SalesPlatform vtiger crm 530 4. Календарь и действия
Содержание |
Краткий обзор
Система vtiger CRM предоставляет в ваше распоряжение Календарь, такой же, как обычно установлен на компьютере. Этот календарь позволяет хранить информацию о Встречах и Звонках (оба вида далее могут называться События), и Заданиях или Списке дел, которые далее все вместе могут называться Действия. В разделе объяснена рабочая разница между Событиями и Списками дел.
Важно- Будьте внимательны при планировании Действий. Даже если вы считаете встречу частью списка дел, система vtiger CRM – нет. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Задания и списки дел».
Календарь
Система vtiger CRM предоставляет несколько возможностей вносить или планировать действия, относящиеся к календарю. Вы можете использовать календарь непосредственно, через Меню быстрого создания, или создавать действия во время процесса продажи в Обращениях или Сделках, или во время оказания услуг в меню Заявок. Данные календаря можно и нужно связывать с иными данными, хранящимися в системе vtiger CRM, такими, как контакты, обращения, или контрагенты. Система vtiger CRM помогает не только планировать действия, но и предоставляет множество инструментов для эффективного управления действиями на уровне организации.
Если требуется использовать календарь для того, чтобы запланировать событие, или задание, можно либо нажать на кнопку календаря в любом списке, либо на кнопку [Календарь] в области навигации. Откроется новое окно, в котором в зависимости от настроек системы будет выведен календарь на день, на неделю, на месяц или на год. В рамках этих представлений также можно вывести календарь либо в виде списка, либо в календарном представлении. На рис. 4.1 показан пример почасового вида календаря на день.
В этом окне выводятся все запланированные для определенного дня события. Вы можете переключиться на недельный, месячный, или годовой вид путем нажатия на соответствующую кнопку в верхней части ежедневного календаря. Вы можете также переключиться в вид списка.
Добавление События в календарь
Для планировании в расписании встречи или звонка нажмите на кнопку [Добавить событие] и выберите тип события. В календаре откроется всплывающее окно, пример которого показан на рис. 4.2.
В этом окне можно ввести необходимую информацию События.
Описание полей приведено в табл. 4.1.
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Тип события: | Выберите [Звонок] или [Встреча]. |
| Название события: | Необходимо дать название событию. |
| Описание: | Вы можете дать краткое описание данного события. |
| Сделать публичным: | Вы можете отметить событие как Публичное, и тогда это новое событие будет видимым для остальных пользователей. Дальнейшая информация приведена в разделе «Совместный доступ к Календарю». |
| Статус: | По умолчанию статус установлен в Запланировано. Выберите требуемый статус. |
| Приоритет: | Вы можете указать приоритет события. |
| Ответственный: | По умолчанию, за событие отвечает создавший запись пользователь. Это значение при необходимости можно изменить. |
| Отправить Уведомление: | Если вы поставите отметку в этом поле, ответственному будет отправлено сообщение о событии. Вы можете использовать эту функцию, например, при смене ответственного. |
| Дата/время начала и окончания: | Каждое событие имеет начало и окончание. Вы можете выбрать время начала и окончания позже. Это, например, необходимо, когда у вас командировка в несколько дней. |
| Пригласить: | Вы можете пригласить других пользователей участвовать в данном событии. Для приглашения следуйте инструкции на экране. Учтите, что событие будет внесено в календарь приглашенных пользователей. |
Вы можете нажать на закладку [Напоминание], для создания автоматического напоминания, посылаемого по электронной почте системой vtiger CRM, как показано на рис. 4.3.
- Важно
- Для корректной работы автоматического напоминания необходимо настроить планировщик задач cron.
Для напоминания требуется указать время отправки до наступления события и действующий адрес электронной почты.
Система vtiger CRM также позволяет вам включать в расписание повторяющиеся на регулярной основе события. Нажмите на закладку [Повторить] для установки повторяющегося события. Диалог настройки повторяющегося события показан на рис. 4.4.
Кроме того, вы можете присоединить событие, например, к вашему контакту, как показано на рис. 4.5.
В завершение нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения расписания событий в системе vtiger CRM. В результате вы увидите внесенное в ваш календарь событие.
