообщества weblog для опубликования заголовков свежих новостей, их полного текста, и даже для мультимедийных файлов. Некоторые провайдеры позволяют другим web-сайтам включать их "объединенные" заголовки или заголовки и краткое содержание новостных лент.
RSS используется для многих целей, включая маркетинг, сообщения об ошибках, или иную активность, связанную с периодическими обновлениями или публикациями. Многие корпорации используют RSS для публикации собственных новостей, вместо рассылок сообщений E-mail или рассылки новостей по факсу. Средства массовой информации также используют RSS взамен традиционных источников новостей.
Пользователи системы vtiger CRM могут получать новости в виде постоянной новостной ленты вместо поиска новостей. Система vtiger CRM предоставляет возможность включения службы получения RSS в меню Инструменты → RSS, система будет проверять список новостей для пользователя, и выводить все найденные измененные или новые статьи. Можно указать ленты RSS, которые вас интересуют. Каждая лента RSS имеет уникальный адрес, подобно адресам (URL) web-сайтов. Для просмотра RSS лент вам необходимо внести их адреса в систему vtiger CRM.
Мои сайты
Вы можете связать систему vtiger CRM с другими web-сайтами, которые представляют интерес для бизнеса. Пользователям не надо покидать систему vtiger CRM для доступа к сайтам иных компаний либо иных интранет или интернет сайтов. Вы например, можете использовать эту функцию для просмотра информации важнейших клиентов, собственного web-сайта вашей компании, или web-сайтов конкурентов. Также это очень полезно при отслеживании отчетов доставки, или web связи с поставщиками.
До того, как вы сможете просматривать какие-либо сайты через меню Инструменты → Мои сайты, необходимо поместить сайт в [избранное]. Нажмите на кнопку [Управление сайтами] для указания нового web-сайта. Нажмите на кнопку [Мои сайты], чтобы увидеть сайты, добавленные в [избранное].