Примечание- У каждого пользователя есть свой собственный календарь. Однако вы можете пригласить других пользователей системы vtiger CRM к участию в звонках или встречах, и/или предоставить доступ к вашему календарю другим пользователям, как описано в разделе «Совместный доступ к Календарю».
- Примечание
- Календарь использует язык, указанный в качестве основного языка в браузере. Если вы видите в календаре неправильный язык, проверьте настройки вашего браузера.
Задания и списки дел
Система vtiger CRM помогает вам планировать Задания, которые также называются Списками дел. Задание всегда назначается на одного пользователя либо одну группу и не имеет даты окончания. Вы не можете приглашать других пользователей и не можете присоединить к заданию более чем одного контакта. Однако вы можете переназначить задание путем смены ответственного.
- Важно
- Задания в вашем календаре выделены в виде Списка дел'. Также Задания перечислены на Главной странице пользователя в панели [Предстоящие и незавершенные действия].
В системе vtiger CRM существует много экранов, где вы можете внести задание. Вы можете создавать задания в любой странице подробного ввода информации на всех шагах процесса продаж, или в календаре. Откроется окно ввода, пример которого приведен на рис. 4.6, где надо ввести информацию задания.
Необходимо учитывать наличие полей, обязательных для заполнения.
Ответственному за Задание можно послать Уведомление, отметив соответствующее поле в нижней части окна Задания на закладке [Уведомление]. Задание можно также связать с информацией различных модулей системы vtiger CRM, нажав на закладку [Относится к] в нижней части окна Задания. Сходные действия описаны в разделе «Добавление События в календарь».
По окончании внесения изменений нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения задания в системе vtiger CRM.
Совместный доступ к Календарю
Вы можете разделять доступ к вашему календарю или информации о событиях с другими пользователями системы vtiger CRM. Возможны следующие типы совместного доступа:
- Совместный доступ с любым пользователем системы vtiger CRM, задаваемые в настройках календаря:
Выберите [Вид календаря], нажмите на кнопку [Настройки календаря]. В окне Настройки календаря выберите пользователей, которым вы хотите разрешить доступ к вашему календарю. Пример окна приведен на на рис. 4.7.
Рис. 4.7: Настройки календаря
- Совместный доступ с пользователями, описанными в иерархии Ролей:
Вне зависимости от настроек разделения прав доступа к записям событий, установленных в вашем календаре, другие пользователи в иерархии, базирующейся на ролях, могут видеть отдельные события в календарях других пользователей, если эти события указаны как Доступные публично. Для того, чтобы сделать событие публично доступным, при создании нового события отметьте поле [Сделать публичным], как показано на рис. 4.8.
Рис. 4.8: Совместный доступ к событиям
Настройки Календаря
В разделе «Совместный доступ к Календарю» уже было показано, как получить доступ к настройкам Календаря для задания функций разделения доступа. Кроме функций разделения календаря, можно настроить время начала дня и формат времени календаря. Обратитесь к изображению, приведенному на рис. 4.7, для дальнейшей информации.
Все события и задания
Если вы хотите увидеть все действия в одном списке, как показано на рис. 4.9, вам необходимо нажать на закладку [Все события и задания] в меню Календарь.
Вы можете изменить список на основе ваших собственных критериев. Обратитесь к разделу «Работа со списками» за дальнейшими инструкциями по изменению вида списка. Вы также можете отметить действие как закрытое нажатием на значок [X] в правой части списка.
При нажатии в списке на названии действия или задания откроется окно детального вида, пример которого показан на рис. 4.10.
В детальном виде Действия или Задания можно отредактировать детали, добавить поле в Tag Cloud (Облако тегов), или дублировать Действие для создания новой записи Действия.
Импорт и экспорт Действий
Для импорта или экспорта действий в или из офисных приложений система vtiger CRM поставляется в набором расширений, которые можно установить на персональный компьютер. Сюда входят расширение vtiger Outlook для компьютеров Windows и расширение vtiger Thunderbird для компьютеров Windows, Mac или Linux.
Для дальнейшей информации об этих расширениях воспользуйтесь соответствующими руководствами, перечисленными в разделе «Приложение C. Ресурсы» или обратитесь к разделу «Интеграция с офисными программами» настоящего Руководства.
